Contabilizar facturas: paso a paso y ejemplos para ganar tiempo

Cómo acelerar el proceso de contabilización de facturas y tickets

Cuando el volumen de ventas de la empresa empieza a ser elevado, o cuando una asesoría o Despacho Profesional ofrece este servicio a múltiples clientes, se necesita invertir mucho tiempo y esfuerzo para realizar estos registros de manera adecuada. La mejor forma de optimizar esta tarea tan importante es acercarnos a la contabilidad automatizada, utilizando para ello soluciones informáticas y plantillas de facturas para facilitar y simplificar el proceso.

Con un programa de contabilidad online para la asesoría como a3innuva Contabilidad, que también tiene su versión como programa de contabilidad online para pymes y autónomos y una solución específica para automatización de facturas como Adaral, todo el proceso se realiza de forma automática y eficiente. Ambas aplicaciones se integran perfectamente para que la empresa pueda generar de forma automática el asiento contable, tanto cuando emite la factura, como cuando se realiza el pago por parte del cliente. Además, con estas aplicaciones tanto la empresa como el Despacho se beneficiarán de:

• Gestionar las facturas recibidas desde cualquier canal de comunicación. La recolección de facturas genera un gran volumen de trabajo manual porque se reciben por múltiples canales como whatsapp, email, en papel… y hay que ponerlas en orden. Con Adaral y a3innuva Contabilidad es posible trabajar este punto de forma colaborativa y automatizar la entrada de facturas recibidas desde web app, fotografía de móvil, email, dropbox, google drive, one drive... También es posible subir archivos múltiples y acelerar todavía más el proceso.
• Realizar la contabilización de las facturas emitidas y recibidas de forma automática: Adaral escanea y extrae los datos de forma automática con una fiabilidad superior al 95%, y cuenta con la homologación de la AEAT. Además, seguimos contando con un proceso de revisión en el que veremos todas las facturas pendientes de contabilizar, con un preview descargable y el detalle de las líneas fiscales correspondientes. 

Adaral nos permite consultar los borradores de facturas y gasos y supervisar todo el proceso

• Acelerar la gestión contable con aplicaciones intuitivas y fáciles de usar. Una vez extraída la información el asesor o contable pueden supervisar los datos de forma sencilla, y adaptar la lectura de los mismos a sus necesidades.

Con Adaral podemos añadir las columnas y datos que nos interese tener a la vista

• Para empresas, a3innuva Contabilidad pymes es el programa contable… En cuanto a los asesores, cuentan con su propia versión de a3innuva Contabilidad adaptada a sus necesidades. Ambas se sincronizan al 100% con Adaral de forma que cualquier cambio en Adaral se traslada de forma automática a a3innuva.

Cuáles son las ventajas de automatizar la contabilización de facturas

Apostar por soluciones integrales modernas y especializadas que automaticen los registros contables de las facturas ofrece una serie de beneficios muy interesantes para las empresas, entre los que podemos destacar:

Ahorrar tiempo

Contabilizar todas las facturas y los cobros de una empresa es un proceso que necesita de la inversión de mucho tiempo si se realiza de forma tradicional. La automatización a través de un programa contable ahorra mucho tiempo a la empresa pues el proceso se realiza de forma inmediata y autónoma.

El personal de contabilidad podrá dedicar su tiempo a otras tareas valiosas ya que los asientos contables de ventas y cobros se realizan sin necesidad de su intervención.

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Eliminar errores

Contabilizar las facturas de forma manual está sujeto a los típicos errores que se producen en los procesos manuales. Con una buena aplicación de contabilidad se elimina el factor humano de este proceso, generando los apuntes contables de forma automática cuando se genera la factura y se recibe el pago.

Automatizar la contabilización de factura garantiza que se realiza de forma adecuada según lo establecido en el Plan General Contable y que el balance de situación de la empresa está equilibrado tras estas operaciones.

Ofrecer mejor servicio al cliente y proveedor

La automatización del asiento de facturas ayuda a mejorar el flujo de trabajo de la empresa y su relación con clientes y proveedores, que verán cómo se eliminan errores y todo el proceso de compra y venta se realiza de forma eficiente y según los criterios contables adecuados. También los trabajadores ven mayores facilidades en la entrada de gastos y todos los tipos de facturas, con la posibilidad de transferirlas vía móvil, carpeta compartida, email, etc.

Hemos visto cómo contabilizar una factura de forma correcta realizando los correspondientes asientos contables de venta y cobro. Este proceso es de vital importancia para cualquier negocio y requiere de una gran dedicación y esfuerzo, por lo que automatizarlo con aplicaciones informáticas especializadas en contabilidad debe ser una prioridad para que las empresas puedan ganar tiempo a la vez que eliminan cualquier posible error.

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