Autoriseer als een baas - 5 inzichten voor makkelijker autorisatiebeheer

Krijgen je cliënten het nog vaak voor elkaar dat facturen in de organisatie slingeren? Of heb je geen overzicht van de status van autorisatie van elke factuur? Dat kan slimmer! Basecone geeft je 5 inzichten mee voor makkelijker autorisatiebeheer. Het scheelt jou kostbare tijd en draagt bij aan klantgericht werken vanuit je kantoor.

Inzicht 1: durf je autorisatieproces aan te passen

Blijf je werken zoals je het altijd al deed, dan houd je de tijd over die je altijd al over hield. Durf je proces aan te pakken voor makkelijker beheer en tijdswinst. Denk daarbij bijvoorbeeld aan: op welk moment worden documenten geautoriseerd? Waar zitten quick wins? En is het proces, met alle (technologische) mogelijkheden, nog steeds een logisch en slim proces?

Inzicht 2: houd het proces zo makkelijk mogelijk

Verwerken van de stroom van inkomende facturen is op zichzelf al genoeg werk. Daarnaast kan het tot piekdrukte leiden tijdens periodes voor de BTW-aangifte. Houd daarom je autorisatiebeheer zo makkelijk mogelijk, met deze 4 vragen:

1. Wat wil je (laten) autoriseren?
   Voor een vakantie stippel je bestemming en highlights uit, maar de exacte route volgt pas op het moment zelf. Dat werkt ook voor autoriseren. Voor welke factuur is autorisatie echt nodig en voor welke niet? Bijvoorbeeld: voor facturen onder de € 50 is geen autorisatie nodig. Terwijl voor facturen boven € 10.000 altijd het akkoord van de directeur nodig is. 
2. Wie gaat autoriseren?
   Welke personen moeten facturen goedkeuren? En zitten er grenzen aan het bedrag dat ze mogen autoriseren?
   
3. Hoe ziet het ideale proces eruit?
   Het ideale proces is de route naar je vakantiebestemming. Welke routes heb je en wanneer valt welke factuur waaronder? De crux: digitaliseer niet je huidige processen, maar kijk naar wat je in de toekomst wil bereiken. Waar kun je optimale efficiëntie, en daarmee klantgerichtheid, bereiken?
4. Waar kan het makkelijker?
   Vaak is er maar één auto nodig om op je vakantiebestemming te komen. Bepaal zoveel mogelijk een standaardproces en wijk alleen af als het echt niet anders kan. 

Inzicht 3: krijg en houd overzicht

Overzicht hebben en houden is enorm belangrijk. Zeker voor eindverantwoordelijken voor betalingen, maar ook voor collega’s die het proces bewaken. Zij kunnen met goed overzicht eventuele problemen sneller opvolgen en actie ondernemen. 

Gebruik daarvoor slimme software, zoals die van Basecone. Met Basecone’s module Autorisatiebeheer heb je grip op het proces. Zo kun je binnen een boekingsscherm eenvoudig personen aanwijzen die moeten autoriseren, en in welke volgorde dat moet gebeuren. Zij hebben inzicht in alle documenten die geautoriseerd moeten worden en hoeven nooit naar een factuur te zoeken. Wijst een autorisator een document af? Dan krijg je als accountant een overzicht van de documenten waarop actie moet worden ondernomen. 

Inzicht 4: Wijs autorisatoren automatisch toe

Wijs je per factuur autorisator(en) toe, dan kost dat alsnog handmatig en herhalend werk. Terwijl veel facturen op basis van slechts een paar criteria makkelijk aan de juiste persoon te koppelen zijn. Laat de software van Basecone dit voor je doen!

Denk voor criteria voor toewijzing bijvoorbeeld aan:

• de leverancier of een groep van leveranciers

• het totaalbedrag

• of een combinatie van beiden

Inzicht 5: boek in bulken (of zelfs automatisch)

Als accountant of medewerker heb je goed in de gaten wanneer een factuur klopt, en wanneer niet. Die kennis kun je omzetten in criteria, waarmee de software van Basecone facturen vooraf checkt. Voldoet de factuur aan je criteria? Dan komt deze op ‘groen’ te staan. Dat scheelt je tijd in het uitgebreid controleren ervan. En controleer en boek je facturen in één bulk tegelijk, dan scheelt dat je nog meer tijd!

Bonus inzicht: workflow automation
Het gemiddelde autorisatieproces kent behoorlijk wat handmatige stappen. Wil je je autorisatiebeheer helemaal next level beheren, gebruik dan workflow automation in de module Autorisatiebeheer van Basecone.

In de software stel je een procuratieschema in of automatiseer je een bestaande workflow. Met filters worden vooraf ingestelde regels toegepast op facturen die klaar staan. Vervolgens past Basecone de regels toe. Bijvoorbeeld: alle IT-gerelateerde facturen, met een factuurbedrag hoger dan € 12.000, worden altijd toegewezen aan de IT-manager en de CFO van de onderneming.  Iedere factuur komt eenvoudig terecht bij de juiste personen voor autorisatie. 

Meer weten over de koppeling tussen
Basecone & jouw boekhoudpakket?

Vul je gegevens in en download de brochure: