Datenschutzinformation nach Artikel 13 Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Wir freuen uns über Ihr Interesse für unsere Produkte und Leistungen. Nach Maßgabe des Art. 13, 14 DSGVO stellt Ihnen die Wolters Kluwer Legal Software Deutschland GmbH (nachfolgend auch „wir“, „uns“, „Verantwortlicher“ o.ä.) die nachfolgenden Informationen zur Verfügung

1 Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

1.1 Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:

Wolters Kluwer Legal Software Deutschland GmbH
Wolters-Kluwer-Straße 1
50354 Hürth

Telefonnummer: 02233 / 2055-000
E-Mail: service.softWIRD-ENTFERNT[email protected]

1.2 Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Der Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist:

TÜV Informationstechnik GmbH
Unternehmensgruppe TÜV NORDIT Security
Business Security & Privacy
Am TÜV 1
45307 Essen

Telefonnummer: 0201 - 8999-899
E-Mail: dWIRD-ENTFERNT[email protected]

2 Allgemeines zur Datenverarbeitung

2.1 Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Für das (initiale) Speichern und/oder Auslesen von Daten von Ihrem Endgerät, die unbedingt erforderlich sind, damit wir Ihnen unsere Website/Produkte und die von Ihnen gewünschten Funktionen zur Verfügung stellen können, ist die Rechtsgrundlage § 25 Abs. 2 Nr. 1 TDDDG.

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dienen § 25 Abs. 1 TDDDG (für das initiale Auslesen/Speichern von Daten auf Endgeräten, die nicht unbedingt technisch erforderlich sind, z.B. im Falle von Cookies) und Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DSGVO (z.B. für nachgelagerte Verarbeitungen wie Analyse und Tracking) als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten. Ihre Einwilligung umfasst dabei in der Regel – insbesondere bei Cookies und ähnlichen Tools – sowohl die Verarbeitung nach dem TDDDG als auch nach der DSGVO.

Für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten zum Zweck der Erfüllung eines Vertrages ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b) DSGVO. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind. Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (z.B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten) erforderlich ist, der unser Unternehmen unterliegt, dient Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO als Rechtsgrundlage. Für den Fall, dass lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen, dient Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. d) DSGVO als Rechtsgrundlage.

Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens oder eines Dritten erforderlich und überwiegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen das erstgenannte Interesse nicht, so dient Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

2.2 Datenlöschung und Speicherdauer

Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus dann erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen unser Unternehmen unterliegt, vorgesehen wurde (z.B. gesetzliche Aufbewahrungsfristen). Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht. Im Falle von Rechtsstreitigkeiten können spezielle gesetzliche Vorschriften eine längere Aufbewahrungsdauer erfordern, wie z.B. die Einhaltung der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) beträgt die regelmäßige Verjährungsfrist von Ansprüchen zwischen einem und drei Jahren, kann aber auch bis zu dreißig Jahren betragen.

3 Einsatz von Analysetools zur Nutzungsanalyse

3.1 Produkte, bei denen Analysetools zur Nutzungsanalyse eingesetzt werden

Analysetools zur Nutzungsanalyse werden bei den folgenden Produkten eingesetzt:

• AnNoText
• DictNow
• TriNotar

3.2 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Für die Analyse der Nutzung setzen wir das Tool Revenera Usage Intelligence der Flexera Software Limited ein und erheben dabei die folgenden Daten:

Systemdaten

• Arbeitsspeichergröße
• Betriebssystem (Windows 10, 11, etc.)
• Office Version
• Betriebssystem-Architektur (32- oder 64-Bit Betriebssystem)
• CPU-Architektur (32- oder 64-Bit Prozessor)
• CPU-Anzahl
• CPU-Kern-Anzahl
• CPU-Name
• ClientID
• Lizenznummer
• GPU-Name (Name der Grafikkarte)
• Information, ob das System über eine Batterie verfügt (trifft i.d.R. nur auf Laptops zu)
• Installierte .NET-Framework-Versionen
• MAC-Adresse der Netzwerkkarte
• Monitor-Anzahl
• Monitor-Auflösung
• Produkt samt eingesetzter Version
• Spracheinstellungen (deutsch, englisch, niederländisch, etc.)
• Systemart (Desktop-PC, Laptop)
• Zeitzone

Nutzungsdaten

• Öffnen der Anwendung
• Schließen der Anwendung
• Wie oft wurde eine Funktion genutzt oder eine bestimmte Option der Funktion ausgewählt. Als Beispiel kann hierzu der Ausdruck einer Rechnung genannt werden. Es wird z.B. gezählt, wie oft die Funktion zum Ausdrucken vom Anwender aufgerufen wurde und welcher Typ von Anlage für den Ausdruck verwendet wurde (Hochformat, Querformat, mit Linien oder ohne Linien). Es wird jedoch nicht erhoben, welche Daten in den Rechnungen enthalten sind, also z.B. Rechnungsbetrag, Rechnungsempfänger oder abgerechnete Zeiteinträge.

Weitere Daten als die oben aufgeführten Daten werden nicht an uns übermittelt. Insbesondere werden keinerlei personenbezogene Daten der einzelnen Anwender (z.B. Name, Ort, Registrierungs-Schlüssel, Client-IP-Adresse) übermittelt. Eine – auch nachträgliche – Zuordnung der an uns übermittelten Daten zu einzelnen Nutzern ist nicht möglich.

Die Übermittlung der vorgenannten Daten erfolgt automatisch. Die Übermittlung findet in der Regel einmal pro Sitzung beim Beenden der Anwendung statt.

Die Datenübermittlung erfolgt stets verschlüsselt per https. Die Daten werden bis zu ihrer Übertragung unverschlüsselt auf der Festplatte des jeweiligen PCs eines Anwenders gespeichert. Jeder Anwender hat hierdurch die Möglichkeit, genau zu analysieren und festzustellen, dass keine personenbezogenen Daten übertragen werden.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO.

3.3 Zweck der Datenverarbeitung

Der Einsatz von Analysetools dient der Verbesserung unserer Produkte unter anderem im Hinblick auf Nutzerfreundlichkeit, Effektivität und Sicherheit. Hierzu benötigen wir Informationen über die in Ihrer Kanzlei vorhandene Hard- und Software und das Nutzungsverhalten der Anwender. In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO.

3.4 Dauer der Speicherung

3.5 Widerspruchsmöglichkeit

Sofern sie mit dieser Datenerhebung nicht einverstanden sind, können die Kunden in der Administration des jeweiligen Produktes die Übermittlung für alle Arbeitsplätze zentral abschalten.

4 Einsatz von Analysetools zur Fehlerbehebung „Crash Reporting“

4.1 Produkte, bei denen Analysetools zur Fehlerbehebung eingesetzt werden

Analysetools zur Fehlerbehebung werden bei den folgenden Produkten eingesetzt:

• AnNoText
• DictNow
• TriNotar

4.2 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Für die Absturzberichtsübermittlung („Crash Reporting“) setzen wir setzen das Produkt BugSplat der BugSplat, LLC ein.

Die Übermittlung von Daten erfolgt nur dann, wenn der Anwender im jeweiligen Einzelfall der Übermittlung zustimmt. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO.

Welche Daten sammelt BugSplat von Anwendern?
Die Daten umfassen unter anderem: Computerstatusinformationen, Informationen, die sich darauf beziehen, wie eine Anwendung funktioniert, den Typ der verwendeten Computerhardware, das verwendete Betriebssystem, die externe IP-Adresse sowie die Lizenznummer. Zusätzlich kann uns der Anwender freiwillig personenbezogene Daten und ein Feedback zur Verfügung stellen. Hierzu bietet die Übermittlungsplattform entsprechende Eingabefelder (Name, E-Mail-Adresse, Fehlerbeschreibung) an.

Wie nutzt BugSplat die gesammelten Informationen?
Für die Daten, die BugSplat über die Aktivitäten der Anwender und die die Anwender ggf. hierüber zur Verfügung stellen, ist ausschließlich die Wolters Kluwer Deutschland GmbH verantwortlich, nicht die BugSplat, LLC. Die gesammelten Daten und Informationen werden verwendet, um unseren Entwicklern einen Einblick in die Funktionalität und den Umgang mit ihren Anwendungen zu geben, einschließlich auftretender Probleme. Die BugSplat, LLC selbst sammelt nichtpersonenbezogene Daten und Informationen, die aggregiert und anonymisiert werden. Solche aggregierten und anonymisierten Informationen werden von BugSplat, LLC verwendet, um (i) die Dienste zu verbessern, (ii) eine Analyse von Trends oder Verhaltensweisen und (iii) andere ähnliche Verwendungen zu erstellen, jedoch immer in einer aggregierten und anonymen Weise.

Gibt es eine Möglichkeit, dass Anwender die Erfassung von Daten und Informationen verhindern können?
/ Ja, der Anwender kann vor der Versendung des Absturzberichts seine Einwilligung in die Übermittlung der Daten verweigern.

5 Fernwartung / Remote Support

5.1 Produkte, bei denen eine Fernwartung durchgeführt werden kann

Die Fernwartungsfunktion ist in folgenden Produkten möglich:

• AnNoText
• DictNow
• TriNotar
• Kleos
• Winra
• Legisway

5.2 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Für die Fernwartung / Remote Support setzen wir das Werkzeug TeamViewer der TeamViewer GmbH ein. Eine Remote-Sitzung dient dazu, Ihnen Software-Support zur Verfügung stellen zu können und erfordert immer die aktive vorherige Einwilligung durch den einzelnen Anwender. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO.

Die Fernwartung selbst wird durch Support-Mitarbeiter der Wolters Kluwer Legal Software Deutschland GmbH oder durch Mitarbeiter von Partnerunternehmen durchgeführt. Während der Remote-Sitzung kann es notwendig sein, dass dieser Support-Mitarbeiter Software- und Hardwareinformationen des Anwenders zu Analysezwecken und anschließender Problemlösung abrufen muss. Diese Informationen können Log-, Konfigurations- und Sicherungsdateien, Dateien, Dokumente und Betriebssysteminformationen umfassen.

Während der Remote-Sitzung können auch einige automatisierte Software-Tools ausgeführt werden. Diese sammeln zwar mehr Informationen als zur Behebung der Störung selbst benötigt werden, ermöglichen allerdings die Automatisierung und Beschleunigung des Software-Supports. Der Support-Mitarbeiter erhält Zugriff auf Ihren Monitor, einschließlich der Desktop-Symbole, Hintergrundbilder und auf andere Daten wie z.B. offene Konversationen im E-Mail-Client, Dokumente, die in der zu untersuchenden Software oder im Dateisystem Ihres Computers verfügbar sind.

Andere Software-Programme als die von der Wolters Kluwer Legal Software  Deutschland GmbH lizensierten Programme, die ebenfalls auf Ihrem Computer installiert sind, können ebenfalls einer Analyse unterzogen werden, um beurteilen zu können, ob ihr Zusammenspiel bzw. die Wechselwirkung die Ursache der Störung sein könnte.

Die Wolters Kluwer Legal Software Deutschland GmbH wird diese Daten ausschließlich zum Zweck der Lösung der gemeldeten Störung nutzen. Eine Weiterleitung an Dritte erfolgt nicht bzw. nur aufgrund einer Einwilligung des Kunden und ebenfalls nur zu dem Zweck, Hilfe zu leisten und die gemeldete Störung zu lösen. Die abgerufenen Daten werden nur für die Zeit gespeichert, die benötigt wird, um Hilfestellung zu leisten und die Störung zu lösen.

Es wird empfohlen, alle Dateien zu schließen, die nicht geteilt werden sollen oder nicht für andere Personen bestimmt sind, bevor der Anwender die Remoteunterstützung annimmt.

6 Informationen zur Verarbeitung von Daten innerhalb von Modulen

6.1 Smarte Anwaltsakte

Die Smarte Anwaltsakte ist ein Modul, das innerhalb des Produkts AnNoText genutzt werden kann. Dieses Modul bietet die Möglichkeit, Akten mit einem mobilen Endgerät (Tablet, Smartphone, Windows Desktop) zu synchronisieren. Hierzu stellt die Wolters Kluwer Deutschland GmbH im Rahmen eines cloudbasierten Dienstes Rechnerkapazität über ein Rechenzentrum zur Verfügung, über die die Synchronisation technisch bereitgestellt wird. Die Speicherung der Daten auf den eingesetzten Computern/Tablets erfolgt durch den Kunden.

Die Synchronisierungsfunktion muss vom Anwender jeweils einmalig aktiviert werden. Bei dieser Aktivierung werden keine personenbezogenen Daten übermittelt. Die Aktendaten selbst sind 256-Bit-Ende-zu-Ende im erweiterten Schutzstandard AES verschlüsselt. Der Schlüssel, mit einer Mindestlänge von 11 Zeichen und einer dem aktuellen Stand der Technik entsprechenden Schlüssel-Policy, ist nur dem Anwender bekannt. Dieser Schlüssel muss durch den Anwender selbst in jedem der von ihm genutzten Endgeräte hinterlegt werden. Der Schlüssel wird dabei nur lokal auf dem jeweiligen Endgerät gespeichert.

Sollte der Schlüssel dem Anwender verloren gehen, ist die Wolters Kluwer Deutschland GmbH nicht in der Lage, dem Anwender eine Hilfestellung für die Wiederherstellung zu geben. Die betroffenen Akten können in diesem Fall lediglich vom Anwender aus der Synchronisation entfernt und dann auch von den Endgeräten gelöscht werden.

6.2 OnlineAkte

Die OnlineAkte ist ein Modul, das innerhalb des Produkts AnNoText genutzt werden kann. Die OnlineAkte ist eine gesicherte Kommunikationsplattform, mittels welcher der Anwender verschlüsselt Informationen und Daten über das Internet mit seinen Mandanten oder anderen Dritten austauschen bzw. Mandatsakquise auf seiner Webseite betreiben kann.

Die OnlineAkte dient hierbei als Visualisierungsplattform, in der die von dem Anwender freigegebenen Daten (z.B. Akten) in aufbereiteter Form zur Verfügung gestellt werden. Die Übertragung zwischen dem Modul OnlineAkte und dem vom Anwender eingesetzten Browser erfolgt verschlüsselt per https. Die Anbindung der OnlineAkte und dem Server des Anwenders erfolgt über ein Virtual Private Network (VPN).

Zugänge und Inhalte der OnlineAkte werden auf dem System des Anwenders bereitgestellt und verwaltet und werden nur zum Zwecke der Anzeige an die OnlineAkte übertragen.

In der OnlineAkte erfasste Daten werden direkt in der Datenbank des Anwenders gespeichert. Eine Speicherung erfasster Daten in der OnlineAkte selbst findet nicht statt.

Benutzerkennwörter werden nach dem SHA-2 Hash-Algorithmus auf dem System des Anwenders verschlüsselt und können nicht wiederhergestellt werden.

Daten, die der Anwender teilen kann:

• Akteninformationen
• Beteiligte der Akten
• Termine mit Beteiligung des Adressaten
• Dokumente der Akte
• Mandantenkonto der Akte
• Forderungskonto der Akte
• Aktivitäten der Akte
• Zusatzangaben der Akte

Daten, die der Anwender erfassen kann:

• Mandatsbeauftragung
• Mandatsbeauftragung in Verkehrsunfallsachen
• Akten in Forderungssachen

6.3 DictNow Diktier-App

Die DictNow DiktierApp ist ein Modul, das innerhalb des Produkts DictNow genutzt werden kann. Die DictNow DiktierApp bietet die Möglichkeit, Diktate und Diktatinformationen mit einem mobilen Endgerät (iOS oder Android Smartphone) zu synchronisieren.

Hierzu stellt die Wolters Kluwer Deutschland GmbH einen Webservice zur Verfügung, mit dem eine Kopplung zwischen der DictNow DiktierApp und der lokal bei dem Anwender installierten DictNow Software ermöglicht wird. Die Übertragung zwischen dem lokal installierten DictNow Diktiersystem und der DictNow DiktierApp erfolgt verschlüsselt per https bis zu dem von der Wolters Kluwer Deutschland GmbH beauftragten Rechenzentrum. Die Verbindung zwischen diesem Rechenzentrum und dem Server des Anwenders erfolgt über ein Virtual Private Network (VPN).

Der DictNow Service muss vom Kunden ausdrücklich aktiviert werden. Hierbei werden keine personenbezogenen Daten übermittelt.

Die Anbindung der mobilen Endgeräte an das lokal beim Kunden installierte DictNow Diktiersystem erfolgt über einen vom Wolters Kluwer Service generierten, anonymisierten Autorisierungscode mit dessen Hilfe der Wolters Kluwer Service die Vernetzung zwischen dem lokalen Kundensystem und dem mobilen Endgerät einmalig vermittelt.

Über die DictNow DiktierApp kann der Anwender Diktate aufzeichnen und diese in einem AES 256 gesicherten Container an sein lokal installiertes Diktiersystem übertragen. Der hierzu verwendete Schlüssel wird über einen Public/Private RSA Schlüssel (im lokal beim Kunden installierten DictNow Diktiersystem generiert) verschlüsselt und kann nur auf dem mit dem Gerät gekoppelten, lokal installierten DictNow Diktiersystem geöffnet werden.

Folgende Informationen können vom Kundensystem auf die DictNow APP übertragen werden:

• Diktatliste des Benutzers
  Diese enthält nur die Diktatmetainformationen (Status, Autor, Kennung, Diktatlänge, Empfänger, Erstelldatum, Wörterbuch etc.). Eine Übertragung des Diktates (Wortlaut) selber ist nicht möglich.

• Vorlagen des Benutzers

Die Vorlagen werden in der bei dem Anwender lokal installierten DictNow Software vom Anwender konfiguriert und ermöglichen die einfache und automatisierte Zuordnung der Diktate, die mittels der DiktierApp erstellt wurden, in die lokal installierte DictNow Software.

7 Informationen zu speziellen Leistungen und Funktionen

7.1 Anmeldung für Veranstaltungen (online und offline Seminare und Webinare)

Wenn Sie sich für eine der von uns angebotenen Veranstaltungen (z.B. Kongresse, Tagungen, Seminare, Webinare) registrieren, erheben wir in dem Anmeldeformular in der Regel die folgenden Daten, sofern eine Anmeldung nicht bereits über die vorhandenen Log-In Daten erfolgt:

• Vornamen, Nachnamen,
• Organisation, bei der sie ggf. tätig sind und ggf. Ihre Funktion bzw. Ihren Beruf
• Ggf. Kundennummer
• Postanschrift
• Kommunikationsdaten (z.B. E-Mail, Telefon, Telefax)
• Anmeldedatum
• Erforderlichkeit des Nachweises der Fortbildung nach § 15 FAO

Wir verarbeiten Ihre Daten nur zum Zwecke der Durchführung der von Ihnen gebuchten Leistungen (z.B. Rechnungstellung, Einlassgewährung) oder zur Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen (z.B. Übersendung von veranstaltungsbezogenen Informationen vor der Veranstaltung, Link zum Webinar).

Die Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt nur in dem Umfang, wie dies zur Erbringung der von Ihnen gebuchten Leistungen erforderlich ist, d.h. nur an die in den Ablauf einer Veranstaltung eingebundene Dritte (z.B. Shuttle-Services oder Hotels, falls Sie im Rahmen Ihrer Anmeldung eine Übernachtung in einem Hotel über uns gebucht haben).

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b) DSGVO.

7.2 Foto und Videoaufnahmen auf Veranstaltungen (Online/Offline)

Auf unseren Veranstaltungen erstellen wir Aufnahmen (Foto- und/oder Videoaufnahmen bzw. im Falle von virtuellen Veranstaltungen Screenshots und Livemitschnitte) von Referenten und Referentinnen sowie der teilnehmenden Besucher. Diese Aufnahmen werden von uns auf unseren Internet-Seiten, Social-Media-Kanälen, Newslettern und in unseren Printveröffentlichungen verbreitet und ggf. auch an Presse- und Medienvertreter weitergeleitet. Die Verarbeitung der Aufnahmen erfolgt zu den folgenden Zwecken

• der internen Dokumentation der Veranstaltung,
• der Berichterstattung über die Veranstaltung und der Darstellung der Aktivitäten unseres Unternehmens im Rahmen unserer Öffentlichkeitsarbeit,
• der Erhöhung des Bekanntheitsgrades der Veranstaltung und der Aktivitäten unseres Unternehmens,
• der Bewerbung von Folgeveranstaltungen oder anderen Veranstaltungen.

Rechtsgrundlage für die Erstellung und Veröffentlichung der Aufnahmen, auf denen Sie zu sehen sind, ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Öffentlichkeitsarbeit für unsere Unternehmen sowie in der bildlichen Darstellung der Aktivitäten und Leistungen unserer Unternehmen im Rahmen unserer Öffentlichkeitsarbeit. Anknüpfend an die Wertungen der §§ 22, 23 KUG führt unsere Interessenabwägung zu dem Ergebnis, dass unsere Interessen an dieser Verarbeitung die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Personen überwiegen, da es sich um eine öffentliche Veranstaltung handelt und die Anfertigung von Aufnahmen in diesem Umfeld keinen schweren Eingriff in Individualrechte darstellt. Eine Veröffentlichung von Aufnahmen, die nicht unter die vorgenannte Wertung fallen, erfolgt lediglich mit Ihrer Einwilligung gem. Art 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DSGVO, § 22 KUG).

7.3 E-Mail-Kontakt und Kontaktformulare

Sofern Sie mit uns über eine von uns angegebene E-Mail-Adresse Kontakt aufnehmen, speichern wir Ihre mit der E-Mail übermittelten Daten.

Sofern Ihnen auf unserer Website oder im Rahmen der Produkte die Möglichkeit einer Kontaktaufnahme mit uns über ein Kontaktformular zur Verfügung steht, werden die von Ihnen mitgeteilten Daten von uns gespeichert.

Die Speicherung erfolgt zu dem Zweck, das mit Ihrer Kommunikation übermittelte Anliegen zu bearbeiten und ggfs. mit Ihnen Kontakt aufzunehmen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht in der sachgerechten Beantwortung von Kontaktanfragen. Wenn sich die Anfrage auf den Vertragsabschluss oder die Vertragsdurchführung richtet, ist zudem Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO die Rechtsgrundlage.

7.4 Videokonferenzsysteme

7.4.1 LogMeIn

In regelmäßigen Abständen bieten wir Webinare für unsere Kunden und Interessenten an. Für die Durchführung verschiedener Webinare nutzen wir die Anwendung GoToWebinar der LogMeIn Ireland Unlimited Company, The Reflector 10, Hanover Quay Dublin 2, D02R57. Die Teilnahme an Webinaren ist freiwillig.

Wenn Sie an einem Webinar teilnehmen möchten, müssen Sie sich zuvor registrieren. Mit der Registrierung schließen Sie mit uns einen Vertrag zur Durchführung des Webinars. Die von Ihnen bei der Anmeldung für ein Webinar angegebenen personenbezogenen Daten benötigen wir zum einen für die Identifikation als Teilnehmer und zum anderen für die Vor- und Nachbereitung eines Webinars (z.B. Übersendung von Skripten, Präsentationen nach Beendigung eines Webinars). Bei Live-Webinaren dienen diese Daten auch der Identifikation für die Interaktion mit dem Referenten über die Chatfunktion, soweit diese in einem Webinar angeboten wird.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b) DSGVO.

Da unsere Webinare über die von der LogMeIn betriebenen Websites erfolgt, können dort durch den Einsatz von Cookies personenbezogene Daten verarbeitet werden (z.B. die IP-Adresse). Auf die Verarbeitung von solchen personenbezogenen Daten durch die LogMeIn hat die Wolters Kluwer Deutschland GmbH keinen Einfluss, da LogMeIn als Telekommunikationsdiensteanbieter tätig ist. Wir verweisen deshalb auf die Datenschutzrichtlinie der LogMeIn, die Sie unter folgendem Link abrufen können: https://www.logmeininc.com/de/legal/privacy. Informationen zum stattfindenden Drittlandtransfer finden Sie unter dem Punkt „Drittlandtransfer“.

7.4.2 Microsoft Teams

Zur Durchführung von verschiedenen Webinaren nutzen wir das Tool „MS Teams“ von Microsoft Ireland Operations Ltd., um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). „MS Teams“ ist ein Service von Microsoft, die ihren Sitz auch in den USA hat. Da unsere Webinare über die von Microsoft betriebenen Websites erfolgt, können dort u.a. durch den Einsatz von Cookies personenbezogene Daten verarbeitet werden (z.B. die IP-Adresse). Auf die Verarbeitung von solchen personenbezogenen Daten durch Microsoft haben wir keinen Einfluss da Microsoft als Telekommunikationsdiensteanbieter tätig ist. Wir verweisen deshalb auf die Datenschutzrichtlinie von Microsoft die Sie unter folgendem Link abrufen können: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement. Ferner haben wir mit „Microsoft“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag unter Einbeziehung der EU-Standardvertragsklauseln geschlossen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b) DSGVO. Informationen zum stattfindenden Drittlandtransfer finden Sie unter dem Punkt „Drittlandtransfer“ in dieser Datenschutzinformation. 

7.5 Marketing (Post, Telefon, Newsletter, Werbe-E-Mails)

7.5.1 Direkt-Marketing mit Einwilligung

Auf unseren Internet-Seiten oder im Rahmen von Aktionen haben Sie die Möglichkeit, einen Newsletter zu bestellen oder in die Zusendung von Informationen (z.B. Whitepaper, Demo, Teilnahme am Gewinnspiel etc.) über unsere Produkte und Leistungen einzuwilligen. Die Art der hierbei von uns erhobenen personenbezogenen Daten ergibt sich aus dem bei der Registrierung verwendeten Formular.   Wir erheben dabei Pflichtangaben wie z.B. Ihre E-Mail-Adresse, aber auch Angaben, die Sie uns freiwillig mitteilen. Die freiwilligen Angaben nutzen wir um unsere Kundenbeziehung permanent zu verbessern.

Nach der Registrierung erhalten Sie zunächst eine E-Mail, die Sie über einen dort enthaltenen Link bestätigen müssen (Double-Opt-In). Dieses Verfahren dient der Überprüfung, ob der Inhaber der bei der Registrierung angegebenen E-Mail-Adresse oder Telefonnummer in den Erhalt von Direkt-Marketing-Mitteilungen eingewilligt hat. Das Datum und die Uhrzeit einer Bestätigung werden von uns gespeichert. Rechtsgrundlage für die Speicherung dieser Daten ist unsere rechtliche Verpflichtung zur Dokumentation Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO, Art 7 Abs. 1 DSGVO). Bestätigen Sie Ihre Registrierung nicht, werden Ihre Daten wieder gelöscht. Im Übrigen werden die bei der Anmeldung erhobenen Daten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer und freiwillige Angaben) gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Dies ist insbesondere nach einem Widerruf Ihrer Einwilligung der Fall (z.B. durch Abmeldung von einem Newsletter).

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten zum Zwecke der regelmäßigen Zustellung von Direktmarketing ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DSGVO) oder die Verarbeitung erfolgt zum Zwecke der Vertragsdurchführung (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b) DSGVO), wenn das Abrufen der Leistung in einem Gegenseitigkeitsverhältnis steht.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Bitte senden Sie hierzu eine Mitteilung an [email protected] oder nutzen Sie die in der E-Mail vorhandene Abmeldefunktion.

7.5.2 Werbung ohne Einwilligung

Sofern Sie ein Produkt oder eine Leistung unter Angabe Ihrer E-Mail-Adresse oder Telefonnummer von uns erworben haben, verarbeiten wir diese E-Mail-Adresse oder Telefonnummer zum Zweck der Information über solche Produkte und Leistungen, die den von Ihnen bereits erworbenen Produkten und Leistungen ähneln oder die Ihren (vermuteten) Interessen entsprechen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse basiert auf unseren wirtschaftlichen Interessen an der Durchführung werblicher Maßnahmen und der zielgruppenorientierten Werbung. Aufgrund des bestehenden Kundenverhältnisses ist die Nutzung Ihrer Daten für weitere Verkäufe vernünftigerweise absehbar und Ihre Grundrechte und Grundfreiheiten sind durch den Erhalt von E-Mail- oder Telefon-Werbung nicht in einem Umfang betroffen, der Ihr Interesse an einem Unterlassen der Verarbeitung überwiegen lässt.Daneben versenden wir gegebenenfalls auch auf postalischem Wege Werbung an Sie, sofern Sie uns Ihre Adresse mitgeteilt haben oder wir diese aus anderen legalen, allgemein zugänglichen Quellen erhoben haben. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse basiert auf unseren wirtschaftlichen Interessen an der Durchführung werblicher Maßnahmen und der zielgruppenorientierten Werbung (Direktwerbung).

Ferner beziehen wir in Ausnahmefällen Ihre personenbezogenen Daten, insbesondere Ihre Kontaktdaten wie Telefonnummer, auch aus anderen legalen, allgemein zugänglichen Quellen und ergänzen unsere Datenbank mit diesen Daten. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse basiert auf unseren wirtschaftlichen Interessen an der Durchführung werblicher Maßnahmen und der zielgruppenorientierten Werbung (Direktwerbung).

Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen. Bitte senden Sie hierzu eine Mitteilung an [email protected] oder nutzen Sie die in der E-Mail vorhandene Abmeldefunktion.

7.5.3 Versand der Marketing-E-Mails

7.5.3.1 Versand über Eloqua

Für den Versand von E-Mail-Newslettern nutzen wir den Service Eloqua. Die Eloqua-Server des Anbieters ORACLE Nederland B.V., Hertogswetering 163, 3543 AS Utrecht, P.O. Box 40387, 3504 AD Utrecht, Niederlande befinden sich in der EU (Laarderhoogtweg 57, 1101 EB Amsterdam, Niederlande). E-Mails, die Mithilfe von Eloqua gesendet werden, nutzen Tracking-Technologien. Wir verwenden diese Daten in erster Linie, um herauszufinden, welche Themen für Sie interessant sind, indem wir nachvollziehen, ob unsere E-Mails geöffnet werden und auf welche Links Sie klicken. Diese Informationen nutzen wir dann, um die E-Mails, die wir Ihnen senden, und die von uns bereitgestellten Services zu verbessern und sie mit bereits vorhandenen Informationen zu verbinden.

9 Rechtsdurchsetzung und Rechtsverteidigung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Umständen zudem, um unsere Rechte geltend zu machen und unsere rechtlichen Ansprüche durchsetzen zu können und/oder uns gegen rechtliche Ansprüche verteidigen zu können und/oder soweit dies zur Abwehr oder Verfolgung von Straftaten erforderlich ist.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Rechtsdurchsetzung und Rechtsverteidigung.

10 Quellen, aus den die personenbezogenen Daten stammen

Die von uns verarbeiteten Daten stammen in der Regel direkt von Ihnen bzw. Ihrem Arbeitgeber als unseren Kunden. Teilweise erheben wir die Daten allerdings auch aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Internet, Presse, Medien), erhalten diese von unseren verbundenen Unternehmen oder haben diese bei einem Datenanbieter erworben.

11 Empfänger von personenbezogenen Daten

Wir teilen Ihre Daten im notwendigen Umfang mit von uns eingesetzten Dienstleistern, die uns dabei unterstützen, unsere Leistungen zu erbringen.

11.1 Empfängerkategorien

Nachfolgend nennen wir Ihnen die Kategorien der Empfänger Ihrer Daten. Dies sind insbesondere:

• IT-Dienstleister, die u.a. Daten speichern und bei der Administration und der Wartung der IT-Systeme unterstützen;
• Logistikdienstleister, bspw. um Pakete auszuliefern;
• Zahlungsdienstleister/Banken;
• Agenturen, Druckereien und ähnlichen Dienstleistern;
• Inkassounternehmen und Rechtsberater bei der Geltendmachung von Ansprüchen;
• Öffentliche Stellen und Institutionen, soweit wir rechtlich dazu verpflichtet sind oder Sie uns dazu beauftragt haben.

Ferner werden Ihre personenbezogenen Daten auch an unsere verbundenen Unternehmen innerhalb unseres weltweit tätigen Konzerns weitergegeben, soweit diese insbesondere als Auftragsverarbeiter für uns tätig sind und z.B. IT-Dienstleistungen erbringen oder soweit dies für die Erbringung unserer Leistungen erforderlich ist. Der Austausch erfolgt, soweit diese Daten zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Verpflichtungen erforderlich sind oder dies auf Grundlage unserer berechtigten Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO rechtmäßig ist. Dabei kann es sich um wirtschaftliche, administrative oder auch andere interne geschäftliche Verwaltungszwecke handeln; dies gilt nur, soweit Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, nicht überwiegen.

11.2 Drittlandtransfer

Im Rahmen des Einsatzes bestimmter aufgeführter Tools werden Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO auch in ein Drittland übermittelt. Werden Dienstleister im Drittland eingesetzt, sind diese (wenn kein Angemessenheitsbeschluss für das Drittland besteht) durch die Vereinbarung der EU-Standarddatenschutzklauseln (sofern notwendig in Verbindung mit zusätzlichen Garantien) der Europäischen Kommission zur Einhaltung des Datenschutzniveaus der Europäischen Union verpflichtet. Die Standarddatenschutzklauseln sind im Internet auf der Website der Europäischen Kommission frei abrufbar.

Trotz dieser vertraglichen und etwaig weiteren technischen und organisatorischen Maßnahmen kann es vorkommen, dass das Datenschutzniveau im Drittland nicht dem der Europäischen Union entspricht. Rechtsgrundlage für den dann stattfindenden internationalen Datentransfer ist Ihre Einwilligung gem. Art. 49 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DSGVO, die Sie über die Einwilligung im Cookie-Banner (oder in sonstigen Formularen, Registrierungen etc.) erteilen. Es besteht vor allem das Risiko, insbesondere im Falle eines Datentransfers in die USA, dass Ihre personenbezogenen Daten möglicherweise durch Behörden, zu Kontroll- und zu Überwachungszwecken, auch ohne ausreichende Rechtsbehelfsmöglichkeiten, verarbeitet werden könnten, ohne dass wir als Datenexporteur oder Sie als Betroffener dies mitbekommen.

12 Onlinepräsenzen in sozialen Medien

Wir unterhalten Onlinepräsenzen innerhalb sozialer Netzwerke und Plattformen, um mit den dort aktiven Kunden, Interessenten und Nutzern zu kommunizieren und zu interagieren sowie sie dort über unsere Leistungen informieren zu können.

Wir weisen darauf hin, dass dabei Daten der Nutzer außerhalb der EU/des EWR verarbeitet werden können. Hierdurch können sich für die Nutzer Risiken ergeben, weil so z.B. die Durchsetzung der Rechte der Nutzer erschwert werden könnte.

Ferner werden die Daten der Nutzer im Regelfall für Marktforschungs- und Werbezwecke verarbeitet. So können z.B. aus dem Nutzungsverhalten und sich daraus ergebenden Interessen der Nutzer Nutzungsprofile erstellt werden. Die Nutzungsprofile können wiederum verwendet werden, um z.B. Werbeanzeigen innerhalb und außerhalb der Plattformen zu schalten, die mutmaßlich den Interessen der Nutzer entsprechen. Zu diesen Zwecken werden im Regelfall Cookies auf den Rechnern der Nutzer gespeichert, in denen das Nutzungsverhalten und die Interessen der Nutzer gespeichert werden. Ferner können in den Nutzungsprofilen auch Daten unabhängig der von den Nutzern verwendeten Geräte gespeichert werden (insbesondere wenn die Nutzer Mitglieder der jeweiligen Plattformen sind und bei diesen eingeloggt sind).

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Nutzer erfolgt auf Grundlage unserer berechtigten Interessen an einer effektiven Information der Nutzer und Kommunikation mit den Nutzern gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Falls die Nutzer von den jeweiligen Anbietern der Plattformen um eine Einwilligung in die vorbeschriebene Datenverarbeitung gebeten werden, ist die Rechtsgrundlage der Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. a), Art. 7 DSGVO.

Für eine detaillierte Darstellung der jeweiligen Verarbeitungen und der Widerspruchsmöglichkeiten (Opt-Out), verweisen wir auf die nachfolgend verlinkten Angaben der Anbieter:

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Beim Betrieb unserer Onlinepräsenzen in Sozialen Medien sind wir zusammen mit dem Betreiber der Social Media-Plattform gemeinsam für die Datenverarbeitung insbesondere im Rahmen von uns vom Betreiber zur Verfügung gestellten Statistiken, Analysen und Ähnlichem verantwortlich. Sie können sich daher stets an den Betreiber und an uns wenden mit Ihren Anfragen und bei der Ausübung Ihrer Nutzungsrechte. Wir empfehlen jedoch für Ihre Aktivitäten auf der jeweiligen Plattform zunächst unmittelbar beim Betreiber anzufragen, da dieser Ihnen am effektivsten weiterhelfen kann. Nur die Anbieter haben jeweils Zugriff auf die Daten der Nutzer und können direkt entsprechende Maßnahmen ergreifen und Auskünfte geben. Sollten Sie dennoch Hilfe benötigen, dann können Sie sich an uns wenden.

13 Automatisierte Entscheidungen im Einzelfall / Profiling

Wir verarbeiten personenbezogenen Daten für die Erstellung von Kundenprofilen mit dem Zweck der Optimierung von Marketingaktionen, Angeboten und Leistungen. Verfahren zur automatisierten Entscheidungsfindung / Profiling, die Ihnen gegenüber eine rechtliche Wirkung haben oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen, werden bei uns nicht eingesetzt.

14 Bereitstellungspflicht von Daten

Sie brauchen nur die Daten bereitstellen, die für die Geschäftsbeziehung mit uns erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir nicht in der Lage sein, eine Geschäftsbeziehung mit Ihnen einzugehen oder unsere Leistungen zu erbringen. Personenbezogene Daten, die wir zwangsläufig für die genannten Zwecke benötigen, sind als solche gekennzeichnet. Alle freiwillig angegebenen Daten verarbeiten wir auf Basis Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DSGVO und/oder Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht an der Weiterentwicklung unserer Produkte und Leistungen.

15 Ihre Rechte als betroffene Person

Nach Maßgabe von Art. 15 DSGVO haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten einschließlich eventueller Empfänger und der geplanten Speicherdauer zu erhalten.

Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen gemäß Art. 16 DSGVO ein Recht auf Berichtigung zu.

Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO). Für den Fall, dass die Voraussetzungen des Art. 20 Abs. 1 DSGVO vorliegen, steht der betroffenen Person das Recht zu, sich Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an Dritte aushändigen zu lassen. Von Ihnen erteilte datenschutzrechtliche Einwilligungserklärungen können Sie jederzeit widerrufen. Durch den Widerruf einer Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt, haben Sie gemäß Art. 77 Abs. 1 DSGVO das Recht, sich bei der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren oder aber bei einer anderen Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsortes, Ihres Arbeitsplatzes oder des Ortes des mutmaßlichen Verstoßes. Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

16 Änderungen

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit zu ändern. Etwaige Änderungen werden durch Veröffentlichung der geänderten Datenschutzerklärung auf der Website bekannt gemacht. Soweit nicht ein anderes bestimmt ist, werden solche Änderungen sofort wirksam. Bitte prüfen Sie daher diese Datenschutzerklärung regelmäßig, um die jeweils aktuellste Version einzusehen.

Stand: April 2025