Met een team van zes mensen en een groeiend klantenbestand staat BuroTwa dagelijks voor dezelfde uitdaging als veel administratiekantoren: er is meer werk dan capaciteit. Toch ligt de oplossing voor hen niet alleen in het aannemen van nieuwe mensen, maar juist in slimmer werken. Door automatisering met Basecone verder door te ontwikkelen, kan BuroTwa met hetzelfde team meer administraties verwerken, met een hogere kwaliteit en sneller inzicht in de cijfers.
In gesprek met mede-eigenaren Wouter Hoogland en Geertje Jorna van der Wal ontdek je in deze klantcase hoe Basecone dat mogelijk maakte en wat dat BuroTwa opleverde.
Vervolgens gaat het team er zelf mee aan de slag. Geen grote systeemwijzigingen, maar juist praktische verbeteringen. “We moesten vooral tijd vrijmaken om dingen goed in te richten,” legt Geertje uit. “Stamgegevens aanvullen, instellingen verbeteren en collega’s daarin meenemen.” Iedere medewerker pakt zijn eigen klanten op. Dat zorgt voor betrokkenheid én snelheid. “Als de één ermee bezig is, denkt de ander: dan ga ik ook aan de slag,” zegt Geertje. “Zo ontstaat er vanzelf beweging.”
Daarnaast zit de grootste winst eigenlijk niet in tijd alleen, maar in wat je met die tijd doet. “Het is een verschuiving van administratieve werkzaamheden naar meer advies,” zegt Wouter. Voor klanten maakt dat een groot verschil. “Het boeken van facturen vinden ze niet interessant,” zegt Geertje. “Ze willen weten: hoe sta ik ervoor? Waar kan ik verbeteren?” Door automatisering ontstaat ruimte om die rol beter te vervullen. Meer gesprekken, meer inzicht en meer waarde voor de klant.
Meer weten over hoe Basecone jouw kantoor kan helpen efficiënter te werken en ruimte te maken voor advies? Neem gerust contact met ons op. We denken graag met je mee.
In gesprek met mede-eigenaren Wouter Hoogland en Geertje Jorna van der Wal ontdek je in deze klantcase hoe Basecone dat mogelijk maakte en wat dat BuroTwa opleverde.
Een klein kantoor met grote ambities
BuroTwa is een administratie- en advieskantoor met een breed dienstenpakket. Van administratie en fiscale aangiften tot jaarrekeningen en bedrijfseconomisch advies. Het klantenbestand is divers, van eenmanszaken tot grotere bv-structuren. De focus ligt op het ontzorgen van klanten. “Voor veel ondernemers is de administratie niet het leukste onderdeel van hun werk,” zegt Geertje. “Wij zorgen dat dat goed geregeld is, zodat zij zich kunnen focussen op hun onderneming.”Automatisering kan verder aangescherpt worden
Automatisering speelde daarbij al een belangrijke rol. BuroTwa werkte met Twinfield en Basecone en had veel processen ingericht. Toch bleek er nog ruimte voor verbetering. “We dachten dat we al goed op weg waren,” zegt Geertje. “Maar het kon nog efficiënter.” Dat inzicht, gecombineerd met een concreet doel, zorgde voor beweging binnen het team. Automatisering werd verder aangescherpt binnen het team. “We waren er al mee bezig, maar maakten er op een gegeven moment echt een uitdaging van,” vertelt Wouter. “Dan ga je er ineens nóg bewuster mee aan de slag.”Van inzicht naar actie
De omslag komt niet door één grote verandering, maar begint met een BI-analyse vanuit Wolters Kluwer. In een presentatie en via dashboards krijgt BuroTwa inzicht in hoe automatisering binnen het kantoor wordt benut en waar nog kansen liggen. “Als je ziet dat percentages omhoog kunnen, dan wil je daar iets mee,” zegt Geertje. “Dat motiveert.”Vervolgens gaat het team er zelf mee aan de slag. Geen grote systeemwijzigingen, maar juist praktische verbeteringen. “We moesten vooral tijd vrijmaken om dingen goed in te richten,” legt Geertje uit. “Stamgegevens aanvullen, instellingen verbeteren en collega’s daarin meenemen.” Iedere medewerker pakt zijn eigen klanten op. Dat zorgt voor betrokkenheid én snelheid. “Als de één ermee bezig is, denkt de ander: dan ga ik ook aan de slag,” zegt Geertje. “Zo ontstaat er vanzelf beweging.”
Minder handmatig werk, meer overzicht
De grootste stap zit in het verbeteren van de basis. Door stamgegevens van crediteuren en debiteuren goed in te richten, kan Basecone facturen steeds beter automatisch herkennen en boeken. “Het is eigenlijk helemaal niet ingewikkeld,” zegt Geertje. “Je moet er alleen even tijd in steken.” Naast interne optimalisatie kijkt BuroTwa ook naar klanten. Een volgende stap is om hen beter te begeleiden in het gebruik van de software. “Veel klanten boeken zelf, maar niet iedereen benut alle mogelijkheden die hen helpen om de administratie efficiënter te verwerken,” zegt Geertje. “Daar ligt nog veel winst.”Direct merkbaar in de praktijk
De impact van automatisering is direct merkbaar in het dagelijks werk. Medewerkers besteden minder tijd aan het verwerken van inkoopfacturen en houden meer ruimte over voor andere werkzaamheden. Wouter merkt het zelfs in kleine momenten: “Ik had laatst een klant waarvan ik dacht: waarom levert die niks aan? Bleek het al automatisch geboekt te zijn.” Ook de kwaliteit van de administratie verbetert. Waar handmatig werk kan leiden tot verschillen, zorgt automatisering voor consistentie. “Als je het goed inricht, gebeurt het elke keer op dezelfde manier,” zegt Wouter. “Je hebt geen twijfel meer.”Werkdruk beter verdeeld over het jaar
Een van de meest opvallende effecten is de verandering in werkdruk. “De werkdruk wordt meer verspreid over het jaar,” zegt Wouter. “In plaats van pieken in een paar maanden.” Dat heeft ook invloed op de actualiteit van de cijfers. “Als alles pas aan het einde van een kwartaal wordt geboekt, weet je tussendoor eigenlijk te weinig,” legt hij uit. “Nu kun je veel eerder sturen.”Daarnaast zit de grootste winst eigenlijk niet in tijd alleen, maar in wat je met die tijd doet. “Het is een verschuiving van administratieve werkzaamheden naar meer advies,” zegt Wouter. Voor klanten maakt dat een groot verschil. “Het boeken van facturen vinden ze niet interessant,” zegt Geertje. “Ze willen weten: hoe sta ik ervoor? Waar kan ik verbeteren?” Door automatisering ontstaat ruimte om die rol beter te vervullen. Meer gesprekken, meer inzicht en meer waarde voor de klant.
