Met 35 vestigingen en een constante stroom aan gasten is De Pizzabakkers een gevestigde naam in de Nederlandse horeca. In de restaurants draait alles om snelheid, kwaliteit en beleving. Maar dat tempo vraagt ook iets van de administratie achter de schermen. Financial Controller Jordi van der Heijden merkte dat processen slimmer moesten. “We versturen honderden facturen per maand. Dat kostte ongeveer twee weken.” Dankzij Basecone en Twinfield is factureren nu teruggebracht naar één à twee dagen.
In deze klantcase ontdek je welke concrete stappen De Pizzabakkers zet om twee weken werk terug te brengen naar twee dagen.
Die gedachte was de start voor Jordi om het facturatieproces opnieuw in te richten met Basecone en Twinfield Boekhouden. Door facturatie grotendeels te automatiseren, werd het handmatige werk sterk teruggebracht. “We gebruiken het nu om een groot deel van onze facturen te versturen. Inmiddels kost het nog maar één of twee dagen,” zegt Jordi. “Van twee weken naar twee dagen, dat is een groot verschil.”
Bij De Pizzabakkers zorgt de samenwerking tussen Basecone en Twinfield Boekhouden vooral voor eenvoud en snelheid. Basecone verwerkt de facturen, waarna de gegevens automatisch en correct worden doorgezet naar Twinfield voor de verdere financiële afhandeling. Het team op het hoofdkantoor hoeft informatie daardoor niet opnieuw in te voeren of te controleren in verschillende systemen.
Juist in een organisatie met 35 vestigingen en honderden facturen per maand maakt dat verschil. Doordat Basecone en Twinfield naadloos op elkaar aansluiten, werkt het team met één gestroomlijnd proces. Losse schakels en dubbel werk verdwijnen uit de administratie.
De voordelen van Basecone zijn niet alleen zichtbaar op het hoofdkantoor. Juist voor de horecaondernemers in de 35 vestigingen maakt het een groot verschil. “De dagelijkse operatie van een restaurant is gewoon ontzettend veel werk,” vertelt Jordi. “Deze mensen hebben het echt altijd druk. Ze moeten continu met hun hoofd bij hun restaurant zijn. De administratie schiet er dan weleens bij in.”
Daarom speelt gebruiksgemak een centrale rol. Met de Basecone-app scannen ondernemers hun bonnetjes eenvoudig in, waar en wanneer het hen uitkomt. Papieren bonnetjes raken niet meer kwijt, stapels blijven niet liggen en achteraf corrigeren is niet nodig. De bon komt direct digitaal in de administratie terecht en wordt automatisch verwerkt. “Vanuit het hoofdkantoor vinden wij het belangrijk om het de ondernemers zo makkelijk mogelijk te maken,” zegt Jordi. “Hoe minder tijd ze kwijt zijn aan administratie, hoe meer focus er is op hun restaurant en hun gasten.”
Naast facturatie en het scannen van bonnetjes pakt het team ook de verwerking van inkoopfacturen aan. Basecone biedt daarbij directe voordelen. “Uiteindelijk kunnen we nu gewoon 30% van onze facturen automatisch inboeken,” vertelt Jordi. “Op een schaal van 35 vestigingen gaat dat dus al om honderden facturen.” Die automatisering levert niet alleen tijdwinst op, maar verhoogt ook de kwaliteit van de administratie.
“Software doet het altijd op dezelfde manier. Daar kun je op vertrouwen,” zegt Jordi. “Dat komt de administratie echt ten goede.” Waar handmatig werk gevoelig is voor verschillen en fouten, zorgt Basecone voor consistentie en controle.
Voor Jordi en zijn collega’s verschuift daardoor de focus. “Het inboeken van facturen is iets wat software ook kan doen. Dan kun je je eigen kwaliteiten beter inzetten op andere zaken.” Het team besteedt meer aandacht aan uitzonderingen, analyse en verbetering en minder tijd aan routinematige taken.
Voor Jordi is werkgeluk allesbehalve een vaag begrip. “Persoonlijk vind ik het heel erg leuk als je ontwikkeling ziet in een bedrijf. Elke dag als ik het kantoor uitloop, wil ik het gevoel hebben dat we een stap verder zijn gekomen.” Slim automatiseren draagt daar direct aan bij, mits je het goed inzet. “Sommige mensen zijn bang voor automatisering. Dat je straks geen werk meer hebt. Maar ik geloof dat niet.” Volgens Jordi verdwijnt werk niet, het verandert. “De focus verschuift alleen. In plaats van vooral routinematige taken, gaat het steeds meer om uitzonderingen. Dat maakt het werk specialistischer en dus interessanter.”
Wat begon als een zoektocht naar efficiëntere processen, groeide uit tot iets groters: meer grip, meer inzicht en meer werkplezier. “Zonder goede administratie heb je geen betrouwbare inzichten. En zonder inzicht kun je geen goede keuzes maken.” Dankzij Basecone en Twinfield ontstaat er ruimte om vooruit te kijken in plaats van achter de feiten aan te lopen en om elke dag bewust een stap beter te worden.
De ervaring van De Pizzabakkers laat zien wat er gebeurt wanneer je administratie meegroeit met je organisatie: minder handmatig werk, meer controle en meer tijd voor wat écht waarde toevoegt. Benieuwd wat Basecone en Twinfield kunnen betekenen voor jouw organisatie? Neem gerust contact met ons op, we denken graag met je mee!
In deze klantcase ontdek je welke concrete stappen De Pizzabakkers zet om twee weken werk terug te brengen naar twee dagen.
Honderden facturen, nu in één à twee dagen
Met zo’n 35 vestigingen is De Pizzabakkers uitgegroeid tot een landelijke franchiseorganisatie. Vanuit het hoofdkantoor in Amsterdam ondersteunt Financial Controller Jordi van der Heijden de administratie van alle restaurants. Een omvangrijke taak, zeker wanneer het facturatieproces uit veel handmatige stappen bestaat. “Voorheen maakten we onze verkoopfacturen aan in een ander programma. Dan moest je per factuur vijftien velden handmatig invullen,” vertelt Jordi. “We versturen honderden facturen per maand. Dat kostte ongeveer twee weken. Toen ik dit zelf eens moest doen, dacht ik direct: dit kan anders.”Die gedachte was de start voor Jordi om het facturatieproces opnieuw in te richten met Basecone en Twinfield Boekhouden. Door facturatie grotendeels te automatiseren, werd het handmatige werk sterk teruggebracht. “We gebruiken het nu om een groot deel van onze facturen te versturen. Inmiddels kost het nog maar één of twee dagen,” zegt Jordi. “Van twee weken naar twee dagen, dat is een groot verschil.”
Waar Basecone en Twinfield Boekhouden samenkomen
Bij De Pizzabakkers zorgt de samenwerking tussen Basecone en Twinfield Boekhouden vooral voor eenvoud en snelheid. Basecone verwerkt de facturen, waarna de gegevens automatisch en correct worden doorgezet naar Twinfield voor de verdere financiële afhandeling. Het team op het hoofdkantoor hoeft informatie daardoor niet opnieuw in te voeren of te controleren in verschillende systemen.Juist in een organisatie met 35 vestigingen en honderden facturen per maand maakt dat verschil. Doordat Basecone en Twinfield naadloos op elkaar aansluiten, werkt het team met één gestroomlijnd proces. Losse schakels en dubbel werk verdwijnen uit de administratie.
Administratie die meewerkt in plaats van tegenwerkt
De voordelen van Basecone zijn niet alleen zichtbaar op het hoofdkantoor. Juist voor de horecaondernemers in de 35 vestigingen maakt het een groot verschil. “De dagelijkse operatie van een restaurant is gewoon ontzettend veel werk,” vertelt Jordi. “Deze mensen hebben het echt altijd druk. Ze moeten continu met hun hoofd bij hun restaurant zijn. De administratie schiet er dan weleens bij in.”Daarom speelt gebruiksgemak een centrale rol. Met de Basecone-app scannen ondernemers hun bonnetjes eenvoudig in, waar en wanneer het hen uitkomt. Papieren bonnetjes raken niet meer kwijt, stapels blijven niet liggen en achteraf corrigeren is niet nodig. De bon komt direct digitaal in de administratie terecht en wordt automatisch verwerkt. “Vanuit het hoofdkantoor vinden wij het belangrijk om het de ondernemers zo makkelijk mogelijk te maken,” zegt Jordi. “Hoe minder tijd ze kwijt zijn aan administratie, hoe meer focus er is op hun restaurant en hun gasten.”
30% automatisch verwerkt: schaalbaar en consistent
Naast facturatie en het scannen van bonnetjes pakt het team ook de verwerking van inkoopfacturen aan. Basecone biedt daarbij directe voordelen. “Uiteindelijk kunnen we nu gewoon 30% van onze facturen automatisch inboeken,” vertelt Jordi. “Op een schaal van 35 vestigingen gaat dat dus al om honderden facturen.” Die automatisering levert niet alleen tijdwinst op, maar verhoogt ook de kwaliteit van de administratie.“Software doet het altijd op dezelfde manier. Daar kun je op vertrouwen,” zegt Jordi. “Dat komt de administratie echt ten goede.” Waar handmatig werk gevoelig is voor verschillen en fouten, zorgt Basecone voor consistentie en controle.
Voor Jordi en zijn collega’s verschuift daardoor de focus. “Het inboeken van facturen is iets wat software ook kan doen. Dan kun je je eigen kwaliteiten beter inzetten op andere zaken.” Het team besteedt meer aandacht aan uitzonderingen, analyse en verbetering en minder tijd aan routinematige taken.
Vooruitgang als motor voor werkplezier
Voor Jordi is werkgeluk allesbehalve een vaag begrip. “Persoonlijk vind ik het heel erg leuk als je ontwikkeling ziet in een bedrijf. Elke dag als ik het kantoor uitloop, wil ik het gevoel hebben dat we een stap verder zijn gekomen.” Slim automatiseren draagt daar direct aan bij, mits je het goed inzet. “Sommige mensen zijn bang voor automatisering. Dat je straks geen werk meer hebt. Maar ik geloof dat niet.” Volgens Jordi verdwijnt werk niet, het verandert. “De focus verschuift alleen. In plaats van vooral routinematige taken, gaat het steeds meer om uitzonderingen. Dat maakt het werk specialistischer en dus interessanter.”Wat begon als een zoektocht naar efficiëntere processen, groeide uit tot iets groters: meer grip, meer inzicht en meer werkplezier. “Zonder goede administratie heb je geen betrouwbare inzichten. En zonder inzicht kun je geen goede keuzes maken.” Dankzij Basecone en Twinfield ontstaat er ruimte om vooruit te kijken in plaats van achter de feiten aan te lopen en om elke dag bewust een stap beter te worden.
De ervaring van De Pizzabakkers laat zien wat er gebeurt wanneer je administratie meegroeit met je organisatie: minder handmatig werk, meer controle en meer tijd voor wat écht waarde toevoegt. Benieuwd wat Basecone en Twinfield kunnen betekenen voor jouw organisatie? Neem gerust contact met ons op, we denken graag met je mee!
