Als je met Basecone werkt, wil je natuurlijk zoveel mogelijk tijdwinst en efficiëntie bereiken. Eén van de functies die daarbij het verschil maakt, is automatisch boeken. Hiermee worden UBL- of PDF-facturen automatisch verwerkt en direct doorgestuurd naar je boekhoudpakket.
In deze blog lees je hoe automatisch boeken werkt, welke voordelen het je oplevert en hoe je stap voor stap aan de slag gaat..
Wat zijn de voordelen van automatisch boeken?
De functie automatisch boeken brengt verschillende voordelen met zich mee. De belangrijkste zetten we voor je op een rij:Tijdwinst en focus
Wanneer terugkerende facturen automatisch worden geboekt, hoef je minder handmatig werk te verrichten. Dat zorgt ervoor dat je meer ruimte hebt voor klantgerichte taken. De vrijgekomen tijd kun je gebruiken voor advies, verdere optimalisatie van je processen of verdieping in werkzaamheden die jouw rol als financieel professional versterken.
Nauwkeurigheid en controle
Automatische verwerking zorgt voor een consistente manier van boeken, waardoor afwijkingen sneller opvallen. Je ziet direct wanneer een factuur afwijkt van het gebruikelijke patroon en kunt daar meteen op handelen. Tegelijk houd jij het stuur stevig in handen: je bepaalt zelf voor welke leveranciers en onder welke voorwaarden facturen automatisch verwerkt mogen worden.Stabiliteit en continuïteit
Doordat een groot deel van het repetitieve werk automatisch doorloopt, ontstaat er meer rust in je administratie. Pieken worden afgevlakt en de administratie blijft soepel meebewegen met de dagelijkse praktijk. Het resultaat; een workflow die stabieler en betrouwbaarder is.Blijf altijd in controle over de administratie
Het is logisch dat je niet alles zomaar automatisch wilt laten boeken. Daarom is de functionaliteit zo ingericht dat jij op elk moment de controle houdt. Veel kantoren beginnen met eenvoudige, voorspelbare facturen, denk aan maandelijkse abonnementen of vaste lasten met een gelijk bedrag. Zodra je merkt hoe soepel dit werkt, kun je het aantal facturen én de bijbehorende voorwaarden stap voor stap uitbreiden. Zo kun je in de workflow bijvoorbeeld instellen dat automatisch geboekte facturen alsnog ter autorisatie worden voorgelegd. Zo blijft er altijd een controlemoment, terwijl het grootste deel van het werk al voor je is gedaan. Daarnaast bepaal je zelf voor welke leveranciers je automatisch boeken inschakelt en onder welke voorwaarden.
Tip
Ontvang je van een leverancier bijvoorbeeld altijd facturen onder de €50, dan stel je in dat alleen bedragen tot €50 automatisch worden verwerkt. Gaat het om een abonnement van precies €50 per maand, dan gebruik je de voorwaarde “= €50”, zodat alleen dat specifieke bedrag automatisch geboekt wordt.
Zo start je met automatisch boeken
Wil je automatisch boeken activeren? Dit kun je doen in de volgende 5 stappen:
1. Maak een automatiseringsgebruiker aan.
Voeg een nieuwe gebruiker toe met de rol Accountant die speciaal wordt gebruikt voor automatisch boeken.
2. Koppel deze gebruiker aan het boekhoudpakket.
Geef de gebruiker toegang tot alle administraties waarin automatisch boeken gewenst is.
3. Selecteer de gebruiker voor automatisch boeken.
Ga naar Instellingen > Organisatie > Koppelingen en kies deze gebruiker als automatische gebruiker.
4. Activeer automatisch boeken.
Zet het schuifje Activeer automatisch boeken aan voor het juiste boekhoudsysteem.
5. Stel automatisch boeken-condities in.
Via Automatisering maak je regels aan op basis van klant/leverancier en bedrag. Facturen die voldoen, worden automatisch geboekt; andere blijven in het validatieoverzicht staan.
Wil je de volledige en uitgebreide uitleg van alle stappen lezen? Bekijk dan dit artikel op onze supportpagina.
Klaar om automatisch boeken in te richten?
Door te starten met het validatieoverzicht krijg je direct inzicht in de herkenning van documenten en het gebruik van boekingsinstructies. Vanuit daar maak je eenvoudig automatische instructies aan en doorloop je stap voor stap de instellingen op omgevings-, kantoor- en administratieniveau. Kom je ergens niet uit, dan staat het Basecone-team altijd voor je klaar.
Je kunt direct aan de slag met automatisch boeken. Bekijk het webinar voor een heldere uitleg, of neem contact met ons op, we denken graag met je mee!
