Dijksterhuis versterkt klantcontact met hulp van Basecone

Al ruim 25 jaar draait het bij Dijksterhuis Accountants- en Advieskantoor om de mensen achter de cijfers. Klanten lopen er letterlijk binnen met vragen en weten precies bij wie ze moeten zijn. Tegelijkertijd zet het kantoor vol in op automatisering. Geen tegenstelling, maar juist een versterking van hun persoonlijke aanpak.

Dankzij Basecone creëert het kantoor meer tijd gedurende het jaar om met klanten in gesprek te gaan. “In die tijdwinst zit voor ons de echte waarde,” vertelt Milan, manager Accounting & Automatisering. Door processen te standaardiseren en slim te automatiseren, verschuift de focus van handmatig werk naar advies en vooruitkijken. In deze klantcase lees je hoe Dijksterhuis technologie inzet om het persoonlijk contact juist te versterken en niet te vervangen.

Automatiseren met een doel

Bij Dijksterhuis staat automatisering nooit los van het persoonlijke contact met klanten. Basecone ondersteunt die balans. “De eerste stap in procesoptimalisatie is kijken of we onze tools optimaal benutten," vertelt Milan. “Eerder had iedereen hier een eigen werkwijze, met soms zelfs verschillende tools. We standaardiseren dit zodat iedereen op dezelfde manier werkt.” Die standaardisatie zorgt voor rust en continuïteit. Collega’s kunnen elkaars werk overnemen wanneer dat nodig is. Voor klanten betekent dat stabiliteit: het werk ligt niet stil bij ziekte of vakantie. Intern verlaagt het de werkdruk en creëert het duidelijkheid.
Maar automatiseren is voor Milan geen doel op zich. Het moet waarde opleveren voor de klant. “Door te automatiseren winnen we tijd die we in frequent klantcontact kunnen investeren. We bespreken vaak de actuele stand van zaken met onze klanten. Hierdoor hebben ondernemers meer inzicht in de cijfers en krijgen ze de ruimte om te sparren over belangrijke beslissingen.”

Snel kunnen meedenken

Dat verschil werd pijnlijk duidelijk in een situatie van een paar jaar geleden. “Een paar jaar geleden vertelde een klant pas achteraf dat hij een flinke investering had gedaan. Helaas bleek dat niet zo handig geregeld, wat financieel niet in het voordeel werkte.”  Vandaag ziet de situatie er anders uit. Dankzij een realtime en overzichtelijke administratie kunnen Milan en zijn collega’s sneller meedenken. “Toevallig hoorde ik laatst dat diezelfde klant opnieuw wilde investeren. Dit keer konden we direct adviseren over het plan, waardoor het hele proces probleemloos verliep.”

Inzicht smaakt beter met pizza

Automatiseren is bij Dijksterhuis een proces dat zich continu blijft ontwikkelen. Om die voortgang voor het team zichtbaar te maken en collega’s hierin mee te nemen, organiseert Milan ieder kwartaal een zogenoemd pizza-overleg. “Hierin laat ik zien welke verbeteringen we hebben geboekt,” zegt Milan. "Bijvoorbeeld hoeveel facturen er automatisch zijn verwerkt en hoeveel tijd dat heeft bespaard. Daarnaast bespreken we de aandachtspunten voor het komende kwartaal.” 

Automatisering niet meer weg te denken

“Onder de collega’s die facturen boeken is er echt een wedstrijdje ontstaan,” zegt Milan met een glimlach. “Iedereen wil de meeste facturen automatisch verwerkt hebben. Dat motiveert enorm, want je ziet direct hoeveel stappen we samen zetten in het automatiseren.” De aanvankelijke twijfel over het werken met nieuwe software is inmiddels verdwenen. Automatisering is hierdoor niet meer weg te denken van de werkvloer. En met een beetje gezonde competitie en pizza wordt het extra leuk om er samen aan te werken.

Een partner die meedenkt

Dat automatiseren bij Dijksterhuis zo goed werkt, komt niet alleen door de software zelf. Het succes zit ook in het contact met Basecone. Voor Milan is dat een belangrijk onderdeel van de samenwerking. “Je moet altijd open blijven staan voor verbetering,” zegt hij. “Dat geldt voor ons, maar ook voor Basecone zelf.” Tijdens gesprekken met de Customer Success Manager van Basecone laat Milan geregeld zien wat andere softwarepakketten goed doen. “Die feedback wordt echt serieus genomen. En wat ik prettig vind: ze koppelen ook terug wat ze ermee doen. Dat maakt het contact waardevol, je merkt dat ze echt willen meebewegen.”

Inzicht in patronen in de administratie

De samenwerking geeft daarnaast beter inzicht in wat er elke dag op de werkvloer gebeurt. Met realtime statistieken en analyses krijgt Milan zicht op patronen in de administratie. Door deze inzichten te combineren met Power BI kan hij bijvoorbeeld zien welke klanten hun facturen vooral in piekperiodes aanleveren. Op basis daarvan communiceert hij met klanten om aanlevermomenten beter te spreiden. Zo vermindert hij pieken in de administratie, verlaagt de werkdruk voor het team en blijft er meer ruimte voor persoonlijk contact.

Vooruitkijken zonder persoonlijk contact te verliezen

Met een innovatieve mindset kijkt Dijksterhuis continu vooruit. Nieuwe technologieën zoals AI spelen daarin een steeds grotere rol. “Wij richten ons op nieuwe technologieën zoals AI om onze dienstverlening nog verder te verbeteren,” zegt Milan. Tegelijkertijd verliezen we het persoonlijke contact nooit uit het oog. Hoe digitaal we ook werken, uiteindelijk draait het om de mensen achter de cijfers, onze klanten én onze collega’s.’’
En juist daarin zit de kracht van hun aanpak. Door slim te automatiseren met Basecone ontstaat er ruimte voor wat echt waarde toevoegt: vaker in gesprek met klanten, eerder adviseren en samen vooruitkijken. Technologie vervangt het contact niet, maar versterkt het.

Meer weten?

De ervaring van Dijksterhuis laat zien dat automatisering en persoonlijk advies elkaar niet uitsluiten, ze maken elkaar sterker. Wil jij ook meer tijd creëren voor klantcontact zonder grip te verliezen op je administratie? Ontdek wat Basecone voor jouw kantoor kan betekenen en neem gerust contact met ons op. We denken graag met je mee.