Immer neue gesetzliche Anforderungen, persönliche Haftungsrisiken sowie die Vielzahl von komplexen Geschäftsbeziehungen erfordern die volle Aufmerksamkeit seitens der Verantwortlichen. Infolge des kontinuierlichen Effizienzdrucks sind die personellen Ressourcen in den Rechtsabteilungen vieler Unternehmen hingegen stark limitiert. Unmittelbare Folge ist die Auslagerung zumindest bestimmter Rechtsdienstleistungen auf spezialisierte Kanzleien.
Insoweit stellt sich für viele Unternehmen die Frage, wie die Kommunikation und der Datenaustausch mit externen Anwälten effizient und nachhaltig organisiert werden kann. Standard-Programme wie Outlook, SharePoint und Dropbox stoßen hier schnell an ihre Grenzen oder/und sind nicht sicher genug, kompliziert zu bedienen und bieten auch nicht die notwendigen Analyse- und Berichtsfunktionen.
Auf der anderen Seite tun sich die beratenden Kanzleien häufig schwer, die Kommunikation mit dem (Groß-) Mandanten effizient zu gestalten, bei den Ansprechpartnern im Unternehmen die notwendige Aufmerksamkeit und Zeitressourcen für die notwendige Mitwirkung an komplexen Rechtsthemen zu erwirken sowie die internen Zuständigkeiten des Unternehmens zu durchdringen.
In diesem Umfeld bietet sich die Installation einer Legal Tech Lösung (z. B. Software für Vertragsmanagement und -verwaltung) an, um innerhalb einer gemeinsamen Anwendungsoberfläche eine ressort- und standortübergreifende Zusammenarbeit im Unternehmen sowie mit externen Personen zu ermöglichen. Dabei darf der jeweilige Nutzer natürlich nur im Rahmen seiner individuellen Berechtigung Zugriff auf die Daten haben, die Informationen sollten zudem verschlüsselt gespeichert und übertragen werden.
Hier setzt das Modell des „Virtual Legal Counsel“ an, das den sicheren Datenaustausch zwischen dem Unternehmen und der mandatierten Kanzlei über eine gemeinsam genutzte Plattform ermöglicht. Genau genommen gibt es mehrere denkbare Modelle, deren Leistungsmerkmale nachfolgend kurz beschrieben werden.
Modell 1: Geschlossene Plattform als Full Service Lösung der Kanzlei
Bei diesem Modell richtet der Legal Tech Anbieter die Plattform nach den Vorgaben der Kanzlei individuell ein. Hierbei fließen deren Beratungsschwerpunkte, die spezifische Mandantenstruktur sowie die bereits existierenden oder zukünftigen Kommunikationsprozesse und Workflows in die Konzeption sowie technische Umsetzung maßgeblich mit ein.
Eine solche Lösung ermöglicht eine valide, gemeinsame Datenbasis und eignet sich insbesondere für die Anbindung größerer Mandanten, für die seitens der Kanzlei ein „Full Service“ erbracht wird bzw. erbracht werden soll.
Die Datenhoheit liegt gleichwohl beim Unternehmen, so dass die Plattform auch eigenständig etwa für ein abteilungsübergreifendes Vertragsmanagement genutzt werden kann, bei dem die externe Kanzlei lediglich punktuell – etwa im Rahmen der Bereitstellung von Vertragsvorlagen oder im Rahmen der rechtlichen Überprüfung von Vertragsentwürfen – mit einbezogen ist.
Die Einrichtung kann als (echte) „White Label“ Lösung erfolgen, so dass der Technologie-Lieferant vollständig in den Hintergrund rückt. In diesem Fall läuft die Anwendung meist auch unter der Corporate Identity der Kanzlei (Logo, Produktname, Farben, Label usw.)
Die meisten Kanzleien haben allerdings weder das technische Know-how noch die notwendigen Ressourcen zur eigenständigen Einrichtung und Wartung der Technologie. In den meisten Fällen stellt der Technologieanbieter daher der Kanzlei und dem Unternehmen eine insoweit wartungsfreie PaaS Plattform (Portal as a Service) zur Verfügung, erbringt aber sämtliche technischen Services und verantwortet nicht zuletzt auch das Hosting und technische Sicherheitskonzept sowie den Anwendersupport.
Modell 2: Offene Plattform unter Einbindung externer Kanzleien
Eine weitere Möglichkeit ist die Systemeinrichtung unter der Corporate Identity des Unternehmens, insbesondere um mehrere externe Rechtsdienstleister anzubinden.
Bei diesem Modell richtet der Legal Tech Anbieter die Plattform individuell entsprechend der Vorgaben des Unternehmens ein. Im Übrigen gelten dieselben Verantwortlichkeiten: Dem Unternehmen obliegt die Datenhoheit und verantwortet seine internen Prozesse, die Kanzlei(en) steuert/steuern die vereinbarten Rechtsdienstleistungen ein und der Technologieanbieter übernimmt die technische Betreuung inklusive Anwendersupport und Schulungen.
Aus Sicht des Unternehmens ist diese Variante noch etwas flexibler, da das Legal Outsourcing an verschiedene Rechtsdienstleister erfolgen kann.
Modell 3: Spezifische Legal Services durch externe Dienstleister
Eine leicht abgewandelte Variante betrifft das Modell eines grundsätzlich internen Informations- und Vertragsmanagements des Unternehmens, bei dem lediglich punktuell Legal Services durch externe Rechtsberater, Projekt- und Vertragsmanager, Compliance- und Datenschutzbeauftragte oder andere Dienstleister erbracht werden.
Im Unterschied zum Modell zuvor erfolgt die Einrichtung hier entsprechend der Spezialzuständigkeiten des jeweiligen externen Dienstleisters. So kann ein „Vertragsmanager“ lediglich Zugriff auf bestimmte Verträge haben, während ein Datenschutzbeauftragter die datenschutzrechtlich relevanten Vorgänge entsprechend der EU Datenschutzgrundverordnung überwacht und ein (anderer) beauftragter Anwalt sich wiederum um die laufenden Verfahren zu einem bestimmten Rechtsthema (z.B. Arbeitsrecht) oder um ganz bestimmte Projekte kümmert.
Best Practice
Allen vorgenannten Modellen gemeinsam ist, dass alle Beteiligten im Rahmen ihrer persönlichen Zuständigkeiten und individuellen Zugriffsberechtigungen autonom im System arbeiten können. Mithin kann auch der Kommunikationsaufwand auf beiden Seiten reduziert werden.
Für eine solche Kollaborationsplattform ist der Einsatz moderner Cloud-Technologie empfehlenswert, um eine einfache Handhabung und einen flexiblen Zugriff der Beteiligten unabhängig von der jeweils eingesetzten IT Infrastruktur zu ermöglichen. Dies bietet gegenüber lokal installierter Software zugleich den Vorteil, dass man mit jedem beliebigen Endgerät (Laptop, iPad oder Smartphone) und auch im Homeoffice und unterwegs alle Dokumente einsehen sowie rechtliche und wirtschaftliche Risiken, Bearbeitungsstände und sonstige Kennzahlen in Echtzeit analysieren kann.
Im Idealfall bringt eine solche Technologie gleich alle benötigten Funktionen mit („All-in-One Legal Management“), um sämtliche Rechtsangelegenheiten des Unternehmens an zentraler Stelle speichern zu können: Verträge und Vertragsvorlagen, Verfahren und Projekte, gesellschaftsrechtliche Vorgänge, IP Rechte, Datenschutz- und Compliance-Angelegenheiten. Dies ermöglicht nicht nur ein einheitliches Lool & Feel sowie einen attraktiveren Preis gegenüber dem Einsatz mehrerer Produkte, sondern alle Bausteine sind dann miteinander verlinkt und auf der Datenebene mitsamt aller Verknüpfungen auswertbar.
Die wichtigsten Funktionen sind allerdings das sichere Teilen vertraulicher Inhalte zwischen Kanzlei und Unternehmen, ein integriertes E-Mailing System sowie die Einrichtung geschützter Datenräume für besonders sensible Projekte wie beispielsweise die Vorbereitung einer Due Diligence oder ein M&A Vorgang.
Um die Komplexität des Projekts zur Installation der neuen Software zu reduzieren, ist ein einfacher und dafür umso schnellerer Einstieg ggf. mit nur wenigen Projektbeteiligten und Anwendungsszenarien zu empfehlen. So könnte die Kanzlei eigene Vorlagen (z.B. Vertragsmuster) und die Bestandsakten zu laufenden Projekten mit einbringen, das Unternehmen wiederum könnte zunächst besonders wichtige Verträge und Vorgänge archivieren (und vorab ggf. digitalisieren).
Weitere Abteilungen, Module und Inhalte sowie externe Beteiligte können sukzessive hinzukommen. Viel wichtiger ist, erste (Zwischen-)Erfolge schnell zu erzielen, so dass die Akzeptanz und das Vertrauen in das neue System wachsen.
Der „Virtual Legal Counsel“ wiederum wächst mehr und mehr in die Organisation hinein, erhält (soweit zugriffsberechtigt) einen einfachen Zugriff auf Dokumente und Informationen, an die er bislang nur mühsam gelangen konnte und kann auf dieser Grundlage auch bessere Rechtsdienstleistungen erbringen.
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