Fliegender Wechsel zu neuer Buchhaltung mit starkem Controlling

Wie ADDISON das Controlling beim Instandhaltungs- dienstleister MAREP transparenter macht

Zahlen und Fakten:
MAREP GmbH

Pritzwalker Str. 29
16866 Gumtow OT Vehlow

Telefon: +49 33976 707-0
Telefax: +49 33976 707-30

E-Mail: [email protected]
Internet: www.marep.de


Mitarbeiter: 140
Gegründet: 1990

Relativ kurzfristig musste der mittelständische Dienstleister MAREP GmbH von seinem langjährigen Finanzbuchhaltungssystem umsteigen. Innerhalb von nur zwei Wochen führte das Unternehmen, das auf Handel und Instandhaltung von Landtechnik sowie der Instandhaltung von Nutzfahrzeugen spezialisiert ist, das ADDISON Rechnungswesen ein.
Die Planung und Kostenrechnung findet jetzt nicht mehr in Excel, sondern in einem integrierten Controllingsystem statt.

Die MAREP GmbH mit Hauptsitz im branden- burgischen Vehlow bietet Instandhaltungs- Services für Landmaschinen, Baumaschinen und LKW an und handelt auf ihrer Plattform gleichzeitig mit neuer und gebrauchter Landtechnik. Mit sechs Standorten deckt das Unternehmen den Nordosten Deutschlands ab und hilft den Kunden mit hochqualifi- zierten Spezialisten bei der Wartung und der Problemlösung an ihren Maschinen oder Nutzfahrzeugen. Rund 140 Beschäftigte sind für das Unternehmen tätig, das jährlich gut 26 Millionen Euro Umsatz erwirtschaftet. Herausragender Service für die Kunden und minimale Ausfallzeiten für deren Assets stehen für die MAREP GmbH an erster Stelle. Mittels eines intelligenten Logistiksystems gelangen Ersatzteile auf schnellstem Weg ans Ziel.

Praktisch seit der Unternehmensgründung 1990 hat das Unternehmen mit einer Buchhaltungssoftware gearbeitet, die der Partner Volvo Nutzfahrzeuge seinen Händlern mit Blick auf die Zusammenarbeit im LKW- Bereich vorgab. „Bis Ende 2018 wurde die Software gehostet und betrieben, dann sollte das System auslaufen“, erinnert sich Christina John, kaufmännische Leiterin und Prokuristin der MAREP GmbH. Zwar hätte die

Software von einem anderen Anbieter weiter gehostet werden können, dafür wären jedoch einige Investitionen in eine neuere Version erforderlich gewesen. Aus Sorge darum, dass dennoch die Wartung bald auslaufen könnte, entschied sich die Geschäftsleitung für eine neue Lösung.

„Wir wollten eine Lösung zur Digitalisierung vieler Prozesse – mit Zukunftsfähigkeit.“

Vier Alternativen wurden evaluiert, darunter ein Angebot der Datev, das aber als zu unflexibel für den eigenen Bedarf erschien. Zwei weitere Lösungsangebote konnten nicht mit der gewünschten Kostenstellen-, Kostenträger- und Plankostenrechnung aufwarten, eines davon verfügte nicht über ein Lohnmodul. Die Auswahl fiel schließlich auf ADDISON. „Das erklärte Ziel lautete: Alles abzubilden, was in der alten Software möglich war, das Controlling deutlich zu verbessern und perspektivisch den Lohn inhouse bearbeiten zu können. Die ADDISON-Lösung hat auch mit Blick auf die Zukunftsfähigkeit überzeugt“, berichtet Christina John.

Genutzt werden derzeit die Module Fibu, Anlagenbuchhaltung, Banking, Controlling und das Jahresabschlussmodul. Im Controlling wird mit Kostenarten- und Kostenstellen-Informationen gearbeitet. Besonders die ADDISON-Kostenstellen- übersicht wird stark eingesetzt. „Hier sehen wir die Trends und Informationen auf einen Blick, die für uns besonders wichtig sind“, so die Prokuristin.

„Durch die Integration von Buchhaltung und Controlling eliminieren wir Fehlerquellen und sparen Zeit.“

Die MAREP GmbH nutzt die Kostenrechnung intensiv und auch die Funktionen zur Budgetplanung kommen bereits zum Einsatz. Die Liquiditätsplanung wird gerade
erarbeitet. Zuvor wurde das alles in Excel erledigt. „Der größte Vorteil besteht darin, dass wir uns nicht mehr damit beschäftigen müssen, aufwendig die Daten aus den Systemen zu ziehen und in die Excel- Tabellen einzubringen. Damit entfällt eine Fehlerquelle, da die Daten direkt aus dem Fibu-Modul ins Controlling übernommen werden“, erklärt die kaufmännische Leiterin. Das Auswerten, Probleme mit der Excel- Tabelle und die Fehlersuche hatten in der Vergangenheit teilweise viel Zeit gekostet.

„Mit Full Speed in die Digitalisierung und Automatisierung durch ADDISON SBA.“

Zurzeit wird das ADDISON-Modul Scannen- Buchen-Archivieren (SBA) zur elektronischen Archivierung und Automatisierung von Buchungen wie etwa eingehender Rech- nungen in einer Abteilung eingeführt. Bis zum
Jahresende 2021 sollen alle Standorte einge- bunden werden. „Wir gehen davon aus, dass sich viel Aufwand zum Beispiel bei der Suche verringern lässt, wenn die Buchungen gleich mit den Belegen verknüpft sind. Auch das Buchen selbst wird durch das automatische Einlesen von Buchungsdaten vereinfacht und beschleunigt“, erklärt die Prokuristin.

„Agiles Projektteam managt fliegenden Wechsel.“

Aufgrund des Zeitdrucks bei der Software- einführung war ein agiles Projektteam gefordert: Den fliegenden Wechsel bewerk- stelligten zwei ADDISON-Mitarbeiter, die im vierzehntägigen Dauereinsatz dafür sorgten, dass alle Elemente des neuen Systems re- chtzeitig startklar waren, einschließlich der übernommenen Daten.

Fazit und Ausblick

„Bedienung und Handhabung von ADDISON sind sehr intuitiv und einfach“, erklärt Christina John. Zwar hatten sich die Mit- arbeiterinnen und Mitarbeiter über Jahre an das alte System gewöhnt, die kaufmännische Leiterin freut sich jedoch besonders über die eingängige Windows-Oberfläche der aktuel- len Lösung, die eine schnelle Einarbeitung ermöglicht. Zwar muss noch einiges an Arbeit in den Aufbau neuer Controlling-Strukturen gesteckt werden, die Prokuristin ist sich jedoch sicher: „Wenn es steht, kommen für uns erhebliche Verbesserungen zum Tragen“.