KKA helpt kerken efficiënter werken met Twinfield en Basecone

Software ingericht voor vrijwilligers

De klanten van KKA zijn christelijke kerken, waarvan een groot deel ‘PKN-kerken’. Voor deze doelgroep heeft KKA Twinfield Boekhouden zo ingericht dat vrijwilligers er eenvoudig mee kunnen werken. Omdat veel gebruikers geen administratieve achtergrond hebben, is er behoefte aan een overzichtelijke omgeving. Daarom heeft KKA bewust gekozen voor een eenvoudige inrichting van het systeem. “Wij werken eigenlijk met een uitgeklede versie van Twinfield, met alleen de functies die echt nodig zijn”, zegt Monique. “Daardoor blijft het overzichtelijk en kunnen vrijwilligers er makkelijker mee werken.” Nieuwe administraties worden bovendien gestart met een vaste basisstructuur, waardoor kerken snel van start kunnen zonder eerst alles zelf te moeten inrichten.

Twinfield en Basecone vullen elkaar goed aan

KKA werkt al jarenlang met de combinatie van Twinfield Boekhouden en Basecone. Volgens Monique vullen die systemen elkaar goed aan. Twinfield vormt de basis van de administratie, terwijl Basecone helpt bij het scannen en herkennen van facturen. “Die combinatie werkt gewoon heel prettig”, zegt ze. Vooral voor kerken met veel facturen levert dit duidelijke voordelen op. Facturen worden digitaal opgeslagen en verwerkt, waardoor papieren ordners grotendeels overbodig worden. Daarnaast helpt het om te voldoen aan de fiscale bewaarplicht. “Kerken moeten hun  administratie ook zeven jaar bewaren. Digitaal is dat een stuk overzichtelijker.” Voor kleinere kerken is Basecone niet altijd noodzakelijk. KKA bepaald per situatie, op basis van de behoefte van de klant en de omvang van de administratie, wat het beste past.

Grootste winst is tijdsbesparing

De grootste winst zit volgens Monique in de efficiëntie die automatisering oplevert. In het verleden kwamen bankafschriften vaak nog op papier binnen en moesten die handmatig worden geboekt. “Dat kostte enorm veel tijd, vroeger kregen we hele stapels mappen op kantoor”, vertelt ze. Inmiddels zorgen digitale bankverwerking en factuurherkenning via Basecone voor een flinke tijdsbesparing. Die tijdswinst is voor KKA belangrijk. De organisatie heeft geen winstoogmerk en wil kerken zo goed mogelijk ondersteunen tegen zo laag mogelijke kosten. Wanneer medewerkers minder tijd kwijt zijn aan repetitieve werkzaamheden, ontstaat er ruimte om meer kerken te helpen. Dat is nodig, want de vraag naar ondersteuning groeit. Veel kerken hebben te maken met vergrijzing en een tekort aan vrijwilligers. Maar die administratie moet wel gewoon doorgaan. Volgens Monique helpt automatisering om dat werk beter en sneller te organiseren.

Mensen trainen om zoveel mogelijk te automatiseren

Een ontwikkeling waar Monique bijzonder enthousiast over is, is de Autoboeker in Basecone. Met deze functionaliteit kunnen terugkerende facturen automatisch worden geboekt zodra ze binnenkomen. Vooral bij dezelfde facturen die elke maand terugkomen, levert dat direct voordeel op. “Je wilt die facturen niet steeds opnieuw handmatig verwerken”, zegt Monique. “Als dat automatisch kan, bespaart dat meteen tijd.” Binnen KKA wordt er daarom actief gewerkt aan het benutten van deze mogelijkheden. Twinfield en Basecone organiseren voor hen specifieke trainingen en masterclasses. Door stap voor stap processen te automatiseren, wordt de efficiëntie steeds verder verhoogd. Dat is belangrijk, want KKA beheert inmiddels meer dan duizend administraties. Iedere verbetering heeft daardoor direct een grote impact. Voor Monique is het einddoel helder: automatisering inzetten om meer kerken te kunnen ondersteunen. “Als wij tijd besparen in onze processen, kunnen we die tijd gebruiken om meer kerken te helpen, dat is uiteindelijk waar het om draait.”