Se il disclosure management è il processo che un’azienda deve seguire per gestire i dati, rispettare i regolamenti e preparare l’informativa per i report pubblici, si parla di collaborative disclosure management quando i contributori dei vari dipartimenti, regioni e settori operativi possono portare a termine il proprio contributo utilizzando funzioni che individuano, supportano e ottimizzano la natura collaborativa del processo di disclosure. Tipicamente, il collaborative disclosure management richiede l’utilizzo di un software che:
- Unifichi i processi di disclosure in un unico sistema (raccolta dati, consolidamento, reporting e analisi) data collection, consolidation, reporting and analysis)
- Fornisca ai vari contributori un unico database contenente informazioni sulla performance, tra cui dati finanziari e operativi
- Permetta ai contributori di lavorare simultaneamente anche all’interno di un unico documento e di comunicare tra loro
- Fornisca ai manager un tracciato audit e un registro di tutte le attività svolte dai contributori, fino a livello di metadati
- Riduca i “colli di bottiglia” e il rischio di mancato rispetto delle scadenze
- Mantenga i contributori allineati e i dirigenti finanziari sempre informati tramite un workflow di processo e un sistema di approvazione tra i sistemi
Il Collaborative disclosure management è importante per le imprese poichè, unendo processi e persone, ottimizza un processo di disclosure management altrimenti frammentato. Grazie alla tracciabilità delle comunicazioni, a dati finanziari sempre aggiornati, all’automatizzazione dell’aggiornamento dei dati, a una versione unica dei report e al controllo delle attività dei contributori, i processi di disclosure non solo sono più accurati ma vengono prodotti più rapidamente e con minori preoccupazioni.