„Der User soll nicht mehr selbst buchen, sondern nur noch überwachen, was das System macht. Das macht viele Prozesse zuverlässiger und schneller.“

Wie die EKB Container Logistik GmbH mit ADDISON die Digitalisierung vorantreibt EKB Container Logistik GmbH & Co. KG
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Gegründet: 1966
Umsatz: ca. 80 Mio.
Mitarbeiter: ca. 400

Software-Umzug bei EKB Logistik

Die Bremer EKB Container Logistik GmbH ist spezialisiert auf Container-Transporte. Das ist ein relativ kleiner Markt, der viel Know-how erfordert. Diese Expertise hat EKB im Laufe der Jahre gesammelt, als Unternehmen, das den allerersten Container in Europa an der Kaje von Bremen entgegennahm. Das Entscheidende daran aber war, dass dieser Container vom Schiff auf die Straße gebracht wurde. Hier liegt bis heute der Kern des EKB-Geschäftes.

 
Damit selbst schwerste Transporte zu einer leichten Übung werden, setzt EKB auf einen modernen Fahrzeugpark mit Container-Chassis für alle Größen und Verwendungsarten. Über 400 Mitarbeiter bewegen mehr als 840 LKWs und 1.000 Containerchassis in Nord- und Osteuropa; mit zehn Standorten deckt EKB dabei die wichtige Hamburg-Antwerpen-Range und das dazugehörige Hinterland komplett ab. Auch dank der Philosophie „Unser Handeln wird durch unsere Kunden bestimmt“ ist EKB zu einem der größten Container-Transportunternehmen Europas gewachsen.

Damit die EKB-Gruppe mit ihren insgesamt rund 400 Mitarbeitern und rund 80 Mio. Euro Jahresumsatz langfristig erfolgreich am Markt agieren kann, müssen nicht nur die logistischen Prozesse stimmen. Auch in Buchhaltung und Controlling muss alles reibungslos funktionieren. Deshalb arbeitet EKB seit Anfang 2018 an zehn Arbeitsplätzen mit ADDISON Software.

Abschied von der AS/400

Abgelöst wurde die Finanzsoftware Schilling von Comarch auf der AS/400. Damit war man zwar grundsätzlich zufrieden, weil die Funktionalität stimmte und die Lösung sehr stabil und zuverlässig funktionierte. Allerdings war die Bedienoberfläche noch zeichenorientiert, wirkte dementsprechend altbacken und erforderte Einarbeitungsaufwand für neue Mitarbeiter. Außerdem waren Funktionen für Auswertungen und Controlling nur rudimentär vorhanden.

„Es gab zwar Analyse-Werkzeuge, doch die arbeiteten sehr standardisiert und boten wenig Anpassungsmöglichkeiten für unseren Bedarf“, erinnert sich Ole Heemeyer, seit 2015 kaufmännischer Leiter bei EKB. Der Einsatz ergänzender BI-Tools oder Excel-Spreadsheets war für ihn aber keine Option. „Wir wollten eine ganzheitliche, durchgängige Software für die gesamte Gruppe. Wir machen ja alles selber – unsere Steuererklärung, das Controlling, die Buchführung und auch die Berichte. Ein einziges neues Tool hätte daher nicht gereicht, sondern wir hätten gleich mehrere gebraucht.“

Gesamtlösung aus einem Guss

Um den damit verbundenen Mehraufwand zu vermeiden, war eine Gesamtlösung inklusive Personalwesen aus einem Guss gefragt. Mit diesem Fokus wurde laut Heemeyer, zu dessen Verantwortungsbereich auch die EDV gehört, das Software-Angebot am Markt analysiert. In der Phase der Endauswahl wurden die drei Produkte Navision, Diamant und ADDISON genau unter die Lupe genommen.

„Dabei überzeugte uns auch die ADDISON-Funktionalität im Steuerwesen“, erinnert sich Ole Heemeyer, der selbst ausgebildeter Steuerberater ist und in der Vergangenheit selbst schon mit allen drei Lösungen gearbeitet hat. „ADDISON fokussiert ganz schnörkellos genau die Funktionen, die der Mittelstand braucht.“

 

„Umstellungsprojekt lief hervorragend“

Das überzeugte – und so startete das Einführungsprojekt. Wichtig für den Projekterfolg war laut Heemeyer das volle Commitment von EKB. Das zeigte sich konkret daran, dass genügend Mitarbeiter für das Projekt abgestellt wurden und diese die notwendige Zeit aufbringen konnten. „Trotz der kleinen Ruckeleien, die sich beim Betreten von Neuland wohl nie vermeiden lassen, lief das Umstellungsprojekt hervorragend“, zieht Heemeyer zufrieden Bilanz.

Heemeyer hat sein Hauptziel nach einem halben Jahr bereits erreicht: „Ich wollte eine einheitliche und durchgängige Software, von der Buchung über den Jahresabschluss und Steuererklärung.“ Außerdem wollte er für die gesamte Gruppe eine neue Controlling-Umgebung mit entsprechenden Analyse- und Auswertungsmöglichkeiten aufbauen. Das erfolge jetzt nach und nach, berichtet Heemeyer, „indem wir uns sukzessive die vielfältigen Funktionen der ADDISON-Tools zunutze machen“.

Genutzt wird ADDISON in der Bremer EKB-Zentrale – und zwar auch für alle Tochterfirmen.

Kostenrechnung wird intensiv genutzt

Insbesondere die ADDISON Kostenrechnung wird intensiv genutzt, etwa für die betriebswirtschaftliche Auswertung basierend auf bis zu 1.000 Kostenstellen. „Damit fahren wir Monatsabschlüsse, die dann intern diskutiert werden. So haben wir einen Plan/Ist-Abgleich und wissen, wo wir stehen“, weist Heemeyer auf einen großen Vorteil des neuen Berichtswesens hin. „Das ließ sich hervorragend mit ADDISON Controlling implementieren. Das ist die wichtigste Funktion, die wir in diesem Bereich nutzen – auch wenn es noch so schöne Sachen wie Balanced Scorecard gibt. “

Als ERP-System für Container-Logistik nutzt EKB die Branchenlösung CargoSupport. „Die Schnittstelle zwischen ADDISON und CargoSupport haben wir selbst gebaut“, beschreibt Heemeyer die Vorgehensweise. „Das Finanzwesen ist ja im Prinzip in allen Branchen gleich. Die Besonderheiten werden in den Vorsystemen abgebildet – und das ist auch bei uns so. Deshalb nutzen wir ein Vorsystem, das für den Containermarkt konzipiert ist.“

Warenwirtschaft, Transportmanagement oder Tourenplanung laufen parallel zu ADDISON; die damit erzielten Ergebnisse finden sich im Controlling und im Berichtswesen wieder. Auf Basis von ADDISON Connect wurden die ADDISON-Anwendungen in die bestehende Software-Landschaft eingebunden – und umgekehrt relevante Daten aus CargoSupport zur weiteren Verarbeitung oder Informationsgewinnung in die ADDISON-Anwendungen eingebunden. Und das alles ohne den aufwändigen Im- und Export von Dateien.

Das übergeordnete Projektziel, mit ADDISON auch die Digitalisierung der EKB-Prozesse voranzutreiben, wurde ebenfalls erreicht. Beispielsweise hat EKB bereits mit dem ADDISON-Modul „Scannen-Buchen-Archivieren“ die Digitalisierung des Rechnungswesens umgesetzt. „Das wäre mit Schilling nicht möglich gewesen“, sieht sich Heemeyer in der Entscheidung bestätigt.

Die Digitalisierung vorantreiben

Um die Digitalisierung weiter voranzutreiben, nutzt EKB das Portal ADDISON OneClick intensiv in drei Anwendungsfeldern: Erstens werden darüber die Kassen online angebunden, zweitens sind damit die Gehaltsabrechnungen komplett digitalisiert worden und drittens wird so auch die Software Handwerk angebunden. „Wir nutzen ADDISON Handwerk zum Schreiben aller Rechnungen, die nicht automatisch vom Warenwirtschaftssystem erstellt werden,“ erklärt Heemeyer. „Diese Rechnungen gelangen dann über ADDISON OneClick in die Buchhaltung.“ Alle Mitarbeiter können sich über ADDISON OneClick einloggen und ihre Gehaltsabrechnungen abrufen.

„Wir konnten mit ADDISON viele Prozesse vereinfachen. Wir können Rechnungen, sogar Sammelrechnungen, ebenso automatisiert einlesen wie die Übergabedaten aus Vorsystemen. ADDISON ist eben sehr schnittstellenaffin und darauf ausgerichtet, dass der User nicht mehr bucht“, bringt Heemeyer die Verbesserungen durch die Software-Umstellung auf den Punkt. „Genau das ist auch unser Ziel. Der User soll nicht mehr selbst buchen, sondern nur noch überwachen, was das System macht. Das macht viele Prozesse zuverlässiger und schneller.“