Samen werken aan documenten & dossiers
Juridisch27 januari, 2021

Samen werken aan documenten & dossiers: 7 voorbeelden van op afstand werken die mogelijk waren als u de software al in huis had.

De overstap naar werken op afstand is de afgelopen maanden in een stroomversnelling geraakt. Waar hiervoor de advocatuur als een kabbelende beek vooruitgang boekte is het nu een goed moment om te reflecteren. Hoe zag uw wereld eruit als u niet had geïnvesteerd in software voor dossierbeheer?

#1 Gelijktijdig bewerken

Voor: meerdere stakeholders proberen hetzelfde document tegelijkertijd te bewerken, maar krijgen te maken met meerdere versies van hetzelfde bestand, zonder dat duidelijk is welk bestand de laatste versie is.

Na: werk samen aan één versie van hetzelfde document waarbij alle wijzigingen in real time te zien zijn. Met behulp van samenwerkingstools voor documenten kunnen stakeholders in één omgeving aan hetzelfde document werken: wijzigingen in het document zijn direct zichtbaar voor alle stakeholders, ongeacht waar ze werken en op welk apparaat ze werken. Wijzigingen of opmerkingen kunnen worden ingevoerd nadat het document is aangemaakt of zelfs in real time. Bovendien wordt bij elke wijziging de historie aangegeven, zodat u kunt zien wie wanneer welke wijzigingen heeft voorgesteld en wie deze wijzigingen heeft geaccepteerd of afgewezen.

#2 Documenten bespreken

Voor: stakeholders wisselen meerdere e-mails uit over een document waarbij  aan het eind van de conversie de vraag is wie heeft welke aanpassingen doorgevoerd en wat zijn de gevolgen  van één aanpassing voor de overige paragrafen?

Na: Een jurist werkt met complexe documenten waar soms  intensief over moet worden overlegd met collega’s of derde. Dankzij samenwerkingstools voor documenten kunt u een conversatie voortzetten binnen de relevante context, direct in het bijbehorende tekstsegment. U kunt zelfs kiezen of u uw opmerkingen zichtbaar maakt voor iedereen die toegang heeft tot het document, of alleen voor specifieke stakeholders.

#3 Wijzigingen volgen

Voor: meerdere stakeholders brengen wijzigingen aan in documenten zonder dat iemand kan zien wat deze wijzigingen zijn, met als gevolg dat iedereen tijd kwijt is aan het vergelijken van versies en het handmatig zoeken naar wijzigingen.

Na: met behulp van goede software voor documentenbeheer kunnen alle stakeholders zien wat er is gewijzigd. Wijzigingen worden direct gemarkeerd in het bestand met als resultaat een aanzienlijk gestroomlijnder bewerkingsproces. Bovendien kunnen gebruikers oude versies van clausules bekijken en wijzigingen weer ongedaan maken, zelfs tot de allereerste versie. Wanneer bestanden worden geaudit en gevolgd, kunnen fouten eenvoudig ongedaan worden gemaakt.

#4 Werken met Word

Voor: Word is niet echt geschikt als meerdere mensen aan hetzelfde bestand moeten werken. Dit betekent dat stakeholders te maken krijgen met beperkingen bij het bewerken van documenten, wat tot vertragingen leidt.

Na: stakeholders kunnen zonder beperkingen in Word blijven werken als het is geïntegreerd in de samenwerkingstool voor documenten. Dankzij de intuïtieve import-/exportfuncties kunt u eenvoudig wijzigingen die u offline hebt gemaakt in het online document integreren. 

#5 Meerdere documenten vergelijken

Voor: meerdere stakeholders sturen meerdere documenten op met wijzigingen, zodat u niet alleen de wijzigingen moet zien te vinden, maar ook de verschillende versies met het originele document moet vergelijken. Dat is uren werk!

Na: met slimme samenwerkingstools voor documenten kunt u meerdere documenten met één klik vergelijken om te zien wie wat gewijzigd wil hebben. Dankzij de ingebouwde vergelijkingstechnologie kunt u met behulp van de samenwerkingstool voor documenten niet alleen zoveel Word-documenten als u wilt met elkaar vergelijken (peer review), maar kunt u ook in een paar seconden een rapport genereren met een overzicht van wie welke wijzigingen of toevoegingen heeft voorgesteld. De voorgestelde wijzigingen kunnen vervolgens eenvoudig worden doorgevoerd in het originele document.

#6 Toegangsrechten instellen

Voor: elke stakeholder die toegang heeft tot het document kan het bekijken en wijzigen, want Word biedt nauwelijks functionaliteit om toegangsrechten in te stellen.

Na: met een samenwerkingstool voor documenten kunt u rollen instellen voor stakeholders op basis waarvan ze kunnen bewerken en goedkeuren. Dankzij modulaire toegangsrechten, van leesrechten tot besluitvorming, in combinatie met veilige goedkeuringsfunctionaliteit voor individuele documenten of hele projecten, kunnen interne/externe partners of cliënten eenvoudig aan bestanden werken zonder risico's op het gebied van compliance.

#7 Gegevensbescherming

Voor: juridische documenten worden bewaard in verschillende mappen en gedeeld via e-mails en verschillende tools, met als risico dat informatie terechtkomt bij mensen die hiervoor niet geautoriseerd zijn.

Na: zolang de samenwerkingstool voor documenten is geïnstalleerd op een veilig cloudplatform en de leverancier kan garanderen dat uw documenten veilig zijn, kunt u uw documenten beschermen door ze in een veilige omgeving te bewaren. Bovendien hebt u de controle over toegang tot uw gegevens binnen het document zelf, zodat u er zeker van kunt zijn dat informatie alleen zichtbaar is voor geautoriseerde partijen.

 

Door het creëren van documenten te stroomlijnen met behulp van samenwerkingstools kunt u efficiënter en betrouwbaarder werken. En dat is essentieel, zeker in een tijd waarin de juridische sector zich aanpast aan een nieuwe manier van werken.

Bent u op zoek naar manieren om documentmanagement efficiënter te maken?
Download onze whitepaper Juridische technologie voor werken met documenten voor advocatenkantoren en juridische afdelingen en lees hoe u documentmanagement kunt optimaliseren dankzij slimme juridische technologie. Download uw exemplaar vandaag nog!
Download uw exemplaar
Gerelateerde onderwerpen bekijken
Juridische technologie
Altijd een stap vóór op de concurrentie met slimme juridische technologie
Met behulp van juridische technologie kunt u het documentproces holistisch optimaliseren en uw kennis duurzaam vastleggen.