5 eenvoudige contractmanagementrapporten die u kunnen helpen strategischer te handelen

Als General Counsel bent u onder andere verantwoordelijk voor het bijhouden van de potentiële risico's en kansen in het contractportfolio van uw bedrijf.Maar binnen bedrijven met grote contractportfolio's kan het bijhouden van de lifecycle van elk contract, van concept tot ondertekening, compliance en verlenging, enorm tijdrovend worden als u niet over de juiste rapporten beschikt.

De tijd die u besteedt aan het verzamelen van gegevens kunt u niet besteden aan een proactievere rol als General Counsel.Als General Counsel beschikt u over een enorme hoeveelheid informatie die heel waardevol kan zijn voor uzelf en uw bedrijf.Als u deze informatie snel kunt transformeren in nauwkeurige, betrouwbare rapporten, kunt u zich ontwikkelen van juridische adviseur tot strategische partner voor het bedrijf.

Het maakt niet uit welke informatie u nodig hebt: of het nu gaat om aflopende contracten, contracten die nog moeten worden ondertekend of contracten met specifieke kenmerken, u hebt deze gegevens altijd bij de hand.Dankzij gestructureerde rapporten over uw contracten kunt u essentiële informatie, zoals belangrijke contractdatums en andere kenmerken, snel oproepen en kunt u contracten sorteren op eigenaar, verantwoordelijke afdeling en tegenpartij, om zo snel beslissingen te kunnen nemen.
Voor meer informatie hierover, bekijk hoe u contracten beheert met onze oplossing.

Hieronder ziet u een aantal belangrijke contractrapporten die u snel zou moeten kunnen genereren:

1. Aflopende contracten

Een overzicht van alle contracten die binnen een bepaalde tijd aflopen (bijvoorbeeld binnen 90 dagen).Een samenvatting van de contracten die binnenkort aflopen, helpt u om tijdig te onderhandelen over gunstige contractvoorwaarden.Voor contracten die automatisch worden verlengd, kan de focus liggen op de uiteindelijke einddatum.Als u bovendien bepaalde contractkenmerken opneemt in het rapport, bijvoorbeeld contracten met automatische prijsverhogingen, kunt u de financiële afdeling er tijdig aan herinneren dat ze de juiste facturen moeten voorbereiden.

2. Conceptcontracten

Een overzicht van conceptcontracten kan u helpen controle te houden over contracten voordat ze actief worden.Door rapporten van conceptcontracten te genereren op eigenaar of afdeling bent u helemaal voorbereid op het controleren van de contractvoorwaarden en kunt u de compliance goed bijhouden.

3. Niet ondertekende contracten

Een overzicht van alle contracten die nog moeten worden ondertekend kan u helpen de knelpunten in uw contractlifecycle te identificeren.Als u precies weet welke contracten nog moeten worden ondertekend, kunt u de eigenaren van deze contracten een herinnering sturen om actie te ondernemen.

4. Actieve contracten

Een overzicht van de actieve contracten binnen het hele portfolio van het bedrijf kan u specifieke inzichten bieden over contractverantwoordelijkheden.Als u de contracten filtert op een bepaald kenmerk, bijvoorbeeld betaalmethode, kunt u inzicht bieden in de belangrijkste verplichtingen van contracten in het complete portfolio van het bedrijf.

5. Inactieve contracten

Ook jaren nadat een contract is beëindigd, kunnen er nog juridische problemen ontstaan.Dan is het cruciaal dat u rapporten kunt genereren van inactieve contracten uit een bepaalde periode in het verleden met een bepaalde persoon of specifieke tegenpartij, zodat u de problemen snel kunt oplossen met een positief resultaat voor uw bedrijf.Een overzicht van inactieve contracten kan u ook helpen inefficiënties in de contractworkflow te identificeren, bijvoorbeeld wanneer er niet op tijd opnieuw is onderhandeld over de voorwaarden of als er sprake is van commerciële beperkingen, zoals betalingsvoorwaarden.

Consistente rapporten kunnen u helpen potentiële risico's en kansen in uw contracten te identificeren, maar ze kunnen ook handig zijn voor andere juridische kwesties, zoals compliance, claims en management van rechtspersonen.Wilt u een volledig overzicht van de rapporten en key performance indicators die elke GC zou moeten bijhouden? Lees hoe Legisway u kan helpen betrouwbare rapporten te genereren en KPI's te volgen.