Drei Beispiele für das Potenzial einer professionellen, digitalen Buchhaltung

Paragraf 238 des Handelsgesetzbuchs (HGB): „Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. [...]“

Aber: Eine Finanzbuchhaltung ist mehr als eine Pflicht. Sie erfasst alle Finanzströme und daraus ergibt sich ein Bild über die aktuelle wirtschaftliche Lage. Nicht selten Grundlage für unternehmerische Entscheidungen.

In diesem Sinne haben Unternehmer einen doppelten Anreiz, auf eine optimierte und professionelle Buchhaltung zu setzen. Großes Potenzial bietet in dieser Hinsicht die Digitalisierung. Da viele Mittelständler ihre Buchhaltung zumindest teilweise digitalisiert haben, beispielsweise im Bereich Scannen und Buchen, gibt es bereits einen guten Ausgangspunkt für weitere Schritte. Zu diesen gehört die Verarbeitung der digitalen Belege bis zum vollautomatisierten Workflow- und Rechnungsfreigabeprozess.

Hier sind drei Beispiele, die zeigen, warum es sich lohnt, die Buchhaltung konsequent zu digitalisieren. 

Beispiel 1: Mehr Transparenz für Geschäftsleitung und Führungsebene

Eine digitalisierte Buchhaltung hat einen wesentlichen Vorteil: Geschäftsführer und weitere Berechtigte des Unternehmens können von überall auf alle Unterlagen und Analysen zugreifen – per Smartphone, Laptop oder Tablet. Außerdem ist es möglich, Belege mit dem Smartphone schnell abzufotografieren und direkt digitalisiert weiterzuleiten – was für tagesaktuelle betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA) sorgt und es ermöglicht, Finanzengpässe frühzeitig zu erkennen.

Beispiel 2: Vernetzung – die Daten im Flow

Im Bereich der Fakturierung ist insbesondere die Berücksichtigung aller buchhaltungsrelevanten Datenströme aus anderen Systemen (ERP) für die Vernetzung relevant.

Hier kann ein hoher Digitalisierungsgrad erreicht werden, wenn beispielsweise eine ausgefeilte und komplett automatisierte Integration besteht, die um planungsrelevante Controlling-Werte und Verbuchungen im ERP angereichert wird.

Das Ziel der Integration ist die „CIM-Philosophie“. Sie ermöglicht ein Höchstmaß an Transparenz und Digitalisierung. Zusammengefasst geht es darum, die Systeme so zu vernetzen, dass es keine Hindernisse mehr gibt. Die Daten sind im „Flow“ und können bi-direktional ausgetauscht werden.
Der Weg zu CIM führt im ersten Schritt beispielsweise über einen digitalisierten Belegaustausch, in dem der digitale Datenfluss bereits in beide Richtungen möglich ist. Weitere Schritte sind dann die die Einführung von MDE (Maschinendatenerfassung) im Produktionsumfeld oder die BDE (Betriebsdatenerfassung). Beide gewährleisten einen reibungslosen Datenfluss, welcher bestenfalls bis ins Controlling nachvollziehbar ist.

Beispiel 3: Mehr Effizienz, weniger Kosten

Mit der digitalen Finanzbuchhaltung minimieren Anwender die manuelle Suche und reduzieren die immer wiederkehrenden Zeitfresser ihrer Mitarbeiter. Beispielsweise kommt der Beleg direkt zu ihnen. Durch das geschickte Ausnutzen von Verschlagwortung tragen Unternehmer so zu einer transparenten Buchhaltung bei.
Noch größeres Potenzial verspricht der Einsatz einer gesicherten Onlineplattform (Cloud). Denn sie kann als Schnittstelle zwischen Buchhaltung, Geschäftsführung und Steuerberater genutzt werden – sie ermöglicht den direkten Austausch. Mithilfe solcher Lösungen können sowohl die Mitarbeiter des Unternehmens, die Geschäftsleitung als auch der Steuerberater auf Unterlagen zugreifen.