Abbildung 2 stellt dar, wie ein FP&A-Bereich die
verfügbare Zeit einteilen kann. Nehmen wir als Richtwert, dass es 3 Monate
dauert, ein FP&A-Team von einem Basiszustand in einen ausgereiften
digitalen Zustand zu überführen. Abbildung 2 zeigt, dass 2 Monate (60 %) für
die Neugestaltung von Datenstrukturen und FP&A-Prozessen verwendet werden
sollten. 1 Monat (40 %) sollte für die Suche nach der richtigen
internen/externen technischen Lösung zur Unterstützung der neuen Daten und
Prozesse sowie für die Schulung der Mitarbeiter für die Arbeit in der neuen
Umgebung vorgesehen werden.
Denkmodell für die digitale Transformation
Es gibt 4 Hauptbereiche, die parallel arbeiten: Daten,
Prozesse, Technologie und Menschen. Da sie sich gegenseitig bedingen, sollte
ein funktionsübergreifendes Projektmanagement eingerichtet werden.
o
Daten – Denken Sie darüber nach, wie Sie
Datensätze strukturieren. Sind Speicherung und Zugang optimal?
o
Prozess - Überprüfung der bestehenden
FP&A-Prozesse. Wie kann das Team Prozesse parallel zu den neuen
Datenstrukturen optimieren? Denken Sie an die Vorteile, wie z.B. die
Automatisierung von manuellen Aufgaben. Wenn die neuen Datenstrukturen in
Kombination mit der technischen Lösung es dem Team ermöglichen, manuelle
Prozesse zu automatisieren, sollte der Konsens darin bestehen, sie zu
implementieren.
o
Technologie - Ist eine interne oder
externe technische Lösung für die Organisation am besten geeignet? Was sind die
Anforderungen an die Technologie? Um dies festzustellen, kann ein Team eine
Dokumentation erstellen, in dem „Ist-" und „Soll-Zustand"
gegenübergestellt werden. Dadurch werden Lücken deutlich und es kann eine
geeignete Lösung für diese Lücke gefunden werden.
o
Mitarbeiter – Analysieren Sie den
Kenntnisstand. Definieren Sie Schulungsprogramme, damit sich die Mitarbeiter
vom Ist- zum Soll-Zustand entwickeln. Dies birgt die Gelegenheit, das Team zu
vergrößern und gleichzeitig die Ressourcenkapazitäten und -fähigkeiten zu
optimieren.
Reden wir kurz über Daten und ihre
Qualität
Jeder weiß, dass Müll rein = Müll raus bedeutet,
korrekt? Das gilt auch für Informationen. Es lohnt sich nicht, in technische
Lösungen zu investieren, wenn die Daten Müll sind. Deshalb werden Daten stärker
gewichtet (30 %) als Technologie (20 %). Ein Team würde sofort scheitern, wenn der
erste Schritt der Transformation darin bestünde, eine technische Lösung zu
kaufen und zu implementieren, ohne die bestehenden Datenprobleme, Prozesse und
Mitarbeiterfertigkeiten zu berücksichtigen.
Moderne Technologie, die auf einer gut konzipierten
Infrastruktur aufbaut, trägt dazu bei, die Qualität der Einblicke, die FP&A
bieten kann, zu steigern. Daher geht es bei der digitalen Transformation nicht
nur um die Technologie, sondern um die Harmonisierung von Daten, Menschen und
Prozessen mit der modernen Technologie, die es den Teams ermöglicht, deren
Fähigkeiten zu nutzen.
Auch das modernste Visualisierungswerkzeug ist wertlos, wenn die
zugrundeliegenden Daten und Prozesse Müll sind.
Schlussfolgerung
Die COVID-19-Pandemie hat Unternehmen gezwungen, die
Fragestellung von „Sollten wir die Transformation vorantreiben?” in „Wann und
wie sollten wir die Transformation vorantreiben?” zu ändern.
Größere Unternehmen haben einen Vorteil - sie können
dies intern und in großem Umfang tun. Die meisten großen Unternehmen haben die
Maßnahmen sicher durchgeführt und umgesetzt. Am härtesten hat es die
Unternehmen getroffen, die sich zu 100 % auf Infrastrukturen vor Ort verlassen
haben. Die digitale Transformation des FP&A-Bereichs ist nicht auf FP&A
beschränkt... sie betrifft das gesamte Unternehmen, das sich synchron verändern
muss.
Ich möchte mit einer Frage schließen:
Moderne Technologie wird FP&A bei der
digitalen Transformation unterstützen. Wie wird moderne Technologie die
Menschen verändern, die sie nutzen?
Sind Sie für die Transformation bereit?