Ma l’OTP non è un problema del team tax, piuttosto che del team finance?
Come molti processi tax, come il BEPS Pillar II e la determinazione delle imposte, l’Operational Transfer Pricing (OTP) è un processo intersettoriale che si basa fortemente sul finance per l’esecuzione.
Mentre i team tax definiscono le regole di prezzo, incluse le percentuali di ricarico e i margini target, è il finance che ha la responsabilità di mettere in pratica queste regole. Il finance deve gestire:
- ERP inputs: garantire che vengano applicati i corretti prezzi di trasferimento
- Chiusure mensili: registrare e rettificare i ricavi intercompany
- Consolidation: effettuare le eliminazioni intercompany per bilanciare i conti
- Pianificazione: applicare i prezzi di trasferimento a budget e forecast e rivedere i risultati effettivi
- Errori: gestire dichiarazioni errate, rettifiche tardive, discrepanze nelle registrazioni intercompany e problemi di audit
Secondo PwC, il 45% delle aziende valuta la propria automazione del transfer pricing come inferiore all’ottimale. Crediamo che questo indichi chiaramente la necessità di un maggiore coinvolgimento del finance.
Da dove nasce il rischio OTP? E perché il rischio sta crescendo?
Come per la maggior parte dei processi finanziari, i rischi dell’OTP originano a livello di dati. Quando l’OTP viene eseguito manualmente, cella per cella nei fogli di calcolo, gli errori sono inevitabili.
Come osserva PwC “Molti calcoli di transfer pricing si basano su sistemi frammentati e soluzioni manuali, con conseguenti estrazioni ripetute di dati, addebiti duplicati e rettifiche manuali. Queste inefficienze possono rallentare la chiusura finanziaria, aumentare il rischio di errori e rendere più difficile gestire in modo coerente le transazioni intercompany tra diverse giurisdizioni.”
Quali sono esattamente i rischi? Ecco i più critici:
Errori di imput
I fogli di calcolo sono vulnerabili a errori di inserimento dati, problemi di controllo delle versioni e difficili da validare, il che li rende poco adatti agli audit. Anche un piccolo errore di battitura può avere impatti che si propagano nei bilanci, nel conto economico, nelle previsioni, nei piani e nelle decisioni strategiche.
Distorsione del conto economico e dei margini
Se i prezzi di trasferimento non vengono applicati a condizioni di libera concorrenza, le autorità fiscali possono contestarli, esponendo l’azienda a rettifiche e sanzioni che, nei casi estremi, possono arrivare fino al 40%. Se non individuato tempestivamente, un transfer pricing errato può distorcere il conto economico e i margini sia a livello geografico che di prodotto.
Chisura ritardata
L’OTP richiede rettifiche durante tutto l’anno, non solo a fine esercizio. Rettifiche applicate in modo errato creano sfide di riconciliazione che impattano significativamente i processi di consolidamento e intercompany, soprattutto quando gestite manualmente. Alcuni team finance hanno riportato casi in cui una singola riconciliazione intercompany ha richiesto più di quattro ore al giorno.
Rettifiche non pianificate
Quando l’OTP non è monitorato o gli errori non vengono corretti, diventano necessarie grandi rettifiche di fine anno. Queste sono estremamente dispendiose in termini di tempo per team finance già sovraccarichi e possono comportare modifiche alle dichiarazioni fiscali, impatti imprevisti sul cambio, previsioni alterate e dati di profitto inaccurati.
Problemi di previsione e budgeting
Prezzi scorretti generano margini distorti, sanzioni e problemi di previsione che impattano direttamente sul risultato netto. Quando i pagamenti effettivi di trasferimento non riflettono la policy, il risultato può essere una falsa redditività a livello di business unit, rettifiche che cancellano i profitti attesi, oltre a sanzioni, interessi o doppia imposizione.
Perdita di profitto
Prezzi scorretti generano margini distorti, sanzioni e problemi di previsione che impattano direttamente sul risultato netto. Quando i pagamenti effettivi di trasferimento non riflettono la policy, il risultato può essere una falsa redditività a livello di business unit, rettifiche che cancellano i profitti attesi, oltre a sanzioni, interessi o doppia imposizione.
Problemi di Audit
Prezzi di trasferimento incoerenti creano segnali d’allarme sia per i revisori fiscali che finanziari. Sul fronte tax, discrepanze tra policy e transazioni effettive possono portare a non conformità, con conseguenti rettifiche retroattive significative e maggiore attenzione in sede di audit.
Sul fronte finance, debolezze materiali e errori nei bilanci possono comportare rettifiche o persino la ripresentazione dei bilanci. Con la crescente complessità delle normative fiscali globali, le sfide di conformità si intensificheranno, aumentando ulteriormente il rischio di audit.
Prendi il controllo dell'OTP con un approccio Finance-first
Il miglior OTP è l'OTP orientato al Finance. L’OTP ha conseguenze significative sugli imperativi finanziari, dalla redditività alla pianificazione e al budgeting, fino alla consolidazione e al closing. Crediamo che i processi OTP debbano sfruttare le stesse capacità di intelligenza finanziaria che alimentano altre attività critiche di Corporate Performance Management, come la pianificazione ESG e la contabilità dei leasing.
Quando si pianifica una trasformazione OTP, è importante implementare un processo che:
- Colleghi l’OTP alla pianificazione e ai dati reali: Collegare l’OTP ai dati effettivi garantisce che il conto economico rifletta ciò che è realmente accaduto, evitando inflazione o perdita artificiale di profitti, rettifiche inutili e analisi poco affidabili. Con l’OTP integrato nella pianificazione, il finance può creare piani di costo di trasferimento e allocare i profitti basandosi sui dati reali, non su stime, assicurando piani accurati e profitti veritieri.
- Integri l’OTP nel processo di chiusura e consolidamento: Integrare l’OTP nei processi di consolidamento garantisce che sia i bilanci operativi sia quelli consolidati applichino una logica di prezzo coerente. L’automazione nel consolidamento riduce le rettifiche e le riconciliazioni manuali. L’automazione della chiusura può gestire rettifiche e allocazioni allineate ai cicli di chiusura esistenti, utilizzando dati di transfer pricing controllati.
- Allinei tax e finance: I team tax stabiliscono le regole di transfer pricing, e il finance deve comprenderle chiaramente e applicarle nelle transazioni quotidiane, nella reportistica e nel conto economico. Una piattaforma software unificata con workflow che supportano sia la definizione delle policy fiscali sia l’esecuzione finance favorisce l’allineamento, garantendo che i bilanci riflettano la realtà economica, mantengano la conformità e mostrino la vera redditività.
- Offra visibilità su margini e transfer pricing: Una visibilità in tempo reale sul transfer pricing aiuta il finance a monitorare da vicino le transazioni intercompany, assicurando che i prezzi rimangano a valori di mercato e che gli errori vengano rilevati e corretti tempestivamente. Idealmente, questa visibilità dovrebbe estendersi fino al livello di prodotto, stabilimento e entità legale per coprire tutte le esigenze del finance.
- Sia pronta per l’audit: La conformità alle normative OCSE e locali è solo l’inizio del controllo fiscale. Mantenere una traccia verificabile di come i prezzi di trasferimento sono stati calcolati, applicati e riconciliati — dalla definizione delle policy alle scritture contabili — è fondamentale per dimostrare la conformità alle politiche stabilite. Un audit trail automatizzato cattura ogni dettaglio, rendendo più semplice per i team finance supportare gli audit e per i revisori ottenere rapidamente chiarezza.
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