Change-Management in Kanzleien

In unseren heutigen Zeiten ist Veränderung allgegenwärtig. Das gilt sowohl für Rechtsanwaltskanzleien wie für viele andere Unternehmen. Die Möglichkeit, Veränderungsprozesse für ihre Kanzlei als Chance zu sehen und aktiv zu gestalten, war bis vor wenigen Jahren von Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten kaum genutzt worden. Zu verlässlich waren etablierte Abläufe in der Kanzlei und auch externe Einflussfaktoren waren quasi nicht vorhanden.

Doch das ändert sich gerade und muss sich auch ändern. Die Notwendigkeit zur aktiven Steuerung der Veränderung rückt in das Bewusstsein von Anwälten – das Thema Change Management wird verstärkt zum Bestandteil der Kanzleikultur. Denn der Rechtsmarkt verändert sich immer schneller und das Geschäft der Mandant:innen, besonders im B2B-Segment, verändert sich in gleichem Maße.

Das derzeit wohl am intensivsten diskutierte Change-Thema für Anwältinnen und Anwälte ist die Digitalisierung der Rechtsdienstleistung. Die Mehrheit der für die aktuelle Studie “Future Ready Lawyer” von Wolters Kluwer befragten Rechtsanwält:innen erwartet, dass sich die Art ändern wird, wie sie in Zukunft ihre Dienstleistungen erbringen.
Der von Kanzleien am zweithäufigsten genannte Bereich betrifft den Einsatz digitaler Technologien: So erwarten über 80% aller Anwält:innen eine stärkere Anwendung von technologischen Lösungen zur Verbesserung ihrer Produktivität. Denn sie sind sich sicher, dass moderne Technologien die Wettbewerbsfähigkeit mit entscheiden werden.

Ganz konkret nehmen wirtschaftsberatende Kanzleien die sich ändernden Erwartungen von ihren Unternehmensmandanten war: Rechtsabteilungen haben ihre Budgets noch strenger im Blick und achten zudem darauf, dass grundsätzlich moderne Technologien genutzt werden (Prozesseffizienz) und vor allem die gestiegene Produktivität an die Kunden weitergegeben wird (Kosteneffizienz). Gemäß der o.g. Studie werden über 90% (!) aller Rechtsabteilungen spätestens in den kommenden drei Jahren von ihren mandatierten Kanzleien Angaben zum Einsatz ihrer Technologien zur Steigerung von Produktivität und Effizienz verlangen.

Digitale Werkzeuge sind mit großer Geschwindigkeit in unser (Arbeits-)leben getreten. In vielerlei Hinsicht erleichtern sie unseren Alltag und nehmen uns komplizierte Aufgaben ab. Punktuell entsteht aber auch der Eindruck, dass diese Tools unser Arbeitsleben auch negativ beeinflussen können, indem sie möglicherweise Kontrollmechanismen etablieren, wo vorher Freiheit herrschte. So viel ist jedoch sicher: Die Digitalisierung zwingt uns dazu, unsere Arbeitsabläufe neu zu denken. Kanzleien sind aufgerufen, den Transfer der papiergebundenen Arbeitsweisen zu digitalen Abläufen zu bewerkstelligen oder zu optimieren.

Diese Veränderung findet häufig unter Einsatz von technischen Lösungen statt. Ganz gleich, ob die Umstellung bisheriger Abläufe, die Implementierung von Legal Tech-Tools zur Unterstützung in einzelnen Aufgabenbereichen oder der Wechsel der gesamten Kanzleisoftware – die Implementierung von Technologie in Kanzleien betrifft immer die handelnden Menschen, die Kanzleistruktur und die -kultur. Die Rolle der Kanzleipartner und -führung erweitert sich dahingehend, Veränderungsnotwendigkeiten zu beobachten, aktiv Prozesse zu definieren und nachhaltig Vertrauen zu vermitteln. Da die weitreichenden Veränderungen eines Change-Projektes bei Mitarbeitenden zu Widerständen führen können, müssen alle Beteiligte bestmöglich unterstützt und vorbereitet werden. Eine transparente interne Kommunikation hat enorm viel Potenzial für die gute Stimmung in Kanzleien, besonders während des Change-Prozesses.

Denn gerade für Mitarbeiter:innen die nicht zum Entscheidergremium gehören, ist in dieser Zeit eine klare interne Kommunikation essentiell. Nicht vernachlässiget werden sollte die externe proaktive Kommunikation in Richtung bestehender Mandanten – sie werden die Auswirkungen der kanzleiinternen Veränderungen sicherlich direkt erfahren, wenn sich Abläufe ändern oder für eine gewisse Zeit Arbeiten länger dauern als bisher gewohnt.

Nicht selten begeben sich Rechtsanwaltskanzleien, mitunter widerstrebend, auf die Suche nach einer Kanzleisoftware, die die kanzleiinterne Arbeit als auch das Agieren mit den Mandant:innen erleichtert, erwerben und installieren sie – um dann häufig enttäuscht darüber zu sein, dass sie nicht wie erwartet funktioniert. Eine Kontaktaufnahme mit der Softwarefirma hilft nicht immer weiter, Kolleg:innen und Mitarbeiter:innen beschweren sich, dass die Abläufe nicht so reibungslos sind wie früher. Das Ergebnis ist kollektiver Frust. Im Ergebnis werden Projekte zur Einführung von Software nur dann erfolgreich sein, wenn allen Beteiligten von Anfang an klar ist, dass die Software mehr leisten muss, als lediglich die aktuelle Tätigkeit der Kanzlei zu vereinfachen.

Die Einführung einer Software ist eine echte Chance, Wertschöpfungsketten und Arbeitsabläufe zu überdenken – und fundamental neu zu gestalten. Um dies erreichen zu können, muss ein möglichst heterogen zusammengesetztes Team sorgfältig Ziele formulieren und Bedarfe definieren, bevor ein Software-Auswahlprozess überhaupt starten kann. Die Implementierungsphase benötigt Struktur; und ein strukturierter Prozess wiederum benötigt eine:n Projektmanager:in mit einem klaren Mandat.

Ein Strukturwandel geht jedoch immer auch mit einem Kulturwandel einher: Veränderungsphasen sind auch Konfliktphasen. Anwaltskanzleien sollten, bevor sie ein Softwareprojekt initiieren, den potenziellen Widerstandgegen die Veränderung sorgfältig evaluieren und offene Diskussionen hierüber führen; einfacher gelingt dies mit externer Unterstützung. Da Widerstand gegen jede Veränderung und gegen die Einführung neuer Software im Besonderen zu erwarten ist, brauchen Kanzleien ein Konzept für den Umgang mit kritischen Stimmen. Externe Change Manager:innen können hierbei helfen: Sie haben den nötigen Abstand, hören zu, stellen kritische Fragen, übersetzen, sorgen für ein diszipliniertes Vorgehen und vermitteln.

Zu guter Letzt hängt die Frage, ob ein Software-Projekt gelingt, stark von dem Narrativ ab, das von der jeweiligen Kanzlei geprägt wird: Wenn die Veränderung als Belastung wahrgenommen wird, wird die Kanzlei es bei der Software-Einführung schwer haben. Wer jedoch in der Lage ist, Veränderungsprozesse in der Kanzlei als natürlich anzunehmen und sich Prozessverläufe klarmacht, spart Zeit, Geld und vor allen Dingen Nerven. Wenn Veränderung als Möglichkeit begriffen und kommuniziert wird, um ineffiziente Arbeitsabläufe zu optimieren und vermeintlich gut funktionierende Abläufe zu verbessern, erfährt die Kanzlei eine echte Frischzellenkur.