Echtzeitberater brauchen moderne Software

Als Steuerberater Sascha Matussek Anfang 2015 die Kanzlei übernahm, nutzten die drei Mitarbeiter dort bereits ADDISON. Er selbst jedoch hatte damals noch gar keine Erfahrung mit ADDISON, sondern kannte aus seiner Praxis nur die Software von Land-Data und Datev. „In Kenntnis dieser beiden Programme habe ich schnell gesehen, dass ADDISON gut funktioniert“, erinnert sich Matussek. „ADDISON bietet die modernere Software, was sich auch am komfortablen User Interface zeigt, insbesondere bei ADDISON OneClick. Und mir hat die Support-Struktur des Anbieters sehr gut gefallen, weil er unsere Fragen zügig telefonisch beantwortet und weil er Wert auf den persönlichen Kontakt legt. Das kenne ich auch anders.

“Deshalb ist ADDISON auch im Dezember 2020 nach wie vor an allen Arbeitsplätzen im Einsatz. Das sind mittlerweile 17 – an drei Standorten in Aalen, Schwäbisch Gmünd und Stuttgart. Dieses rasante Wachstum spiegelt sich auch in der Zahl der Mandanten und  in der Spezialisierung auf die beiden Bereiche Heilberufe und Hotellerie/Gastronomie wider.

ADDISON macht den Unterschied

„Buchhaltung oder Lohnabrechnung kann jede Software, aber auch jeder Steuerberater“, weiß Sascha Matussek. „Da können wir uns nicht unterscheiden. Wir brauchen daher eine Software, die mehr kann – wie zum Beispiel ADDISON OneClick. Wir können und müssen uns wieder mehr auf die Beratung konzentrieren!“ Beratung ist besonders in Zeiten der Informationsüberflutung notwendiger denn je, glaubt Sascha Matussek, „weil Dr. Google dem Mandanten sehr viele gute Ratschläge erteilt, die aber längst nicht immer auf die individuelle Situation zutreffen. Hier können wir filtern – und den Fokus auf das Wesentliche lenken. Deshalb positionieren wir uns als moderne Kanzlei, die auch höchst spezielle Fragen, etwa zur Besteuerung von Kryptowährungen oder zur digitalen Transformation des Unternehmens, kompetent beantworten kann.” Umso wichtiger ist es für ihn, dass der Mandant sie genau so wahrnimmt: als moderne und kompetente SteuerBERATER. „Das versuchen wir auf vielen verschiedenen Wegen zu erreichen.

„Durch ADDISON als Partner mit modernen Lösungen können wir unserer Kernaufgabe, der Echtzeit-BERATUNG, besser gerecht werden!”

Einer dieser Wege ist unsere moderne Software mit innovativen Features, andere Wege sind eine zeitgemäß gestaltete Homepage oder die Kommunikation über Social-Media-Kanäle; beispielsweise haben wir bei Facebook über 2.000 Follower, was für eine Kanzlei unserer Größe äußerst bemerkenswert ist.“ Sascha Matussek strebt eine „Echtzeitberatung“ an. Das heißt für den Mandanten im Idealfall, dass er tagtäglich seine Buchhaltung digital führt und die Auswertung am nächsten Tag bereits griffbereit hat. „Welcher Unternehmer trifft heute gute Entscheidungen auf Grundlage von einigen Wochen alten Zahlen?! Man denke nur einmal an den Konto- oder Forderungsstand von vor acht Wochen.“

Automatisierungsgrad von 85 bis 90 Prozent

Bei der Nutzung von ADDISON hat sich viel getan. Zwar waren schon 2015 einige ADDISON-Module vorhanden, wurden aber nur rudimentär genutzt. „Ein Scanner war zwar da, doch ebenso selten im Einsatz wie das neu zugekaufte SBA-Modul – kurz für Scannen, Buchen, Archivieren“, erinnert sich Matussek.

„Die Bankdaten wurden nicht automatisiert abgerufen – und auch die Kommunikation mit dem Finanzamt erfolgte noch nicht online.“

Das ist heute ganz anders. „Wir erreichen in der Buchhaltung einen Automatisierungsgrad von 85 bis 90 Prozent, weil wir praktisch jede Funktion, die  ADDISON uns bietet, auch wirklich nutzen“, sagt Matussek. „Zum Beispiel sparen wir  dank des Moduls SBA (Scannen-Buchen-Archivieren) viel Zeit durch die digitale Verarbeitung der für die Finanzbuchhaltung relevanten Belege. Belege, die bereits digital eingehen, werden selbstverständlich digital weiterverarbeitet.“ Auch der Abruf von Bankdaten oder Paypal-Konten erfolge online.

Die Kanzlei von Sascha Matussek verfügt über mehrere Mitarbeiter, die auf die digitale Zusammenarbeit spezialisiert sind. Sie gehen zu den Mandanten und helfen ihnen, die Belegdaten aus ihren Kassen- oder Buchhaltungssystemen möglichst vollständig über Schnittstellen oder Export-Funktionen elektronisch an die Kanzlei zu übermitteln. Weil weder Gastronomen noch Ärzte Büromenschen sind, will Matussek seinen Mandanten möglichst viel Büroarbeit abnehmen, sodass sie sich ganz auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Mandanten nutzen ADDISON OneClick als Werkzeug zur Büroorganisation, um direkt auf Auswertungen zugreifen zu können und weil ihnen die Digital-Experten der Kanzlei bei der Einarbeitung helfen. „Sie sitzen beim ersten Kennenlernen der neuen Software OneClick eine Viertel- oder halbe Stunde neben dem Mandanten und helfen ihm bei der Eingewöhnung“, beschreibt Matussek das Prozedere.

„Aber auch danach haben die Mandanten hin und wieder bei der Arbeit noch Fragen. Für deren Beantwortung stehen unsere Experten den Mandanten die ersten Tage sogar kostenlos zur Verfügung, weil auch wir davon profitieren, wenn die Mandanten OneClick nutzen.“ Die Mandanten wissen, dass sie nach der Einarbeitungsphase dafür bezahlen müssen, daher nutzen sie ADDISON OneClick in dieser Zeit intensiv – und merken sich die Ratschläge.