Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat am 13. September 2022 entschieden, dass die gesamte Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen ist (BAG – 1 ABR 22/21). Arbeitgeber sind demnach verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann.
Die Unsicherheit besteht nach wie vor in der Frage nach dem „Wie“. Einen ersten Schritt zu mehr Rechtssicherheit hatte das Bundesministerium für Arbeit und Soziales am 18. April 2023 durch einen Referentenentwurf für ein Gesetz zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes auf den Weg gebracht. Dieser Entwurf wird noch regierungsintern beraten.
Der Gesetzesentwurf in der Zusammenfassung
Gemäß den Vorschriften ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, Daten wie Arbeitsbeginn, -ende, -dauer, Pausenzeiten sowie Überstunden der täglichen Arbeitszeit seiner Mitarbeiter jeweils am Tag der Arbeitsleistung elektronisch aufzuzeichnen.
Es wurden Übergangsfristen festgelegt, um die Einführung dieser elektronischen Aufzeichnungen zu erleichtern. Nach Inkrafttreten des Gesetzes haben Arbeitgeber ein Jahr Zeit, um diese einzuführen. Kleinere Arbeitgeber mit weniger als 250 Beschäftigten haben zwei Jahre Zeit, während solche mit weniger als 50 Beschäftigten fünf Jahre Zeit haben. Eine Kleinbetriebsklausel besagt, dass Arbeitgeber mit bis zu 10 Beschäftigten von der Verpflichtung zur elektronischen Aufzeichnung befreit sind. Bei Tarifparteien dürfen abweichende Regelungen vereinbart werden. Es ist auch möglich, dass Dritte, wie beispielsweise der Arbeitgeber selbst, die Erfassung übernehmen. Ein wichtiger Aspekt ist hierbei, dass Arbeitnehmer Zugang zu den aufgezeichneten Arbeitszeiten haben müssen.
Verstöße gegen diese Vorschriften können mit Geldbußen von bis zu 30.000 Euro geahndet werden.
Die Arbeitgebenden stehen nun vor einem Dilemma. Einerseits besteht die Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung nach Auffassung des BAG bereits jetzt, andererseits sind entsprechende Gesetzesanpassungen noch nicht verabschiedet. Insofern sollten sich Arbeitgeber zumindest mit dem Thema auseinandersetzen und entsprechend vorbereiten. In diesem Zusammenhang ist sicherlich auch die weit verbreitete Vertrauensarbeitszeit, insbesondere in Verbindung mit Homeoffice, neu zu bewerten. Das Gesetz ermöglicht zwar weiterhin ein Arbeiten mit freier eigener Arbeitszeitplanung, aber ein Arbeiten ohne Arbeitszeiterfassung wird wohl nicht möglich sein. Ausgenommen von der Aufzeichnungspflicht sind bisher nur leitende Angestellte. In Betrieben mit Betriebsrat sollte dieser im Rahmen der Mitbestimmung beteiligt werden, um die Ausgestaltung der Arbeitszeiterfassung zu regeln.
Das Zeiterfassungssystem muss den Datenschutz, die Sicherheit und den Gesundheitsschutz der Arbeitnehmenden gemäß den aktuellen Anforderungen gewährleisten. Im Sinne des Gesundheitsschutzes muss der Arbeitnehmende bestimmte gesetzliche Höchstarbeitszeiten und Pausenzeiten einhalten. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, aktiv auf deren Einhaltung hinzuwirken. Gerade im Bereich der eher starren Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes werden vom Gesetzgeber neue, flexiblere Regelungen erwartet, die der neuen dynamischen Lebenswelt besser entsprechen.
Genau diese gesetzlichen Anforderungen lösen wir in unserer neuen mobilen App „ADDISON OneClick Zeiterfassung“. Im Folgenden geben wir Ihnen einen Überblick über die Funktionen unserer Lösung.
Funktionsübersicht unserer Software für die Arbeitszeiterfassung
- Erfassung von Arbeitszeitmodellen und Zuordnung der Arbeitnehmer zum jeweiligen Arbeitszeitmodell
- Erfassung des Arbeitsbeginns und -endes
- Automatische Berechnung bzw. Erfassung der genommenen Pausenzeiten
- Arbeitszeiterfassung durch die Arbeitnehmer über den Arbeitnehmer Self-Service (Lohnordner als mobile App und Webversion)
- Optionale Zeiterfassung und Verwaltung der Arbeitszeiterfassung durch den Arbeitgeber über den Arbeitgeber Self-Service (Personal und Zeiten)
- Erfassung von Abwesenheiten wie z.B. Krankheit, Erkrankung des Kindes über die Integration der bestehenden Abwesenheiten Funktion
- Erfassung von Urlaubszeiten durch den Arbeitgeber
- Automatische Berechnung der täglichen Nettoarbeitszeit und der Pausendauer sowie der geleisteten Überstunden
- Übersicht über historisch erfasste Daten
- Hinweise/Warnungen für Arbeitgebende und Arbeitnehmende bei Nichteinhaltung der gesetzlichen Grenzen
- Mehr als 8 Stunden Nettoarbeitszeit pro Werktag
- Mehr als 10 Stunden Nettoarbeitszeit am Werktag
- Einhaltung von mindestens 30 Minuten Ruhepause bei einer Arbeitszeit von 6 bis 9 Stunden
- Einhaltung von mindestens 45 Minuten Ruhepause bei einer Arbeitszeit von mehr als 9 Stunden
- Einhaltung einer Ruhezeit von mindestens 11 Stunden zwischen Arbeitsende und Arbeitsbeginn
- Individuelle Arbeitszeitauswertungen mit Exportfunktionen
- Änderungsprotokoll für jede Datenerfassung oder Datenänderung
Vorteile
Die neue Arbeitszeiterfassung erweitert ohne weitere Kosten den Funktionsumfang von ADDISON Lohn Online. Das Leistungspaket ADDISON Lohn Online bzw. der Self-Service-Bereich wird dadurch noch attraktiver.
Durch den Einsatz unserer Arbeitszeiterfassung können Sie bei Ihren Mandanten und Mandantinnen einen deutlichen Fortschritt in der Digitalisierung und Automatisierung erzielen. Vor allem die Arbeitnehmenden werden durch die tägliche Anwendung viel vertrauter mit unseren Softwarelösungen und können so in Zukunft noch besser mit Stammdatenänderungen, Dokumentenuploads und den eigenen Lohndokumenten umgehen.
Hier finden Sie zum Thema Arbeitszeiterfassung ausführliche Informationen des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales.
