Cloud-Lösungen im HR-Bereich: Vertragliche und datenschutzrechtliche Anforderungen

Im Zeitalter der Digitalisierung und nicht zuletzt im Rahmen der Pandemie gewinnt das Thema Cloud-Lösungen immer mehr an Bedeutung. Insbesondere die Möglichkeit des flexiblen, standortübergreifenden Arbeitens steht dabei im Vordergrund. So werden vermehrt Aufgabenbereiche ausgelagert und Arbeitsprozesse digitalisiert, indem auf Cloud-Lösungen zurückgegriffen wird. Selbst jene Unternehmen, die bisher nicht auf digitale Lösungen gesetzt haben, stellen sich nun vermehrt die Frage, wie der Arbeitsalltag durch die Digitalisierung betrieblicher Prozesse und den Umstieg auf Cloud-Lösungen effektiver gestaltet werden kann. Viele Unternehmen sehen in der Nutzung von Cloud-Lösungen neben dem Vorteil standortübergreifend und effektiv zu arbeiten gleichzeitig den Mehrwert, ihre IT-Sicherheit zu steigern. Allerdings stehen den praktischen Vorteilen und der gesteigerten IT-Sicherheit häufig Unzulänglichkeiten bei der Umsetzung der datenschutzrechtlichen Anforderungen gegenüber. Insbesondere die mit der Auslagerung in die Cloud verbundenen steigenden Anforderungen auf vertraglicher und technischer Ebene werden unterschätzt.

Aufgrund der Komplexität des Themas kann dieser Beitrag naturgemäß keine abschließende Lösung für den Einsatz von Cloud-Lösungen bieten. Ziel ist vielmehr einen Überblick zu verschaffen, welche Überlegungen und Abwägungen beim Einsatz von Cloud-Lösungen im HR-Bereich, insbesondere mit Blick auf den Datenschutz, vorab erfolgen sollten.

Soweit in diesem Beitrag von der Verwendung digitaler Lösungen, Cloud-Lösungen oder Auslagerung bzw. Outsourcing die Rede ist, ist damit folglich die Beauftragung von externen Dienstleistern (»Provider«) gemeint, die bestimmte Aufgabenbereiche in der Informationstechnologie übernehmen.

Der Vorteil von Cloud-Lösungen

Cloud-Lösungen bieten häufig gerade deswegen ein Einsparpotential, weil sie skalierbar sind. Dies ist bspw. bei der Datenspeicherung der Fall, die ein IT-Dienstleister aufgrund seiner bereits vorhandenen Infrastruktur günstiger anbieten kann, als der Aufbau einer eigenen Infrastruktur für das auslagernde Unternehmen wäre. Entsprechend ist vielen von Unternehmen genutzten oder ins Auge gefassten Lösungen gemeinsam, dass sie nicht mit eigenen IT- oder Serverkapazitäten, sondern mit Hilfe von externen Ressourcen umgesetzt werden. Für die rechtliche Bewertung von Cloud-Lösungen ist zudem relevant, dass IT-Infrastrukturen über ein Rechnernetz zur Verfügung gestellt werden, ohne dass diese auf dem lokalen Rechner installiert sein müssen. Die Nutzung der Cloud-Leistungen erfolgt dabei ausschließlich durch technische Schnittstellen und Protokolle. Daraus folgt aber zugleich, dass die Daten zuvor in die Cloud transferiert und dort gespeichert werden müssen.

In der Praxis haben sich vier verschiedene Servicemodelle durchgesetzt:

• Infrastructure as a Service (IaaS)
• Platform as a Service (PaaS)
• Software as a Service (SaaS)
• Function as a Service (FaaS)

Die Vorteile digitaler Lösungen liegen auf der Hand:

• Optimierung der eigenen Ressourcen
• Einschaltung von Experten
• Risikoverringerung
• Kostenoptimierung.

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