De tijd van pdf-facturen loopt ten einde. Binnen Europa wordt e-factureren, oftewel e-invoicing, de standaard. In sommige landen, zoals Duitsland en België, zelfs al vanaf 2025 en 2026. Ook in Nederland ontkomt geen enkel bedrijf eraan: volgens de Europese ViDA-regels wordt e-factureren uiterlijk per 1 juli 2030 verplicht voor zakelijke en grensoverschrijdende transacties binnen de EU. Of je nu accountant bent die klanten begeleidt, of ondernemer die zelf facturen verstuurt: dit raakt iedereen. In deze blog lees je hoe je in vier stappen voorbereid bent.
Wat bedoelen we met e-invoicing?
E-invoicing is een factuur met daarbij een XML-bestand (ook wel CII of eFFF, of in Nederland UBL) die automatisch door boekhoudsoftware kan worden ingelezen en verwerkt. Dat scheelt tijd en voorkomt fouten bij het overtypen van gegevens. In Nederland verloopt de verzending van e-facturen aan de overheid via het Peppol-netwerk, dat is gekoppeld aan Digipoort. Daardoor komen facturen direct in het juiste systeem terecht.
Steeds meer landen en sectoren schakelen inmiddels volledig over. Ook in Nederland is het slechts een kwestie van tijd: volgens de Europese ViDA-regels moeten alle organisaties uiterlijk per 1 juli 2030 elektronisch factureren binnen de EU voor grensoverschrijdende transacties. Elke lidstaat is vrij om te bepalen of ze het ook voor binnenlandse transacties en/of btw-afdracht willen invoeren. Dit is geen verplichting. Nederland heeft hierover nog geen beslissing genomen.De pdf-facturen die onder de ViDA-regels vallen verdwijnen stap-voor-stap uit beeld. In de zorg wordt al volop digitaal gefactureerd: ruim 40% van de instellingen gebruikt e-facturen. Voor B2B wordt Peppol zeer waarschijnlijk de standaard, omdat het nu al door de overheid en veel bedrijven wordt gebruikt en goed aansluit op de EU-vereisten.
Hoe pak je de overstap naar e-invoicing aan?
De Europese verplichting voor e-invoicing komt dichterbij, terwijl in landen om ons heen de overstap al in volle gang is. Dit is een goed moment om je op het onderwerp te oriënteren en voor te bereiden waar dit mogelijk is. In vier duidelijke stappen laat je zien hoe je deze overgang gestructureerd en succesvol aanpakt.Stap 1: analyseer de huidige facturatieprocessen
Voordat je de overstap naar e-invoicing maakt, is het belangrijk om eerst goed te kijken naar facturatieprocessen van je eigen bedrijf en dat van je klanten. Hoe worden facturen opgesteld, verzonden en verwerkt? En op welke punten ontstaan fouten of vertraging? Zo krijg je zicht op de voordelen en verbeteringen die e-invoicing gaan opleveren.Stap 2: begrijp het belang van e-invoicing
Welke voordelen levert e-invoicing op?
- Verlagen barrières tussen EU-lidstaten: facturen worden gestandaardiseerd tussen landen gedeeld. Dit heeft een positieve invloed op de werking van de interne Europese digitale markt.
- Lagere administratieve kosten: minder handmatig werk en correcties.
- Betere cashflow: facturen worden naar verwachting sneller goedgekeurd en betaald.
- Minder fouten en minder kans op spookfacturen dankzij automatische controles.
- Eerlijke concurrentie: door het gebruik van het Peppol-adresboek zijn alle gegevens bekend van klanten en leveranciers en voor iedereen toegankelijk.
- Compliance nu en later: voorbereid op toekomstige verplichtingen.
Stap 3: kies een oplossing die bij jou of bij je klant past
Ga in gesprek met je softwareleverancier of accountant om te begrijpen welke stappen nodig zijn om straks compliant te zijn. Veel systemen, zoals Twinfield Boekhouden en Basecone, werken momenteel aan integraties en functionaliteiten voor e-invoicing. Voor accountants: biedt klanten inzicht in de opties en help hen vooruit te plannen. Voor ondernemers: vraag om duidelijke uitleg en ondersteuning, zodat je weet wat er nodig is om straks soepel over te stappen.
Stap 4: implementeer en train
Zodra de oplossing is gekozen, zorg je voor een plan van aanpak, technische inrichting, training en een pilotfase. Begin klein, monitor resultaten en schaal op. Zo maak je de overstap beheersbaar en succesvol.
- Voorbereiding: bepaal wie welke rol heeft in het proces, zo voorkom je onduidelijkheid over verantwoordelijkheden.
- Technische inrichting: activeer - als voor deze standaard wordt gekozen – de Peppol-verbindingen, stel validaties in, maak templates en test met een set facturen die passen bij de dagelijkse praktijk, inclusief enkele uitzonderingen.
- Training & adoptie: korte workshop of handleiding per rol; laat zien hoe een e-factuur eruitziet, hoe je afwijzingen corrigeert en hoe de status te volgen is.
- Go-live & nazorg: begin met een pilotgroep, monitor doorlooptijden en foutpercentages en plan een evaluatiemoment na 2 tot 4 weken.
E-invoicing: een win win voor accountants en bedrijven
De overstap naar e-invoicing biedt voordelen voor iedereen: minder handwerk, minder fouten en sneller betaalde facturen. Voor accountants betekent het schonere data en meer grip; voor ondernemers betere cashflow en minder administratieve lasten. Meer lezen over dit onderwerp? Eerder schreven wij het blog e-invoicing in Nederland, wat betekent het?
