„Für ein Büro, das sicher ist, gegen Cyberangriffe, brauche ich ein sicheres Datenmanagement. Kleos hat sich als zuverlässig erwiesen.“

Wir haben mit Guillermo López gesprochen, dem Gründungspartner von Take Easy Legal, einer auf digitales Recht spezialisierten Kanzlei.

Die Kanzlei TAKE EASY LEGAL hat sich spezialisiert auf digitales Recht, insbesondere auf juristische und technische Cyber-Sicherheit für alle Arten von Organisationen. Die Mission der innovativen Kanzlei ist auch eine umfassende Beratung ihrer Mandant:innen in den Bereichen Technologie und Recht. Gründer Guillermo López spricht in einer angenehmen und entspannten Atmosphäre mit uns über all seine Erfahrungen mit Kleos, der von Wolters Kluwer entwickelten, führenden Software für Rechtsmanagement in Europa. Zudem erläutert uns der Take-Easy-Legal-Gründer die Vision dieser vielversprechenden Kanzlei.

FRAGE: Aus verschiedenen Gründen sehen nicht alle Kanzleien die Notwendigkeit, ihr Büro zu digitalisieren. Könnten Sie uns in ihrem speziellen Fall Ihren Ansatz als Kanzlei vor der Investition in Kleos erläutern – und was brachte Sie dazu, Ihre Meinung zu ändern?

ANTWORT. Vor Kleos war unsere Kanzlei sehr traditionell aufgestellt: Unsere tägliche Arbeit bestand aus einem Notizblock – da trugen wir alles ein, was zu tun ist. Wir arbeiteten durchgehend auf Zuruf.

Mit zunehmenden Arbeitsgängen und damit Papierkram, und als wir enorm viele Verfahren managen mussten, fiel uns auf, dass der Fokus sehr darauf lag, dieses oder jenes zuzuordnen, anstatt auf unserer eigentlichen Arbeit. Es stapelte sich eine Menge Papier, und irgendwann wollte ich weg von all dem Papierkram. Und so kamen wir an den Punkt, eine Softwarefirma wegen eines Office-Management-Systems anzusprechen.

Die Technologie gibt es schon, solange ich denken kann, und ich hatte schon immer eine starke Affinität zu Digitalem. Ich wollte mein Büro nicht abschaffen. Also begannen wir, papierlos zu arbeiten – wir druckten nicht mehr aus, sondern digitalisierten unsere Dokumente und alles wurde in der Software erfasst. Ich verstehe, dass nicht jeder gerne papierlos arbeitet, aber für mich ist es ein wesentlicher Teil der Organisation.

F. Was waren dank Kleos die größten Veränderungen in der Kanzlei?

A. Als Kanzlei muss man von einer anderen Art Mandant:innen wahrgenommen werden, von Leuten, die andere Arten von Synergien suchen; wir sitzen in einer Marktnische, wo uns klar ist, dass wir uns bewegen und stärker digitalisieren müssen. Ich bin vollständig in eine digitale Welt eingetaucht; mein Büro ist heute in ein reines Remote-Büro, ohne physischen Standort.

Und dann habe ich über Wolters Kluwer meinen Office Manager installiert, und der ist seit langem unverzichtbar. Doch nicht jeder sieht das so. Vor der Einführung von Kleos hielt ich es nicht für absolut unverzichtbar, aber heute schon: Zeitkontrolle, Digitalisierung von Dokumenten, Benachrichtigungen, Zeitkontrolle für die einzelnen Fälle, usw.

Zudem wurden unsere Beziehungen zu den Mandant:innen besser – heute verlaufen sie erheblich reibungsloser und sicherer. Ich gebe meinen Mandant:innen direkten Zugang zu den relevanten Dokumenten – so lässt sich Papierkram und Zeitverschwendung vermeiden, und sie kennen den Status all ihrer Fälle. Weiterhin kann ich mit Kleos jederzeit den Status meiner Fälle einsehen – und es erinnert mich an anstehende Fristen. Wir sind autonom und unabhängig.

F. Wir wissen, die Cybersicherheit ihres Geschäfts bereitet einigen Kanzleien zu gewissem Grad Kopfzerbrechen. Was ist Ihre Meinung dazu?

A. Meine Kanzlei ist spezialisiert auf digitales Recht und ohne einen Office Manager ergibt eine Tätigkeit in diesem Bereich für meine Kanzlei keinen Sinn. Für ein Büro, das sicher ist, gegen Cyberangriffe, brauche ich ein sicheres Dokumenten- und Daten-Management. Und Kleos kann ich erwiesenermaßen vertrauen. Ich will sensible Daten schützen, sie sollen nicht in die Hände von Kriminellen fallen.

Es ist wichtig, ein Unternehmen gegen Cyberangriffe zu sichern und dass es die gesetzlichen Vorschriften einhält, damit dessen Mitarbeiter wissen, was sie tun sollen und was nicht. Falls etwas passiert – und die Möglichkeit eines illegalen Angriffs besteht immer – wissen wir genau, was zu tun ist. Denn das ist unsere Aufgabe: Wir helfen, die Situation möglichst reibungslos zu handeln.

Zudem sollte man bedenken, dass man für die Zusammenarbeit mit bestimmten Kunden sicher gegen Cyberangriffe sein muss. Die NIS2, die nächstes Jahr in Kraft tritt, bringt beispielsweise Pflichten mit sich, die nicht nur für Unternehmen mit Grundgütern gelten, sondern auch für deren Dienstleister. Diese müssen also überprüfen, mit wem sie zusammenarbeiten: ob diese sicher sind, ob diese die Vorschriften einhalten und ob sie wissen, wie sie damit umgehen.

In diesem Zusammenhang ist im Rechtswesen ein Office Manager genauso unabdingbar wie ein Schreibstift. Andernfalls wird man mit bestimmten Mandanten nicht zusammenarbeiten können.

F. Wussten Sie schon vor der Entscheidung, in diese Art von Technologie zu investieren, was ein System wie Kleos für Ihr Geschäft leisten kann? Und hat die Implementierung von Kleos Ihre Arbeitsweise wirklich verändert bzw. ist Ihr Büro gewachsen wie geplant?

A. Ich hatte bereits beschlossen, einen Office Manager anzuschaffen und wog mehrere Optionen ab. Wir waren in verschiedenen Märkten tätig: von sehr einfachen Mandanten bis hin zu Mandanten aus der Industrie. Bei diesem Mix an Mandanten sah nicht jeder in der Kanzlei die Notwendigkeit für einen Office Manager. Ich allerdings schon, weil ich schon immer gerne neue Technologien ausgetestet habe, um zu sehen, was funktioniert und was nicht. Jetzt kann ich sagen: Es funktioniert. Solch ein Tool ist ein Plus bei der Verkürzung der Fristen; man hat mehr Zeit zur Ausarbeitung einer Strategie.

Andererseits ist es toll, wenn ich bei Gericht bin: Ich kann mein Büro vom Handy aus konsultieren und muss nicht das Büro wegen Nachforschungen anrufen. Derselbe Gedanke steht in gewisser Hinsicht hinter der Einbindung eines Office Managers. Für ein unabhängigeres und entschiedeneres Auftreten brauchen wir Technologie.

Selbst wenn die Justiz oder die Behörden oder viele Kanzleien beim Einsatz von Technologie hinterherhinken – warum sollte das in meiner Kanzlei genauso sein? Ich brauche ein Alleinstellungsmerkmal. Meine Kanzlei soll sich durch ihre Technikaffinität abheben – daher die Einführung von technologischen Anwendungen wie Kleos, die sie besser machen. Meine Mitarbeiter oder Mandanten wollen nicht mehr ins Büro kommen, sie wollen Meetings per Videokonferenz. Dahin geht die gesellschaftliche Entwicklung und all das geht Hand in Hand mit der Digitalisierung des Büros.

Noch dazu kann ich viel schneller bzw. auch nachhaltig wachsen, ohne Höhen und Tiefen, weil die Kunden der Person und ihrem Tool vertrauen, ohne, dass sie einen anrufen müssen. Sie wissen jederzeit, woran sie sind. Sie haben einfach direkten Zugang zu Kleos. Dieses Verständnis des Geschäfts unterscheidet sich sehr von unserer traditionellen Berufstätigkeit.

Sich solchen Lösungen zu verweigern, bremst Ihre Arbeit aus; wenn Ihnen Ihre althergebrachte Arbeitsweise allerdings liegt, können Sie natürlich weitermachen wie bisher. Nach meiner Meinung wird das Büro in diesen Fällen dann solange funktionieren, wie der Betreffende dort arbeitet; es wird sich nicht weiterentwickeln oder beliebig lange weiterarbeiten können. Handelsunternehmen werden ohne Verfallsdatum gegründet, warum nicht auch eine Kanzlei? Ich, jedenfalls, habe die Vision, dass meine Kanzlei ohne Verfallsdatum weiterarbeiten kann.

Zudem will ich, dass neue Mitarbeiter der Kanzlei dieses Tool bei der Arbeit einsetzen können, was bedeutet: Man muss nicht den Partner im Büro oder den geschäftsführenden Partner anrufen, um herauszufinden, was sie gerade tun. Mit dem Office Manager weiß man, an welchem Punkt jeder in der Kanzlei gerade steht. Das ist wichtig für das Wachstum. Kontrolle ist nicht nötig.

F. Sie sagten, Sie hätten beim Vertragsabschluss Software-Lösungen verglichen. Was waren die ausschlaggebenden Faktoren für Kleos?

A. Ich wusste bereits, was ich brauchte. Und weil ich nicht wusste, wie ich den begrenzten Betrag, den ich dafür vorgesehen hatte, investieren sollte, suchte ich nach normalen Lösungen, ohne unnötige Extras, sondern etwas Zweckmäßigem für meine Ansprüche. Ich dachte: „Ich will keinen Gebrauchtwagen, aber meine Ansprüche soll es schon erfüllen.

Also begann ich zu nachzuforschen – fast hätte ich mich schon für einen anderen Manager entschieden, da hörte ich von Kleos. Es hieß, es sei cloud-basiert, ich müsse nicht lokal arbeiten, und ich sah auch Sicherheit als integralen Bestandteil. Mit Kleos hat man alles auf dem Handy, überall – noch dazu muss man es nicht installieren. Der Preis erschien mir dann sehr vernünftig, vor allem wenn man bedenkt, was alles dazu gehört. Zudem hatte ich die Sicherheit, dass meine Dateien immer in einem Kalender stehen bzw. in der Cloud liegen… und das war mir den Preis wert. Das Tool ist sehr leistungsstark, wie ein Ferrari, der leise über die Autobahn schnurrt, ohne viel Benzin zu verschwenden.

F. Wir sehen, dass Sie alles im Zusammenhang mit Cybersicherheit sehr ernst nehmen – das kann bei Ihrem Fachwissen auch gar nicht anders sein. Wenn Sie etwas eingehender ihr Geschäft beschreiben, das ja genau darauf ausgerichtet ist – könnten Sie uns etwas zu Vision und der Mission von Take Easy Legal sagen?

A. Unsere Vision ist es, als Beratungskanzlei für digitales Recht zu aufzutreten. Und zwar umfassend. Wir warnen Organisationen vor allen illegalen Angreifern, wir beraten sie und bieten über unsere Partner auch digitale und technische Beratung an. Wir können auch in unter 24 bzw. 48 Stunden auf solche täglich stattfindenden Angriffe reagieren. Und schließlich helfen wir Unternehmen, die Ziel eines Cyberangriffs wurden, auch wieder auf die Beine – das ist unser Spezialgebiet. Wie wir das machen? Durch Aufklärung, Schulung, Vorbeugung und durch Einbeziehen dieser technischen Elemente, damit sie wissen, wie sie diese Risiken handeln können. Und das mithilfe von Tools wie Ihrem: einem Office Manager, der mit der Organisation wächst, und je nach Service und Bedarf der Organisation fügen wir diese Services hinzu. Das ist das Beste, was Sie bieten: Ein erstklassig durchorganisiertes Büro bei minimalen Investitionen. Wenn die Organisation wächst, kommen weitere Funktionen hinzu.

Die Vision unseres Büros ist ohne den tiefgreifenden gesellschaftlichen Wandel in letzter Zeit aufgrund Pandemie nicht zu verstehen. Alles, was immer der echten Welt geschah, findet heute nicht nur draußen statt, sondern auch im Internet, in der virtuellen Welt, im Guten wie im Schlechten. Im Cyberspace gibt es heute auch mehr Kriminalität. Organisationen und Menschen ist nicht klar: Wenn einer auf der Straße unsere Brieftasche stehlen kann, kann er das heute auch online, und wir wissen nicht, wie wir uns dort verhalten sollen – weder Menschen noch Unternehmen, die ja aus Menschen bestehen.

Wir analysieren den technischen und juristischen Status des Unternehmens; ob es neue Prozesse oder neue Technologien einführen sollte, ob es seine derzeitige Software oder Hardware beibehalten kann, sie aber besser nutzen sollte, usw. All dies im Bewusstsein, dass Sie nichts lieber reibungslos zum Laufen bringen wollen als ihr Unternehmen. Wenn Ihnen das bewusst wird, wollen Sie auch nicht, dass jemand ihr Unternehmen da trifft, wo es am meisten wehtut, nämlich bei den gewerblichen Schutzrechten, Ihrem Know-how, Ihren Girokonten, Ihren automatisierten Prozessen, usw. Oder dass eines dieser grundlegenden Elemente bei einem illegalen Angriff drei Minuten ausfallen könnte und ihr Unternehmen ernsthaft Schaden nimmt – was unsere technische und juristische Beratung hätte verhindern können.

Wir haben hierfür Technologiepartner, seien es Hersteller, Systemintegrierer oder Dienstleister, die gemeinsam mit Ihnen die Performance Ihres Unternehmens bewerten und wo Sie es in Zukunft sehen – damit es noch erheblich wettbewerbsfähiger wird. Das heißt, sobald Sie sehen, dass Sie sich möglicherweise einen „Bug“ eingefangen haben, läuten schon die Alarmglocken.