Mehr Transparent und sinkende Kosten dank digitalisierter Buchhaltung
Steuern und Buchhaltung27 Juli, 2021

Mehr Transparenz und sinkende Kosten dank digitalisierter Buchhaltung

Eine digitalisierte Buchhaltung hat verschiedene Vorteile: Zum Beispiel schafft sie mehr Transparenz für die Geschäftsführung. So kann diese beispielsweise Finanzengpässe frühzeitig erkennen –mobil, dank App und tagesaktuell. Das bietet die Chance, schneller zu reagieren und bessere Entscheidungen zu treffen. Doch das ist nicht der einzige Vorteil: Unternehmern winken teils deutliche Kostenersparnisse. Voraussetzung ist es, die Buchhaltung zu digitalisieren und so effizienter zu machen.

Die digitale Finanzbuchhaltung bringt klare finanzielle Vorteile

Für die meisten Unternehmer ist die Buchhaltung ein notwendiges Übel. Nach Paragraf 238 des Handelsgesetzbuches sind sie zu einer ordnungsgemäßen Buchführung verpflichtet. Ordnungsgemäß bedeutet, dafür zu sorgen, dass die Bücher und Aufzeichnungen nicht nachträglich verändert oder vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden können.

Aus der Sicht eines Unternehmers erfüllt eine digitale Buchhaltung diese Anforderungen und hat einen besonderen Vorteil: Ein Umstieg bringt positive finanzielle Effekte mit sich. Denn die digitale Buchhaltung ist um ein Vielfaches günstiger als eine manuelle. Unternehmer sparen sich Kosten für Lagerräume und für die manuelle Arbeitskraft, die nötig ist, um die Papierflut zu bändigen. Die Kosten für Festplatten, zusätzlichen Speicherplatz in Form von Servern oder webbasierten Clouds sind hingegen nur marginal–hier steht bei der Digitalisierung schon einiges auf der Habenseite. Des Weiteren spart das Unternehmen durch den Umstieg Druck-sowie Portokosten.

Der Zeitaufwand schlägt die Sachkosten

Mit der digitalen Finanzbuchhaltung minimieren Anwender die manuelle Suche und reduzieren die immer wiederkehrenden Zeitfresser ihrer Mitarbeiter. Beispielsweise kommt der Beleg direkt zu ihnen. Durch das geschickte Ausnutzen von Verschlagwortung tragen Unternehmer so zu einer transparenten Buchhaltung bei.

Noch größeres Potenzial verspricht der Einsatz einer gesicherten Onlineplattform (Cloud). Denn sie kann als Schnittstelle zwischen Buchhaltung, Geschäftsführung und Steuerberatergenutzt werden – sie ermöglicht den direkten Austausch. Eine solche Lösung ist etwa Addison OneClick. Mithilfe solcher Lösungen können sowohl die Mitarbeiter des Unternehmens, die Geschäftsleitung als auch der Steuerberater auf Unterlagen zugreifen .Klar ist: Das erfordert digitalisierte Unterlagen. Um diese bereitzustellen muss die bisherige Arbeitsweise infrage gestellt und diese neugestaltet werden. Die Prozess-Standardisierung ist hierbei immens wichtig für den Digitalisierungserfolg und Homogenität in der Systemlandschaft hilft, entscheidende Prozesse zu standardisieren. Hierzu gehört zum Beispiel die Zahl der Schnittstellen zu reduzieren. Die Implementierung von digitalen Anwendungen ist danach deutlich einfacher und effizienter. In den meisten Unternehmen sind die Standardsysteme jedoch (noch) zu wenig standardisiert. Das klingt nach viel Arbeit. Am Ende spart das Unternehmen jedoch Kosten in der Logistik ein, beschleunigte Abläufe sorgen für mehr Produktivität und höhere Wertschöpfung.

Auch ein gern genanntes Schlagwort gewinnt im Finanz-und Rechnungswesen an Relevanz: Die Künstliche Intelligenz (KI). Zunächst wird sie immer mehr Routinetätigkeiten übernehmen. Dazu gehören zum Beispiel das Ordnen und Klassifizieren von Dokumenten, Rechnungen, Lieferscheinen und Bankbelegen. Später übernimmt die KI, nachdem hinreichend gute Erfahrung gemacht wurden und sich die Vorgehensweise etabliert hat, auch anspruchsvollere Tätigkeiten.

Mehr Transparenz und Schnelligkeit

Eine digitalisierte Buchhaltung hat noch einen wesentlichen Vorteil, den besonders Geschäftsführer schätzen: Sie und weitere Berechtigte des Unternehmens können von überall auf alle Unterlagen und Auswertungen zugreifen – per Smartphone, Laptop oder Tablet. Außerdem ist es möglich, Belege mit dem Smartphone schnell abzufotografieren und direkt digitalisiert weiterzuleiten – was für tagesaktuelle betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA)sorgt und es ermöglicht, Finanzengpässe frühzeitig zu erkennen.

Im Finanz-und Rechnungswesen geht es heute aber längst nicht mehr nur um Automatisierung, Effizienzsteigerung und Fehlerminimierung. Zunehmend wichtiger wird es, immer detailliertere Daten immer schneller zu erheben, um die Wettbewerbschancen des eigenen Unternehmens zu erhöhen –und die unternehmerischen Risiken zu minimieren. Die Daten, die Unternehmerdurch die Finanzprognosen erhalten, sind hochrelevant für den Geschäftserfolg.

Im Finanz-und Rechnungswesen geht es heute aber längst nicht mehr nur um Automatisierung, Effizienzsteigerung und Fehlerminimierung.
Andreas Hermanutz, Geschäftsführer der Wolters Kluwer Software und Service GmbH

Fazit: Unternehmer sollten diese Informationsvorsprünge und Kostensenkungen nutzen

Durch den direkten und unverzögerten Austausch bekommen Geschäftsführer alle Zahlen immer zeitnah auf den Tisch –beziehungsweise auf ihr Smartphone. Die digitale Finanzbuchhaltung erkennt schnell und komfortabel unerwartete Störungen oder Risiken und zeigt mit Hilfe eines Controlling-Tools Alternativszenarien auf. Diese unmittelbaren Vorteile für Produktivität, Transparenz und Effizienz werden durch finanzielle Anreize ergänzt: Kosten können an verschiedenen Stellen eingespart, Mitarbeiter sinnvoller eingesetzt oder weiter qualifiziert werden, um werthaltigere Tätigkeiten zu übernehmen. Damit gilt: Die Buchhaltung schrittweise zu digitalisieren erfordert Zeit, Kraft und Investitionen. Doch winken erhebliche Vorteile und eine zukunftssicher aufgestellte Buchhaltung. Eine zentrale Rolle in dieser Transformation übernimmt der Geschäftsführer: Er oder sie muss priorisieren. Denn die zunehmend involvierten Buchhaltungsabteilungen, zeigen, dass es um detaillierte und konkrete Lösungen geht.

Andreas Hermanutz
Geschäftsführer der Wolters Kluwer Software und Service GmbH Deutschland
Der Autor Andreas Hermanutz ist Geschäftsführer der Wolters Kluwer Software und Service GmbH. Seine Expertisen zur Digitalisierung und Automatisierung der Buchhaltung und dem damit verbundenen Einsparpotenzial für Unternehmen sind in der Branche sehr gefragt.
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