Das neue Softwaremodul „VaSt-BRM“

Wie ADDISON- und AKTE-Anwender die „Vollmachtsdatenbank“ und das „ELSTER-Verfahren“ komfortabel nutzen können In zahlreichen Informationsveranstaltungen haben die Steuerberaterkammern über die Möglichkeiten berichtet, die die Vollmachtsdatenbank (VDB) bei der Nutzung des neuen Services der Finanzverwaltung "Vorausgefüllte Steuererklärung" (VaSt) und der Abholung der "E-Steuerbelege" bietet. Wir haben diese Option in unsere ADDISON- und AKTE-Lösungen integriert. Darüber hinaus bieten wir Ihnen in unseren Softwarelösungen aber auch Unterstützung beim − in den Kammerveranstaltungen in der Regel leider nur beiläufig erwähnten − ELSTER-Verfahren an. Damit lässt sich ebenfalls komfortabel die VaSt nutzen. Als unser Kunde können Sie wählen und sich entsprechend Ihrer Kanzleiorganisation und Ihren Arbeitsabläufen entscheiden, welches Verfahren am besten zu Ihrer Kanzlei passt und hinsichtlich Komfort, Aufwand und Kosten Ihre Anforderungen optimal erfüllt.

Informationen zur "Vorausgefüllten Steuererklärung (VaSt)" und zu den Zugriffsverfahren "Vollmachtsdatenbank" (VDB) und "ELSTER" in den ADDISON-Softwarelösungen für Steuerberater

Im Folgenden wird erläutert, wie ADDISON- und AKTE-Kunden die VDB und das ELSTER-Verfahren aus ihren Anwendungen heraus nutzen können, um "E-Steuerbelege" abzurufen und zu verarbeiten.

1. Das neue Softwaremodul "VaSt BRM"

Das zentral entwickelte Modul "Vorausgefüllte Steuererklärung-Berechtigungsmanagement" (VaSt-BRM) bietet den Anwendern der Produktlinien ADDISON und AKTE die Möglichkeit zur Verwaltung der Mandanten, für die sie E-Steuerbelege abrufen möchten.

Über VaSt-BRM kann der Antrag auf Datenabruf für mehrere Mandanten in einem Arbeitsgang erledigt werden. Ebenso kann über den Bildschirm der Datenabruf für mehrere Mandanten in einem Arbeitsgang erledigt werden. Des Weiteren ermöglichen wir dem Anwender beide Verfahren, d. h. die Bevollmächtigung ("Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen") durch den Mandanten und Hinterlegung in der VDB als auch das ELSTER-Verfahren zu nutzen; auch ein Mischbetrieb ist möglich.

Da VaSt-BRM als zentrales Modul zur Verfügung steht, kann die Kanzlei die Organisation für den Datenabruf auch zentral und unabhängig von der eigentlichen Bearbeitung der Steuererklärung realisieren. D. h. nicht jeder Mitarbeiter bzw. jeder Arbeitsplatz, der die E-Steuerbelege benötigt, braucht eine entsprechende Installation oder SmartCard/mIDentity etc.

Das VaSt-BRM-Modul wurde für ADDSION und AKTE einheitlich entwickelt und wird in beide Produktlinien eingebunden. Das Modul befindet sich derzeit in der Pilotphase bei ADDISON-Anwendern, die die VDB und/oder ELSTER-Verfahren nutzen. Nach Abschluss der Pilotierung werden wir das Modul als Service Release im Rahmen der normalen Softwarewartung zunächst den ADDISON-Anwendern zur Verfügung stellen. Die Auslieferung für AKTE-Anwender wird voraussichtlich im Rahmen der DVD 3/2014 erfolgen. Der Import in die Einkommensteuererklärung befindet sich noch in der Entwicklung − wir werden hier in einem späteren Serviceletter darüber berichten.

Im Rahmen unserer Dialog-Tage werden wir ihnen das neue Modul vorstellen − mit vielen Informationen rund um das Thema VaSt.

2. Zwei Verfahren für die Vollmachterteilung

Für den Abruf der E-Steuerbelege ist die Bevollmächtigung der Kanzlei durch den Mandanten (bei Eheleuten/Lebenspartner auch von der Ehefrau/Lebenspartner/in) erforderlich. Dies kann auf zwei Wegen erfolgen:

• Erteilung der "Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen" und anschießende Hinterlegung der Vollmacht in der VDB oder
• durch Übergabe des "Freischaltcodes"

Durch die Art der Bevollmächtigung ergibt sich auch der Weg, wie später die E-Steuerbelege abgerufen werden und die Finanzverwaltung die Prüfung der Berechtigung durchführt.

Deshalb unterscheiden wir die Verfahren "VDB" und "ELSTER".

VDB

Die VDB wird von den Steuerberaterkammern zur Verfügung gestellt. Die Datenbank selbst ist bei der DATEV gehostet und wird über einen Link der jeweiligen Steuerberaterkammer-Homepage aufgerufen.

Die Nutzung der VDB ist an folgende Voraussetzungen gebunden:

• DATEV-SmartCard (mit Lesegerät) oder mIDentity-Stick (der Kammermitgliedsausweis entspricht der DATEV SmartCard)
• installierte DATEV Sicherheitspaket pro oder das Sicherheitspaket compact
• Nutzungsvertrag zwischen Kanzlei und DATEV (Auftragsdatenverarbeitung)
• unterzeichnete "Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen"

Die Nutzung der VDB ist kostenpflichtig. Je hinterlegter Vollmacht 0,30 EUR p. a. für 2014 und ab 2015 0,60 EUR p. a.

Die Vollmachtsdatenbank bietet die Möglichkeit, sogenannte "Untervollmachten" zu erteilen.

Beispiel: Die Kanzlei Mustermann hat vier Mitarbeiter/innen, die hauptsächlich Einkommensteuermandate betreuen. StB Mustermann setzt die VDB ein und möchte, dass jede/r seiner Mitarbeiter/innen den Abruf der E-Steuerbelege selbst durchführen kann. Dafür stattet StB Mustermann seine Mitarbeiter/innen mit mIDentity-Sticks (kostenpflichtig) der DATEV aus und installiert die dafür notwendige Sicherheitssoftware an den Arbeitsplätzen. In der VDB hinterlegt StB Mustermann diese Sticks als "Untervollmachten" zu seinem Kammermitgliedsausweis. Die VDB übermittelt diese "Untervollmachten" an die Finanzverwaltung. Erfolgt nun der Datenabruf durch eine/n Mitarbeiter/in mit seinem/ihrem Zertifikat, kann die Finanzverwaltung prüfen, ob dieses eine gültige "Untervollmacht" von StB Mustermann ist.

Die Funktionen des VaSt-BRM-Modul stehen eigenständig zur Verfügung. Dadurch kann der Datenabruf der E-Steuerbelege unabhängig von der Einkommensteuer abgerufen werden. In dem genannten Beispiel könnte die Kanzlei also auch so verfahren, dass der Datenabruf nur mit dem Kammermitgliedsausweis zentral durchgeführt wird. D. h., der Kanzlei würden nicht noch zusätzliche Kosten für mIDentity-Sticks entstehen und es ist auch nicht erforderlich, weitere Arbeitsplätze mit entsprechender Sicherheits-Software auszustatten. Auch etwaige Schulungen der Mitarbeiter/innen zum Handling des Datenabrufs entfallen, denn für den späteren Import in die Einkommensteuererklärung wird nur noch auf die bereits "zentral" abgerufenen und im Kanzleisystem gespeicherten E-Steuerdaten zugegriffen − ohne Stick und ohne weitere Software.

Die VDB verfügt über eine Importschnittstelle, zum Import von Mandantendaten (Name, Adresse, Id-Nr. etc.). Für diesen Import bieten wir im VaSt-BRM einen entsprechenden Datenexport an.

ELSTER

Beim ELSTER-Verfahren wird die Kanzlei dadurch bevollmächtigt, dass sie einen "Freischaltcode" von ihrem Mandanten erhält. Im VaSt-BRM wird dazu der Antrag auf Datenabruf an die Finanzverwaltung gestellt. Der Mandant erhält daraufhin einen Brief der Finanzverwaltung mit dem "Freischaltcode".

Die Nutzung des ELSTER-Verfahrens ist an folgende Voraussetzungen gebunden:

• ELSTER-Sicherheitsstick (44,75 EUR einschl. Versandkosten und USt. Zu bestellen über www.sicherheitsstick.de)
• Installation des ELSTER-Treibers
• Organisationszertifikat von ELSTER

Durch dieses Verfahren entstehen außer den Kosten für den ELSTER-Sicherheitsstick keine weiteren Kosten. D. h. auch für die Mandanten, bei denen eine Freischaltung durchgeführt wurde, fallen keine Gebühren wie bei der Vollmachtsdatenbank an.

Das ELSTER-Verfahren kennt keine Möglichkeit von Untervollmachten. Für die Beantragung der Freischaltung bzw. den Abruf der E-Steuerbelege steht somit nur ein ELSTER-Sicherheitsstick zur Verfügung. Dieser ist von der Finanzverwaltung bisher nicht für Windows Terminal Server (WTS) freigeben. (Im Rahmen unserer Tests und bei der Pilotierung funktionierte der Stick aber problemlos in WTS-Umgebungen.)

Auch in diesem Verfahren kann der Datenabruf unabhängig von der Einkommensteuer durchgeführt werden. In der Kanzlei kann der Datenabruf, über das Modul VaSt-BRM, zentral von einem Arbeitsplatz durchgeführt werden. Die Mitarbeiter, welche die Einkommensteuererklärung erstellen, können anschließend bequem und einfach auf die in der Kanzlei gespeicherten E-Steuerdaten zugreifen.

3. Abruf der E-Steuerbelege

Die E-Steuerbelege werden bei der Bevollmächtigung durch die VDB erst nach 37 Tagen zur Verfügung gestellt. Bei Bevollmächtigung via Freischaltcode, werden die Daten ca. 1 bis 2 Tage nach Freischaltung zur Verfügung gestellt.

Zum Abruf stellt die Finanzverwaltung u. a. folgende Belege bereit:

• vom Arbeitgeber übermittelte Lohnsteuerbescheinigungen, 
• Beiträge zu Kranken- und Pflegeversicherungen,
• Mitteilungen über den Bezug von Rentenleistungen,
• Vorsorgeaufwendungen, z. B. Riester- oder Rürup-Verträge und
• Stammdaten (Kirchensteuermerkmal)

Beim Abruf der E-Steuerdaten werden diese im Kanzleisystem abgelegt. Die abgerufenen E-Steuerdaten werden im ADDISON-Office-Manager registriert und können dort auch zur Ansicht aufgerufen werden. Bei der Erstellung der Einkommensteuererklärung wird auf diese gespeicherten Daten zugegriffen über den Menüpunkt Extras | E-Steuerbelege übernehmen. Diese Import-Funktion ist derzeit noch in der Entwicklung.

4. Bewertung der beiden Verfahren, Empfehlung

In der ADDISON- und AKTE-Umgebung werden beide Verfahren gleichermaßen unterstützt. Nach aktuellem Stand der von der Finanzverwaltung (ELSTER) bzw. der Steuerberaterkammern (VDB) zur Verfügung gestellten Verfahren empfehlen wir Ihnen das Verfahren mit dem ELSTER-Sicherheitsstick. Das ELSTER-Verfahren ermöglicht alle Funktionen rund um das VaSt Thema.

Vorteile:

• keine hohen Investitionskosten (Preis für den Stick beträgt 44,75 EUR),
• kein Installationsaufwand bzgl. Datev-Sicherheitssoftware,
• kein Pflegeaufwand und Störungsrisiko durch die Datev-Sicherheitssoftware,
• nur Treiber für den Stick ist zu installieren,
• keine Kosten für die Speicherung von Vollmachten in der VDB,
• kein Vertragsverhältnis mit Datev erforderlich,
• es entstehen keine Kosten für Datev-Medien bzgl. weiterer Karten oder mIDentity und
• keine gesonderte Vollmacht des Mandanten erforderlich.

Nachteile:

• Keine Untervollmachten, d. h. Antragsstellung und Abruf der E-Steuerbelege kann nur von dem Arbeitsplatz durchgeführt werden, an dem der ESTLER-Sicherheitsstick gesteckt ist. Allerdings ist das VaSt-BRM-Modul genau hierauf abgestimmt − da als zentrales Modul entwickelt.
• Bisher keine offizielle Freigabe des ELSTER-Sicherheitssticks in WTS-Umgebungen, d. h. ggf. ist eine Client-Server-Installation der ADDISON-/AKTE-Software erforderlich.
• Der ELSTER-Sicherheitsstick mit Organisationszertifikat kann nicht für Steuerkonto online eingesetzt werden.

5. Ausblick

Das von den Steuerberaterkammern auf Veranstaltungen, in Informationsbroschüren und auf der Webseite (siehe z. B. die prominente Platzierung des Themas auf www.bstbk.de) propagierte VDB-Verfahren verfügt über ein Leistungsmerkmal, das im ELSTER-Verfahren bisher nicht zur Verfügung steht: die Bereitstellung und Verwaltung von Untervollmachten. Darüber hinaus könnte die VDB auch im Hinblick auf weitere Zugriffsrechte − neben dem Steuerkonto online z. B. der angekündigte Grundinformationsdienst Steuer (GINSTER) − relevant werden. Als Ihr Softwareanbieter setzen wir uns daher bei der Finanzverwaltung und der Bundessteuerberaterkammer nachdrücklich dafür ein, Ihnen eine Nutzung einer Vollmachtsdatenbank zu ermöglichen, ohne dass Sie dafür Datev-Sicherheitssoftware installieren müssen. Wir werden über den Stand unserer Aktivitäten dazu wieder im Serviceletter berichten.

Zu diesen Themenbereich bieten wir auch Online-Schulungen an:

• Für ADDISON-Anwender
• Für AKTE-Anwender