I costi di un'analisi TCO completa
Gli approcci tradizionali per guidare le decisioni di sostituzione e acquisto del software tendevano a essere troppo ristretti, concentrandosi soprattutto sui costi iniziali. L'analisi TCO è un tentativo di stabilire l'impatto finanziario più ampio e a lungo termine del possesso e dell'utilizzo di un software, considerando fattori quali i costi di manutenzione e supporto del sistema.
Tuttavia, l'approccio standard all'analisi del TCO può ancora non fornire un quadro completo. Ad esempio, sono da prendere in considerazione fattori quali l’agilità operativa, il livello di engagement del personale e la capacità della soluzione di facilitare il ruolo di partner strategico all’interno dell’ecosistema aziendale. Per stabilire il costo totale di proprietà, è necessario considerare i costi diretti, indiretti e anche quelli meno visibili, i cosiddetti costi nascosti.
Costi diretti del software legacy
Canoni di licenza
Quando si confronta la scelta tra il mantenimento di un sistema on-premise e la migrazione a un modello cloud basato su abbonamento, il confronto tipico riguarda una quota annuale fissa rispetto ai costi di licenza perpetua. È importante considerare anche la scalabilità: quanto è semplice ed economicamente vantaggioso aggiungere nuove licenze quando necessario?
Hardware
Calcola il costo complessivo di server, dispositivi di rete e sistemi di storage necessari a supportare il sistema attuale, e valuta in quale misura tali costi potrebbero essere eliminati attraverso una migrazione a soluzioni alternative.
Costi del personale e l’input dell’IT
L’implementazione del nuovo prodotto richiederà probabilmente investimenti in configurazione, migrazione, onboarding e formazione. Tuttavia, è importante analizzare con attenzione la spesa attuale: qual è il costo per mantenere server, applicare patch ai sistemi e fornire supporto agli utenti? Come si confronta questo con i costi previsti dal nuovo sistema?
Tools di terze parti
Con il tempo, un sistema software legacy tende a generare una significativa complessità aggiuntiva, con l’introduzione di API, strumenti ETL, reportistica personalizzata, plugin e middleware per colmare le lacune funzionali e rispondere a esigenze in evoluzione.
Qual è il costo continuo di manutenzione di questa infrastruttura “a macchia di leopardo” e come si confronta con soluzioni più moderne, in particolare quelle che offrono integrazioni native e garantiscono la conformità normativa?
Disaster recovery
Qual è il costo associato al mantenimento dell’infrastruttura attuale in termini di resilienza e failover, e come si confronta con una soluzione gestita in outsourcing?
Costi indiretti
Lunghi cicli di processo
Quanto tempo richiedono, in media, le attività mensili di chiusura e consolidamento, reporting, pianificazione e gli altri processi core? Qual è il livello di risorse di team necessario per ciascuno di questi processi e come si traduce questo in termini di costo finanziario? Confronta tali metriche con i risultati dimostrati da provider alternativi in grado di ridurre significativamente i tempi di ciclo.
Workaround manuali
Analizza il costo monetario legato al tempo impiegato dai membri del team al di fuori dei sistemi core, a causa di lacune funzionali che li costringono a ricorrere a strumenti come Excel per attività di esportazione e riconciliazione.
Il costo delle inefficienze ricorrenti
Esamina ciascun processo core. Identifica e quantifica il lavoro dedicato, ad esempio, a:
- riconciliazioni manuali di discrepanze
- scambi e-mail ripetitivi legati ai processi di approvazione
- assenza di controllo versione
- attese dovute alla dipendenza dall’IT per la generazione di report, in assenza di funzionalità self-service
- perdita di produttività legata a performance lente e crash di sistema, considerando che la frequenza dei malfunzionamenti tende ad aumentare nel tempo
Confronta tali inefficienze con le performance ottenibili tramite un nuovo sistema, tenendo conto del tempo necessario per adattarsi a nuovi flussi operativi e di un possibile rallentamento temporaneo durante la fase di transizione.
Costi nascosti
Il costo del gap di agilità
Una variazione improvvisa nel mercato FX o nel tasso di interesse, una crisi geopolitica che interrompe un nodo della supply chain, oppure l’apertura di un’opportunità M&A con finestra decisionale ristretta: in che misura la capacità di reazione aziendale è stata compromessa da processi lenti e poco flessibili, in particolare nell’ambito del Financial Planning & Analysis?
Qual è stato l’impatto economico derivante da tali ritardi?
Come potrebbe una soluzione FP&A moderna, reattiva e affidabile contribuire a colmare questo gap?
Il costo da “regret” decisionale: l’onere di una scelta errata
Un evento imprevisto impone una riduzione dei costi per liberare cassa. Le opzioni sono molteplici: tagli lineari o interventi mirati?
Quante volte le decisioni sono state prese sulla base di analisi incomplete o non tempestive?
In che misura un software finanziario dotato di capacità di scenario planning integrato potrebbe migliorare la qualità e l’accuratezza delle decisioni, riducendo il rischio di errori strategici?
È possibile che l’azienda disponga già di strumenti per la simulazione di scenari. Tuttavia, se il sistema attuale comporta processi eccessivamente lunghi che ne ostacolano l’utilizzo effettivo, è quasi certamente il momento di valutare soluzioni alternative.
Costi di compliance
Se i processi attuali prevedono l’invio di dati sensibili via e-mail tra utenti, è importante considerare le potenziali conseguenze in caso di violazione.
Valuta le soluzioni temporanee o custom attualmente in uso per adempiere a obblighi normativi: in che misura si discostano dalle best practice?
Quali sarebbero le implicazioni finanziarie di una non conformità o di una fuga di dati?
Costi legati alle persone
Analizza i fattori che ostacolano la capacità dell’organizzazione di attrarre e trattenere talenti.
Processi inefficienti come cicli di chiusura troppo lunghi, controlli manuali e attività ripetitive possono generare frustrazione e contribuire a dimissioni o a scarsa attrattività per i candidati.
Il costo dell’incapacità di fare business partnering
“Le aziende hanno bisogno di informazioni in tempo reale, analizzate da professionisti qualificati e con pensiero critico”.
Questo è uno dei principali insight emersi nel nostro confronto con EY.
Il tempo speso a gestire software legacy e processi obsoleti sottrae risorse preziose al ruolo strategico della funzione Finance come partner del business.
In che misura riesce oggi l’azienda a fornire insight tempestivi e azionabili ai decision-maker?
Quanto migliorerebbe la capacità di supporto se l’azienda fosse dotata di una piattaforma Finance matura, integrata e ad alte prestazioni?
E adesso?
Nel procedere con l’analisi dei costi diretti, indiretti e nascosti (inclusi i costi opportunità), diventa inevitabilmente più complesso attribuire un valore preciso a ciascuna voce. Tuttavia, ciò non significa che questi costi possano essere trascurati all’interno di un’analisi TCO.
Nella maggior parte dei casi, non agire non è una scelta neutrale o conservativa, ma comporta rischi concreti.
Un’organizzazione resiliente e agile richiede una funzione Finance proattiva, in grado di generare insight e valore.
Attendere l’obsolescenza dichiarata di un sistema significa semplicemente rimandare la capacità del Finance di portare risultati.
La domanda finale è: l’azienda può davvero permettersi di aspettare?
