- Hoe u volledige controle krijgt over contractmanagement
- Waarom controle essentieel is in contractmanagement
- Juridische en financiële risico’s beperken
- De rol van technologie bij beter contractmanagement
- Centralisatie van contractdata
- Dashboards voor realtime inzicht
- Voordelen van gecontroleerd contractbeheer
- Hogere efficiëntie en lagere kosten
- Samenwerking en onderhandeling
- Contracten uitvoeren
- Conclusie: grip houden op contractmanagement als strategische meerwaarde
Hoe u volledige controle krijgt over contractmanagement
Waarom controle essentieel is in contractmanagement
Veel juristen streven naar overzicht en controle, maar juist controle over contractmanagement blijkt in de praktijk vaak lastiger dan gedacht. Misschien merkt u dat processen versnipperd zijn, dat informatie verspreid staat of dat u geen duidelijk beeld hebt van wat er met contracten binnen uw organisatie gebeurt. U bent zeker niet de enige.
Wanneer contractprocessen niet georganiseerd zijn, leidt dit al snel tot vertragingen en misverstanden over verantwoordelijkheden. Bovendien kunnen bedrijven hierdoor kansen missen om risico’s te verminderen en betere resultaten te behalen. Daarom is het essentieel om contractbeheer te optimaliseren door processen vast te leggen en stroomlijnen.
Een goed ingericht contractmanagementproces biedt u de zekerheid dat afspraken worden nagekomen en dat u als juridische afdeling effectief kunt bijdragen aan bedrijfsdoelen.
Juridische en financiële risico’s beperken
Effectief contractmanagement draait niet alleen om documenten, maar om controle, inzicht en samenwerking. Een strategische aanpak helpt u:
- juridische risico’s te beperken
- de efficiëntie van contractprocessen te verhogen
- betere beslissingen te nemen op basis van data
- een hogere compliance in contractbeheer te realiseren
Dit begint met duidelijke processen die de juridische afdeling in staat stellen consistent te werken, risico’s te herkennen en grip te houden op elke fase van contractmanagement.
De rol van technologie bij beter contractmanagement
Over het algemeen is het contractmanagement proces onsamenhangend en omslachtig wanneer het door verschillende processen uitgevoerd wordt. Hierdoor is het onduidelijk wie er verantwoordelijk is voor welke stap in het proces. Dit kan voor knelpunten en vertragingen voor het ondertekenen van het contract zorgen. Wanneer het contractmanagement proces verspreid is over meerdere systemen en stakeholders, is het lastiger om toegang te hebben tot de juiste gegevens en het lifecycle te verbeteren. Hier kunnen digitale contractbeheer tools en automatisering contractprocessen uitkomst bieden.
Centralisatie van contractdata
Begin bij het analyseren van uw huidige contractmanagement proces. Hoewel contractmanagement software het proces kan automatiseren, kan dit niet al uw problemen oplossen. Als u het contractmanagement proces wilt verbeteren moet u begrijpen hoe het werkt binnen uw organisatie. Dit omvat (maar is niet beperkt tot):
- Waar contracten worden opgeslagen en wie de eigenaar is
- De waarde van elk contract en de vernieuwingsdatum
- Gestandaardiseerde termen of clausules die in contracten gebruikt worden
- Stakeholders die betrokken zijn bij het ondertekenen van het contract in de goedkeuringsfase
- Het opstellen van processen voor het implementeren van contractmanagement software
Dashboards voor realtime inzicht
Het is verleidelijk om het hele contractmanagement proces te herzien. Dit is echter een riskante aanpak gezien de enorme hoeveelheid veranderingen die dat met zich meebrengt. Een veiligere manier is om één deel van het proces per keer onder handen te nemen, en dat deel in kleinere stappen onder te verdelen. U kunt zelfs het onderdeel stap-voor-stap uitstippelen en de betrokken belanghebbenden erbij betrekken. Voeg waar mogelijk KPI’s toe via dashboards om prestaties, doorlooptijden en compliance continu te monitoren.
Voordelen van gecontroleerd contractbeheer
Hogere efficiëntie en lagere kosten
Breng in kaart welke verschillende soorten contracten er in uw bedrijf worden gebruikt. Bied afdelingen binnen het bedrijf de mogelijkheid om met behulp van tools contracten op te stellen die “klaar zijn voor ondertekening”. Zo kan de juridische afdeling efficiënter werken en betere compliance bieden, en houdt u meer tijd over voor niet-standaard contracten die apart moeten worden goedgekeurd. Dit is een belangrijk onderdeel van het automatiseren van contractprocessen met digitale contractbeheer tools.
Stel regels op voor situaties waarin u contractsjablonen en bibliotheken met voorwaarden moet beoordelen en houd u aan deze regels. Zo vermindert u het risico dat contracten niet worden aangepast aan veranderde wetgeving.
Samenwerking en onderhandeling
Stel een workflow op voor elk type contract, zodat de deelnemers hun rol en de huidige status van contracten begrijpen. Workflows kunnen u helpen om onnodige procedures te herkennen en helpen de organisatie om nauwkeurig te kijken naar het doel van de taak, de verantwoordelijken en de duur van de taak. Als u standaardtaken automatiseert, kan het management zich concentreren op strategische taken die prioriteit hebben — een directe stap richting strategisch contractbeheer.
Gebruik e-handtekeningen. De meeste organisaties berekenen de tijd die nodig is om een contract te ondertekenen in dagen of weken, maar organisaties die gebruikmaken van e-ondertekeningen kunnen een contract binnen een paar minuten ondertekend krijgen. Elke betrouwbare leverancier van e-handtekeningen verzekert dat deze handtekeningen rechtsgeldig zijn en bieden een compleet auditlogboek van elke actie die tijdens de ondertekening is uitgevoerd.
Volg de partij die verantwoordelijk is voor elk contract. Zo verkleint u de kans dat iemand zonder autoriteit iets goedkeurt. Bovendien weet iedereen op deze manier wie waarvoor verantwoordelijk is — en kunt u voortgang meten via KPI’s contractmanagement.
Contracten uitvoeren
Bewaar alle contracten op één digitaal platform. Zo hebt u niet langer een papieren proces nodig (dat tijd en geld kost), maar kunt u bovendien alle contractgegevens doorzoeken, zodat u snel kunt vinden wat u zoekt. Dit vereist contractdata centraliseren met betrouwbare digitale contractbeheer tools.
Stel notificaties in voor deadlines. Geen enkele organisatie wil te maken krijgen met de gevolgen van een gemiste deadline of een te late betaling.
Stel rapporten op om resultaten bij te houden en risico's tot een minimum te beperken. Als uw belangrijkste contractgegevens doorzoekbaar zijn, kunt u hier essentiële informatie uit halen zodat u er zeker van bent dat er aan verplichtingen wordt voldaan — een noodzakelijke basis voor compliance contractbeheer en juridische risico’s beperken.
Conclusie: grip houden op contractmanagement als strategische meerwaarde
Als u zicht hebt op hoe uw bedrijf contracten in elke fase van de levenscyclus beheert, kunt u bepalen waar technologie u kan helpen om processen te structureren, de efficiëntie te vergroten en risico’s op tijd te beperken. Zo kunt u er niet alleen voor zorgen dat contracten worden uitgevoerd zoals bedoeld, maar kunt u proactief het bedrijf beschermen en als juridische afdeling een betere service verlenen aan het bedrijf.
Het resultaat: de juridische afdeling heeft alles 100% onder controle — met controle contractmanagement, contractbeheer optimaliseren en meetbare KPI’s contractmanagement die de waarde van strategisch contractbeheer aantonen.
Wilt u meer controle over contractmanagement, maar weet u niet waar u moet beginnen? In onze nieuwste whitepaper beschrijven we een aantal veelvoorkomende problemen van ad-hoc-contractmanagement en laten we zien hoe technologie de juridische afdeling kan helpen om weer controle over het proces te krijgen. Vraag vandaag nog uw gratis exemplaar aan!
