„Die Kosten für die Buchhaltung ließen sich auf ein Drittel reduzieren“

Feinbäckerei Nolte über die Umstellung zu ADDISON Software.

„Auf den ersten Blick war klar: Die Oberfläche bietet mir viele Möglichkeiten, die ich sonst nicht gehabt hätte. Es ist sehr leicht, sich in der Software zurechtzufinden.“

Feinbäckerei Nolte
Steingasse 3-7
34639 Schwarzenborn

Tel.: +49 5686 496
Fax: +49 5686-930285

Mail: [email protected]
Web: www.feinbacknolte.de

Gegründet: 1932
Umsatz: knapp 4 Mio. Euro
Mitarbeiter: ca. 100 (mehrheitlich in Teilzeit)

Immer aktuelle Zahlen durch eigene Buchhaltung

Die Feinbäckerei Nolte ist ein Familienunternehmen im besten Sinne: Seit 1932 verkaufen die Noltes aus Schwarzenborn nahe Kassel ihre Backwaren. Olaf Nolte, Urenkel von Gründer Carl, hat den Bäckereibetrieb erheblich expandiert, seit er 1990 einstieg. Neun Niederlassungen sind es jetzt, eine davon ein Vortagsladen, der das verkauft, was in den anderen Filialen übrig bleibt – ein solides Statement gegen Verschwendung. Was dort übrig bleibt, holt die örtliche Tafel ab.

„99 Mitarbeiter sind derzeit für das Unternehmen tätig. Durch ADDISON weiß ich das jetzt immer ganz genau“, scherzt Joy Nolte, Kauffrau für Bürokommunikation und verantwortlich für die Buchhaltung. Kunden- und Mitarbeiternähe sind für ihren Mann und Inhaber Olaf Nolte die Essenz der Unternehmenskultur. Er fährt selbst noch eine Tour, weil sich auf kleinem Dienstweg vieles erledigen und klären lässt, kennt jeden Mitarbeiter persönlich. Die Knüller-Brötchen, benannt nach dem heimatlichen Knüllgebirge, werden als die besten der Gegend gelobt, aber das Produktspektrum reicht bis zur mehrstöckigen Hochzeitstorte. Das Credo: Die Qualität immer weiter steigern. Die Wand ziert eine „Gutes aus Hessen“- Urkunde, die Milch für Kuchen und Gebäck bringt ein lokaler Landwirt vorbei: Das ist was anderes als angerührte Trockenmilch oder Milch aus der Tüte.

Doppelerfassung und Zeitverzögerung

Bis vor der Einführung der ADDISON-Software im letzten Jahr übernahm die Buch- und Steuerstelle der Kreishandwerkerschaft die Vorbereitung der Kassenabrechnung und die Buchhaltung, jeden Monat wurde eine Kiste mit fünf, sechs Ordnern hingetragen. „Wir waren unzufrieden mit dem System, weil es unpraktisch war“, berichtet Joy Nolte. Gestört hat vor allem die Zeitverzögerung, mit der aktuelle Daten rund um Personal, Leistung und Buchhaltung in Auswertungen zur Verfügung standen. Zwei bis drei Wochen dauerte es, bis die Unterlagen verarbeitet und im Betrieb zurück waren.

Da ADDISON auch im Steuerbüro genutzt wird, fiel die Wahl auf die Software von Wolters Kluwer. Die Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro läuft jetzt digital, alle Daten werden exportiert. Für die Finanzbuchhaltung und das ebenfalls genutzte Modul Anlagenbuchhaltung konnten sämtliche im Steuerbüro vorhandenen Daten eingelesen werden. Aber das war nicht der einzige Grund. „Auf den ersten Blick war klar: Die Oberfläche bietet mir viele Möglichkeiten, die ich sonst nicht gehabt hätte. Es ist sehr leicht, sich in der Software zurechtzufinden“, sagt die Bürokommunikationsfachfrau auch.

Integration in Bäckereisystem

Bestellprozesse werden über das eingesetzte Bäckereisystem SmiloBack abgewickelt. Hier sind auch Lieferscheine und Rezepte abgelegt. Heute lassen sich Rechnungen und Kasse aus der Branchensoftware exportieren und nach ADDISON importieren. Der Bäckereibetrieb erfasst auch die in SmiloBack erstellten Kundenrechnungen in ADDISON. Dabei hilft das Modul Scannen Buchen Archivieren. „Mit einem Klick stehen die Rechnungen als Ausgangsrechnungen zur Verfügung. Hier finde ich alles viel schneller und habe mehr Funktionen zur Verfügung“, so Joy Nolte. Ein Drittel der Eingangsrechnungen kommt ohnehin elektronisch, der Rest wird gescannt. Besonders hilfreich ist aus ihrer Sicht, dass die Software immer automatisch vorschlägt, wie ein Beleg verbucht werden könnte: „Das ist eine gute Unterstützung für jeden, der nicht so intensiv mit Kontenrahmen arbeitet“. Zudem wird das Modul „Banking“ eingesetzt: Die Daten der zwei Bankverbindungen werden automatisiert übernommen.  Nur im Ausnahmefall ist noch eine manuelle Buchung nötig.

Bessere Zahlen bedeuten eine bessere Steuerung

Die Buchhaltung wird jetzt komplett inhouse erfasst, auch weil man sich entschied, die Kostenstellenrechnung einzusetzen. Das Ziel: Genauere Analysen je nach Filiale zu ermöglichen. Das Bedürfnis nach konkreten, aktuellen Zahlen als Basis für Entscheidungen wird jetzt voll befriedigt. „Auf einer ausgedruckten BWA sieht man nicht, warum zum Beispiel ein Posten so hoch ist. In der neuen Software kann ich bis auf Belegebene genau sehen, wo die Ursachen liegen“, sagt Joy Nolte. Seit der Umsetzung der Kostenstellenrechnung erhalten auch die Filialleiterinnen die für sie wichtigen Zahlen und haben damit bessere Steuerungsmöglichkeiten.

Lohn ins Unternehmen geholt

Speziell im Lohnbereich drückte früher der Schuh. Dort wurden früher die Stundenabrechnungen inhouse einschließlich Zuschlägen von zwei Personen in einer Excel-Tabelle aufbereitet. Danach gab das Steuerbüro die Daten wiederum manuell in das dortige ADDISON-System ein und kontrollierte nochmals. „Es dauerte mindestens drei, vier Tage mit viel doppelter Arbeit, bis wir die Löhne fertig hatten, danach folgten die Überweisungen. Jetzt gehen die Löhne innerhalb von zwei Tagen über das Banking-Modul raus“, stellt Joy Nolte fest. Dabei erfolgt die komplette Abrechnung inklusive Krankenkassen und Finanzamt im eigenen System. Die meisten Lohnabrechnungen erreichen die Mitarbeiter jetzt per ADDISON OneClick-Portal, das Eintüten entfällt: Das sei ein Quantensprung in der heutigen Zeit.

Drastisch reduzierte Buchhaltungskosten

Insgesamt konnte das Unternehmen deutliche Einsparungen erzielen: Die Kosten für die Buchhaltung, immerhin ein vierstelliger monatlicher Betrag, ließen sich auf ein Drittel reduzieren. Auch die externen Kosten für die Lohnabrechnung entfallen. Als durchweg positiv beschreibt Joy Nolte den Umstieg: „Ich konnte mich innerhalb kurzer Zeit einarbeiten. Im ersten Monat hatte ich noch Unterstützung von ADDISON, danach gab es bis auf wenige Rückfragen kein Problem“. Auch eine weitere Mitarbeiterin konnte schnell eingearbeitet werden.