Komt uw juridische afdeling in de problemen door inefficiënt contractmanagement?
Inefficiënt contractmanagement kan overbelaste juridische afdelingen in de problemen brengen. Maar het is niet alleen een kwestie van verspilde tijd. Slecht contractmanagement kan een bedrijf ook veel geld kosten.
Volgens de International Association for Contract and Commercial Management (IACCM) kan inefficiënt contractmanagement bedrijven tot 9% van hun jaaromzet kosten. Inefficiënte processen kunnen leiden tot financiële verliezen als gevolg van vertraagde onderhandelingen, onenigheid over de scope van het contract, ongeschikte contractstructuren, slechte prestaties en/of gemiste deadlines voor verlenging. Al deze problemen kunnen worden voorkomen met effectiever contractmanagement.
De juridische afdeling speelt een belangrijke rol in het garanderen dat contracten bedrijfsresultaten verbeteren, beschermen tegen verliezen en voldoen aan de verwachtingen. Om deze belofte waar te maken, moeten processen ervoor zorgen dat de juridische afdeling zichtbaar is gedurende de hele levenscyclus van contracten, zodat de afdeling de kwaliteit van contracten kan verbeteren en risico's tot een minimum kan beperken.
Inefficiënt contractmanagement oplossen
Effectief contractmanagement is een integrale functie voor elke juridische afdeling. Veel bedrijven maken echter nog steeds gebruik van traditionele methoden voor contractmanagement, zoals printen, ondertekenen, scannen en archiveren, waardoor de juridische afdeling haar opdracht niet kan uitvoeren.
Als uw contracten bijvoorbeeld niet digitaal op een centrale locatie zijn opgeslagen, is het onmogelijk om een nauwkeurig overzicht te houden van alle contractgegevens. Als u niet weet waar uw contracten zich bevinden, hoe kunt u dan ooit 100% zeker zijn hoeveel contracten u hebt en wanneer ze aflopen? Voor veel juridische afdelingen geldt dat contracten overal verspreid zijn, zonder dat iemand er verantwoordelijk voor is. Volgens Faulker Information Services wordt meer dan 10% van de contracten verkeerd beheerd en kost dit bedrijven tijd en geld.
Traditionele methoden leiden ook tot minder controle. Als processen voor contracten niet goed zijn gedefinieerd, kunnen andere afdelingen verantwoordelijkheden overnemen van de juridische afdelingen om knelpunten te voorkomen. Als Procurement bijvoorbeeld contracten opstelt op basis van verouderde sjablonen, dan is de kans groot dat ze per ongeluk een belangrijke voorwaarde vergeten of verwijderen. Dit risico kan worden voorkomen met tools voor het samenvoegen van documenten waarmee contracten kunnen worden gegenereerd die zijn goedgekeurd door de juridische afdeling en “klaar zijn voor ondertekening”.
Daarnaast kunnen cloud-based samenwerkingstools en elektronische handtekeningen helpen om processen te versnellen die vaak voor vertragingen zorgen in onderhandelingen en goedkeuring. Het versturen van conceptcontracten per koerier is zonde van de tijd en het geld. E-handtekeningen zijn tegenwoordig rechtsgeldig, dus er is geen enkele reden meer om nog langer met papieren processen te werken.
Samengevat kan het digitaliseren van uw contractmanagement elke fase in de levenscyclus van contracten efficiënter maken. Als u dit leest, bevindt u zich waarschijnlijk in de perfecte positie om deze transformatie tot stand te brengen. Misschien weet u gewoon nog niet waar u moet beginnen?
In onze nieuwste whitepaper beschrijven we vijf scenario's die vaak voorkomen in bedrijven met ad-hoc-contractmanagement en laten we zien hoe technologie de juridische afdeling kan helpen om weer controle over het proces te krijgen. Door processen te digitaliseren en meer samenwerkingstools in te zetten, zult u zien dat de juridische afdeling zichzelf zichtbaarder kan maken bij contractmanagement en effectiever en efficiënter kan werken.
