Vraag een willekeurige professional naar het werk en de kans is groot dat ‘piekdrukte’ of ‘piekbelasting’ voorbij komen. Vrijwel elke organisatie heeft te maken met periodes van piekbelasting. Hoe kun je pieken in werkdruk afvlakken en de stroom van werk gelijkmatiger verdelen over het jaar?
Houd de lange termijn altijd in de gaten om drukte te verdelen over een langere periode. Stel: je bent ijsmaker en je hebt maar één machine om ijsjes te maken. Wat moet je doen om toch zoveel mogelijk ijsjes vlak voor en tijdens de zomer te verkopen, zonder je capaciteit aan machines te verhogen?
Met één ijsmachine toch meer ijs verkopen?
Of het nu gaat om tijdig zoveel mogelijk verpakkingen produceren, of dienstverlening vanuit je kantoor. Hoe kun je de stroom van werk gelijkmatiger verdelen?
Daarvoor is nodig:
- processen versimpelen en automatiseren;
- proactief plannen;
- klantgericht op pieken anticiperen; en
- piekbelasting monitoren en hierop sturen.
In deze blog zoomen we in op je processen, op hoe je die kunt versimpelen en automatiseren.
Processen versimpelen en automatiseren
Om piekbelasting af te vlakken, houd je eerst je processen goed tegen het licht. Waar ben je effectief bezig en waar kan het simpeler of slimmer?
Standaardiseer processen
Waar kun je standaardiseren? Schrijf processen uit, eventueel met collega’s, en vang ze in een workflow. Een goede workflow zorgt ervoor dat de juiste persoon op het juiste moment de juiste taak doet. Hiermee voorkom je ook dat je vergeet om een taak of check te doen.
Automatiseer zoveel mogelijk
Vervolgens: waar kun je automatiseren? Handmatig, repetitief werk is makkelijk door software over te nemen. Bijkomend voordeel: het is minder foutgevoelig. Automatiseer wel pas nadat je je proces hebt uitgewerkt en geoptimaliseerd. Anders automatiseer je ineffectief werk…
Zet deze zomer je ijsmachine op volle kracht!
Je ijsmachine voor een ijsje instellen, daarmee verspreid je de werkdrukte niet. Je machine per 10 ijsjes instellen, dat levert al meer op. Moet je nagaan hoe je de drukte kunt afvlakken door je machine maar 1 keer in te stellen om automatisch ijsjes te maken! Zo dacht Basecone ook na over het boeken van facturen. Je kon al 10 facturen ineens boeken. In de zomer van 2021 is ook het volautomatisch boeken tot leven gekomen.
Automatisch boeken
Dankzij de nieuwe functionaliteit van automatisch boeken kun je facturen volledige automatisch verwerken. Facturen kunnen automatisch worden geboekt op basis van crediteur, bedrag en type document. Bijzonder geschikt voor facturen die elke maand terugkomen, zoals je energierekening of vaste abonnementen. Uiteraard zijn alle automatisch geboekte facturen ook met één klik terug te vinden in je digitale archief.
Hoeveel tijd bespaar jij deze zomer met automatisch boeken?
