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Fiscal, Contable y Nómina15 septiembre, 2022

Cómo hacer una factura: requisitos y pasos

La factura es uno de los documentos básicos que todo autónomo o pyme debe conocer para desarrollar su actividad. En ella quedan reflejadas las transacciones de bienes o servicios, y su emisión es necesaria siempre que exista una actividad empresarial o profesional. En este artículo te contamos cómo hacer una factura, cuándo es obligatorio emitirla, qué formatos y qué información debe contener.

¿Qué es una factura? 

Una factura es un documento mercantil que refleja la información de una compraventa. Empresarios y profesionales están obligados a expedir factura por las entregas de bienes y prestaciones de servicios, y a conservar una copia de ellas. 

Es el documento mediante el cual se acreditan estas operaciones, y tiene una enorme trascendencia tributaria, ya que sirve para justificar gastos o deducciones, así como para respaldar los ingresos que declaramos.

Por otro lado, la factura puede emitirse en papel o bien en forma de factura electrónica, una modalidad cada vez más utilizada por resultar más fácil de emitir, almacenar, localizar y enviar a las partes implicadas. 

imagen post como hacer factura

Si trabajas principalmente en papel, recuerda que la digitalización certificada de facturas debe llevarse a cabo siempre haciendo uso de un software de facturación homologado para que sean válidas ante Hacienda. 

La solución más sencilla de mantener bajo control toda tu facturación, eliminar el papel y garantizar el cumplimiento de la legalidad, evitando así sanciones por parte de Hacienda o de la Seguridad Social, es trabajar directamente con un software de facturación que cumpla con cada nuevo cambio normativo y con todos los requisitos que marca la normativa aplicable.

¿En qué casos es necesario hacer una factura?

Lo primero que debes tener claro es cuándo debes emitir una factura y la respuesta es relativamente sencilla: si diriges una empresa o trabajas como profesional autónomo, cada transacción que lleves a cabo deberá quedar recogida en este documento, salvo muy contadas excepciones que te contaremos a continuación. 

No solo estás obligado a expedir factura en estos casos: también deberás entregarla a su destinatario y almacenar una copia. Del mismo modo, deberás guardar las facturas que recibas de otros empresarios o profesionales. 

En concreto, existe obligación de emitir factura en estos supuestos

  • Cuando el destinatario sea un empresario o profesional y actúe como tal.
  • Cuando el destinatario así lo exija para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria.
  • Cuando se trate de entregas intracomunitarias de bienes exentas de IVA.
  • Cuando se trate de exportaciones de bienes exentas de IVA (salvo las realizadas por establecimientos libres de impuestos).
  • Cuando el destinatario sea una Administración Publica o una persona jurídica que no actúe como empresario o profesional.
  • Cuando se trate de la entrega de bienes objeto de instalación o montaje antes de su puesta a disposición.
  • Cuando se trate de ventas a distancia o entrega de bienes objeto de impuestos especiales realizadas en el territorio de aplicación del impuesto.
  • En determinados supuestos de inversión del sujeto pasivo del IVA.

Por el contrario, existen algunas excepciones. Estos son los casos en que no estás obligado a emitir factura: 

  • Operaciones exentas de IVA (ten en cuenta que las operaciones exentas de IVA son distintas de las operaciones no sujetas a este tributo), salvo las relacionadas con servicios sanitarios, entregas de bienes inmuebles y las entregas de bienes exentas por no haberse podido deducir el IVA soportado. Estas últimas sí conllevarán emisión de factura. 
  • Las realizadas por empresarios o profesionales en el desarrollo de actividades acogidas al régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca. Sí se debe emitir factura por la entrega de bienes inmuebles utilizados en la actividad. 
  • Se debe emitir factura por la entrega de bienes inmuebles utilizados en la actividad. 
  • Las que, con referencia a sectores o empresas determinadas, haya autorizado el Departamento de Gestión Tributaria de la AEAT con el fin de evitar perturbaciones en el desarrollo de actividades económicas. 

La regla más importante es que estarás obligado a emitir factura siempre que el destinatario sea un empresario o profesional actuando como tal, así como, en cualquier caso, siempre que el destinatario del producto o servicio así lo exija para el ejercicio de cualquier derecho tributario.

Es más que recomendable no dejar nada al azar y asegurarte de cada caso concreto para no dejar de cumplir con esta obligación siempre que sea necesario.

Requisitos de la factura: contenido mínimo

Una vez aclarado cuándo emitir una factura, el siguiente paso es saber cómo hacer una factura por primera vez. Este es el contenido de la factura que debe constar siempre en este documento:

plantilla cómo hacer una factura
  • Datos del emisor de la factura. Deberás incluir en ella tu nombre y apellidos o nombre de la sociedad, domicilio y NIF o CIF. También puedes incluir un número de teléfono, una dirección de correo, una persona de contacto en caso de duda o incidencia… 
  • Número. La factura debe emitirse numerada de forma correlativa, desde el 1 en adelante durante cada ejercicio fiscal. Se pueden utilizar series separadas si existen razones que lo justifiquen.
  • Fecha. La factura contendrá el día de expedición de la factura, manteniendo también una relación ascendiente con respecto al número de factura. En otras palabras, la numeración de las facturas debe corresponderse con fechas ascendentes.
  • Datos del remitente de la factura. En este caso, se trata de los datos del receptor del producto o servicio. Nombre y apellidos (o nombre de la sociedad), dirección y NIF o CIF constituyen la información básica, pero puedes añadir la comentada en el primer punto (datos del emisor). 
  • Concepto. La factura debe ser clara con respecto a lo que justifica. Evita términos vagos y explica con concreción cuál es el servicio prestado o el producto vendido.
  • Base imponible. Informaremos los importes para el círculo de la base imponible, incluyendo precios de los productos así como cualquier descuento a realizar. Sobre este importe se calculará el IVA correspondiente y, en caso de existir retención, se calculará también sobre este importe. 
  • Retención de IRPF. Se aplica principalmente a profesionales, no siempre es necesaria, y su porcentaje varía en función del caso. 
  • Tipo de IVA y cuota tributaria. Si la operación está sujeta a IVA se debe especificar el porcentaje a aplicar y el importe calculado de la cuota que se repercute.
  • Importe total. Es la suma de la base imponible, más el IVA/IGIC, y menos la retención del IRPF (si hay).
  • Forma de pago. Lo habitual es hacerlo a través de transferencia bancaria a la cuenta indicada en la propia factura. 

En el caso de la factura simplificada, que sustituye al antiguo ticket, este contenido mínimo es algo más escueto.

Por último, si se trata de una factura rectificativa, debe hacerse referencia de forma expresa e inequívoca a la factura rectificada y a aquello que se modifica.

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Cómo hacer una factura, paso a paso

Aprender cómo se hace una factura es sencillo si sigues estos pasos:

1. Rellena los datos del emisor de la factura 

Suelen aparecer en la parte superior y la identificación debe incluir nombre o razón social, NIF o CIF y dirección o domicilio fiscal como mínimo para que la factura sea válida frente a Hacienda. También podrás añadir datos extra si lo deseas para facilitar el contacto al receptor.

2. Rellena los datos del receptor de la factura

También suelen ubicarse en el encabezado y la información que debe constar es idéntica, pero referida al receptor. 

3. Numera la factura y ponle fecha

Basta con seguir la numeración que hayas creado y añadir tanto el número de factura como la fecha de emisión (recuerda que deben ser correlativas). También es posible incluir la fecha de ejecución de la actividad o fecha de devengo, o una fecha de vencimiento, si existe legalmente o si la has pactado con el receptor. 

4. Describe el producto o servicio 

Es preferible ser conciso y claro para evitar problemas, identificando cada elemento y desglosando su precio y cantidad. Aplica descuentos, si existen.

5. Calcula la parte económica

Este puede ser el paso más engorroso. Primero deberás sumar el total de la base imponible, es decir, todos los precios anteriormente desglosados. 

A esta suma habrá que aplicarle (no siempre) un porcentaje que se resta, correspondiente al IRPF (en el caso de los autónomos), que el receptor deberá ingresar en Hacienda por ti. Por ejemplo, en una factura de 2.000 euros con una retención del IRPF del 15 por ciento, deberás restar 300 euros. 

Por otro lado, el IVA o IGIC se suma a la base imponible. Siguiendo el ejemplo anterior, si el tipo aplicable es del 21 por ciento, tendrás que sumar a tu factura 420 euros. Esta cantidad no te corresponde: como empresario o profesional, deberás ingresarla en Hacienda a través de la presentación del modelo correspondiente. 

El resultado, en el mismo ejemplo, será una factura de 2.000 - 300 + 420 = 2.120 euros. De ellos, tú ingresarás 2.000 - 300 = 1.700 euros netos.

6. Envía tu factura y almacena una copia de seguridad

El último paso consiste en hacerle llegar la factura a su receptor, ya sea en mano o a través de medios digitales. Las facturas electrónicas resultan, en general, más fáciles de enviar y de localizar, al quedar registradas las fechas de envío y confirmada su recepción. 

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Por último, ten en cuenta que vienen cambios normativos que afectan a los programas de facturación, y que éstos deberán cumplir una serie de requisitos de seguridad, en cumplimiento de la Ley Antifraude. Si quieres saberlo todo sobre cómo hacer una factura, la norma a la que debes acudir es el Reglamento de Facturación, en vigor desde el 1 de enero de 2013. En caso de duda sobre algún aspecto concreto, lo mejor es consultar a un asesor fiscal. 

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