Transformer les projets de mise en oeuvre de logiciels en expériences positives

En ces temps troublés, le changement est omniprésent. Et comme si cela ne suffisait pas, les outils numériques entrent dans nos vies à un rythme effréné. À bien des égards, ils facilitent notre travail quotidien et nous déchargent de tâches fastidieuses. À certains égards, ils détériorent notre environnement en imposant des mécanismes de contrôle, alors que nous aimions tant jouir d’une certaine liberté personnelle. Dans tous les cas, la numérisation implique de s’adapter à de nouveaux modes de travail.

Les cabinets d’avocats ne peuvent échapper à la numérisation. Parfois à contrecoeur, ils commencent à chercher un logiciel qui facilite la collaboration avec leurs clients, puis achètent et implémentent un outil – pour finalement être déçus car la solution ne répond pas à leurs attentes.

En bref, les projets de mise en oeuvre de logiciels ne seront couronnés de succès que s’il est clair dès le départ que le logiciel doit faire plus qu’aider un cabinet d’avocats à faire ce qu’il fait actuellement, mais en mieux. L’implémentation d’un logiciel doit plutôt être considérée comme une occasion de repenser les chaînes de valeur et les processus de collaboration – et de les repenser fondamentalement. Pour ce faire, une équipe hétéroclite doit clairement formuler un objectif et définir les exigences avant que le processus de sélection et de développement du logiciel proprement dit ne puisse commencer. L’implémentation nécessite une structure, un processus structuré et a besoin d’un chef de projet dote d’un mandat clair. Pourtant, la structure ne va pas sans la culture : les périodes de changement sont des périodes de conflit et les cabinets d’avocats devraient, avant de lancer un projet logiciel, faire une évaluation honnête de la résistance potentielle au changement et avoir des discussions ouvertes sur ce sujet, voire même, obtenir une aide extérieure. Cette résistance étant inéluctable, les cabinets d’avocats ont besoin d’une méthodologie pour convaincre les professionnels sceptiques. Les consultants en gestion du changement peuvent aider : ils écoutent, communiquent, traduisent, appliquent une méthode et assurent la médiation.

Finalement, l’échec ou la réussite du processus d’implémentation d’un logiciel dépend en grande partie du récit développé par le cabinet d’avocats concerné : si le changement est présenté et conçu comme un fardeau, le cabinet aura généralement du mal avec l’implémentation du logiciel mais si le changement est accueilli comme une opportunité d’améliorer des processus de travail inefficaces et de revoir les processus soi-disant bons afin de les rendre encore meilleurs, cela donnera probablement un nouveau souffle au cabinet.