Die Personalakte – Das müssen Sie als Schulleiter wissen

Das Problem: Viele Lehrkräfte haben gerade zu Angst davor, dass ein bestimmter Umstand in der Personalakte vermerkt wird. Das beruht nicht selten schlicht auf Unkenntnis darüber, was in die Personalakte gehört und was nicht. Der Beitrag soll einen Überblick liefern. 

Das sagt das Recht

Die grundlegende Regelung zur Personalakte enthält § 50 Beamtenstatusgesetz (BeamtStG) . Danach ist für jeden Beamten eine Personalakte zu führen. Sie soll einen jederzeitigen, möglichst vollständigen und persönlichkeitsgetreuen Überblick über die Entwicklung seines Dienstverhältnisses im Einzelnen gewährleisten. Dementsprechend gehören zur Personalakte alle Unterlagen, die den Beamten betreffen, soweit sie mit dem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen (Personalaktendaten). Mit dem Wort „Unterlagen“ ist festgeschrieben, dass die Personalakten in Papierform geführt werden müssen. Das schließt nicht aus, dass die einen Beamten betreffenden Daten zusätzlich elektronisch gespeichert werden. Hierbei ist auf eine ausreichende Sicherung der Daten zu achten. Personalaktendaten dürfen ohne Einwilligung des Beamten nur für Zwecke der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft verarbeitet werden.

Was steht in der Personalakte?

Als Unterlagen, die den Beamten betreffen und mit dessen Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen, sind v.a. zu nennen:

• Einstellungsvorgänge (Bewerbung, Lebenslauf, Führungszeugnis, Gesundheitszeugnis, Lichtbild, Personenstandsurkunden, Staatsangehörigkeitsnachweis, Schul- und Prüfungszeugnisse sowie anderweitige Befähigungsnachweise)
• Bewerbungen um höherwertige Ämter oder Dienstposten bei demselben Dienstherrn, auch wenn sie nicht zum Erfolg geführt haben
• Unterlagen über Ernennungen, Vereidigung, Entlassung oder Zurruhesetzung
• Abschriften von Versetzungs-, Abordnungs- oder Umsetzungsverfügungen
• Unterlagen über Nebentätigkeiten und Abschriften von Nebentätigkeitsgenehmigungen
• dienstliche Beurteilungen und Abschriften von Dienstzeugnissen ärztliche Berichte und Gutachten sowie Auszüge aus der für den Dienst relevanten Krankheitsgeschichte des Beamten
• Nachweise über eine Schwerbehinderung Mitteilungen über strafrechtliche Ermittlungsverfahren oder gerichtliche Strafverfahren gegen den Beamten
• Disziplinarvorgänge
• Disziplinarverfügungen, -urteile und -beschlüsse

Die konkreten Modalitäten der Aktenführung (insb. die äußere Form und Gliederung) regeln die jeweiligen Länder in Erlassen, d.h. Anordnungen der Exekutive.

Wer darf Einsicht nehmen?

Nach § 50 S. 3 BeamtStG ist die Personalakte vertraulich zu behandeln. Sie ist nur den mit den Personalvorgängen befassten Beschäftigten und dem jeweiligen Beamten zugänglich. Geschützt wird die Vertraulichkeit u.a. durch die Straftatbestände der § 201 (Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes), § 203 (Verletzung von Privatgeheimnissen) und § 204 Strafgesetzbuch (Verwertung fremder Geheimnisse) sowie durch die Bestimmungen des Datenschutzes. Das Einsichtsrecht in die ihn selbst betreffende Personalakte steht jedem Beamten zu, also auch solchen, die vorläufig des Dienstes enthoben, zwangsbeurlaubt oder in den Ruhestand versetzt worden sind.

Dritten ist der Inhalt der Personalakte grds. nicht zugänglich. Eine Ausnahme gilt, wenn der Beamte der Einsichtnahme zustimmt. Eine Zustimmung kommt zum Beispiel für vom Beamten zu bestimmende Mitglieder der Personalvertretung in Betracht, v.a. bei deren Beteiligung bei Einstellungen und Beförderungen sowie bei Versetzungen, Abordnungen und Umsetzungen. Eine konkludente Zustimmung des Beamten kann anzunehmen sein, wenn dieser sich bei einer anderen Behörde desselben oder eines anderen Dienstherrn bewirbt.

Ausnahmen gelten auch im Rahmen von Disziplinarverfahren. Wenn und soweit die Durchführung des Disziplinarverfahrens dies erfordert und überwiegende Belange v.a. des Beamten nicht entgegenstehen, ist die Vorlage von Personalakten und anderen Behördenunterlagen mit personenbezogenen Daten sowie die Erteilung von Auskünften aus diesen Akten und Unterlagen an die mit Disziplinarvorgängen befassten Stellen auch gegen den Willen des Beamten zulässig, § 29 Bundesdisziplinargesetz .

Eine weitere Ausnahme der Vertraulichkeit kann im Rahmen von strafrechtlichen Ermittlungsverfahren gelten; hier ist der Staatsanwaltschaft der Zugriff auch auf Personalakten und Dienstakten, die über den Beschuldigten geführt werden, eröffnet, zumindest falls der Vorwurf die Amtstätigkeit des Beamten betrifft und/oder falls dessen beruflicher Werdegang für die strafgerichtliche Würdigung bedeutsam sein kann.

Schließlich darf auch Ärzten, die im Auftrag der personalverwaltenden Behörde medizinische Gutachten erstellen, die Personalakte im erforderlichen Umfang übermittelt werden, selbst wenn der Beamte dem widerspricht ( § 111 Abs. 1 S. 3 Bundesbeamtengesetz , BBG).

Wozu muss der Beamten angehört werden?

Nach § 109 BBG sind Beamte zu Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen, die für sie ungünstig sind oder ihnen nachteilig werden können, vor deren Aufnahme in die Personalakte zu hören. Ihre Äußerungen sind zur Personalakte zu nehmen. Beschwerden in diesem Sinne sind Eingaben Dritter, die das persönliche Verhalten des Beamten zum Gegenstand haben. Behauptungen beziehen sich auf dem Beweis zugängliche Tatsachen. Bewertungen enthalten ein wertendes Element und sind daher keine Behauptungen; sie qualifizieren vielmehr ein bestimmtes Verhalten oder eine Person. Unterbleibt die Anhörung, so ist es dem Dienstherrn verwehrt, einer Personalentscheidung Erkenntnisse zu Grunde zu legen, die für einen Beamten ungünstig sind, sich aber nicht aus dem Inhalt der Personalakte ergeben und die nicht Gegenstand der nach § 109 BBG gebotenen Anhörung waren. Die Verletzung der Anhörungspflicht nach § 109 BBG kann zudem einen Amtshaftungsanspruch nach § 839 BGB i.V.m. Art. 34 GG oder einen Schadensersatzanspruch wegen Verletzung der Fürsorgepflicht begründen.

Was muss aus der Akte entfernt werden?

Nach § 16 Bundesdisziplinargesetz (BDG) sind Eintragungen in der Personalakte über die Disziplinarmaßnahme nach Eintritt des Verwertungsverbots von Amts wegen zu entfernen und zu vernichten. Verwertungsverbot bedeutet, dass nach Ablauf einer bestimmten Frist eine gegen einen Beamten verhängte Disziplinarmaßnahme bei weiteren Disziplinarmaßnahmen und bei sonstigen Personalmaßnahmen nicht mehr berücksichtigt werden darf. Die jeweiligen Fristen sind in § 16 Abs. 1 BDG geregelt.

Nach § 112 BBG sind Unterlagen über Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen, falls sie sich als unbegründet oder falsch erwiesen haben, mit Zustimmung des Beamten unverzüglich aus der Personalakte zu entfernen und zu vernichten. Falls sie für den Beamten ungünstig sind oder ihm nachteilig werden können, sind sie auf Antrag nach 2 Jahren zu entfernen und zu vernichten; dies gilt nicht für dienstliche Beurteilungen. Mitteilungen in Strafsachen, soweit sie nicht Bestandteil einer Disziplinarakte sind, sowie Auskünfte aus dem Bundeszentralregister, sind mit Zustimmung des Beamten nach 2 Jahren zu entfernen und zu vernichten. 

Exkurs

In diesem Zusammenhang von Interesse ist eine Entscheidung des OVG Koblenz aus dem letzten Jahr ( Urt. v. 23.06.2020, 2 A 10264/20.OVG ): Wegen mehrfacher Kontakte zu Schülerinnen, mit denen er sich über WhatsApp Nachrichten – auch intimen und sexuellen Inhalts – ausgetauscht hatte, leitete der Dienstherr ein Disziplinarverfahren gegen den klagenden Lehrer ein. Auf eigenen Antrag wurde der Kläger aus dem Beamtenverhältnis entlassen, das Disziplinarverfahren eingestellt. In einer bei der Schulverwaltung geführten Liste wurde vermerkt, dass der Kläger den Schulfrieden gestört habe und für den Schuldienst persönlich ungeeignet sei. Die Schulverwaltung führt die Datenbank nach ihren Angaben zu dem Zweck, den für die Einstellung zuständigen Bediensteten bei einer späteren Bewerbung eines Betroffenen für eine erneute Einstellung in den Schuldienst einen Hinweis auf eine möglicherweise problematische Einstellungssituation zu geben. Der Kläger klagte gegen das Land auf Löschung seiner Daten, hilfsweise auf die Befristung ihrer Speicherung. Das VG wies die Klage ab. Das OVG wies die Berufung zurück: Dem Kläger fehle das Rechtsschutzbedürfnis, da ihm (alleine) aus dem Eintrag in der Liste keinerlei erkennbare Nachteile drohen. Die Liste gebe letztlich lediglich das wieder, was in der Außenwelt erkennbare „Realität“ i.R.d. Beschäftigungsverhältnisses gewesen sei. Dass der Kläger mehrfach und auch erneut nach ausdrücklicher Missbilligung seitens des Dienstherrn in einer Art und Weise Kommunikation mit Schülerinnen pflegte, die die Grenzen des im Schüler-Lehrer-Verhältnis unabdingbaren Distanzgebots massiv überschritten und er damit gegen seine Dienstpflichten erheblich verstoßen habe, stehe bereits ausweislich der dokumentierten Chatverläufe außer Frage. Eine „abträgliche“ Wirkung i.S.e. Herabsetzung des Ansehens in der Öffentlichkeit oder im sozialen Umfeld sei mit dem Eintrag in der Liste nicht verbunden. In der (objektiven) Feststellung der Störung des Schulfriedens bzw. in der – nachvollziehbaren – Bewertung der persönlichen Ungeeignetheit liege keine Stigmatisierung. Ein ethisches Unwerturteil, das geeignet wäre, das soziale Ansehen des Klägers herabzusetzen, sei darin nicht enthalten. Darüber hinaus habe der Eintrag auch keinerlei Außenwirkung, denn die Informationen blieben beschränkt auf einen behördenintern überschaubaren Kreis von Zugriffsberechtigten. 

Was gilt für angestellte Lehrer?

Nach § 3 Abs. 6 TV-L haben die Beschäftigten ein Recht auf Einsicht in ihre vollständigen Personalakten. Sie können Auszüge oder Kopien aus ihren Personalakten erhalten. Auch sie müssen über Beschwerden und Behauptungen tatsächlicher Art, die für sie ungünstig sind oder ihnen nachteilig werden können, vor Aufnahme in die Personalakten gehört werden. Ihre Äußerung ist zu den Personalakten zu nehmen. Bestimmungen darüber, auf welche konkrete Weise die Personalakten zu führen sind, enthält er nicht. Daraus wird geschlossen, dass die Tarifvertragsparteien die Modalitäten der Organisationsbefugnis des öffentlich-rechtlichen Arbeitgebers überlassen wollten. In manchen Ländern werden schlicht die für Beamte geltenden Regelungen für sinngemäß anwendbar erklärt. 

Was für Sie wichtig ist

Die Personalakte wird bei der Schulaufsichtsbehörde (Bezirksregierung) geführt. Zu unterscheiden ist sie von der sog. Handakte; diese wird bei der Schulleitung geführt und enthält allein diejenigen Daten, die für die Wahrnehmung der Aufgaben des Schulleiters erforderlich sind.