Verbeteren herkenning facturen in Basecone

Zo nu en dan ontvangen wij vragen van gebruikers dat een crediteur/debiteur niet wordt herkend door Basecone. Soms ligt dit aan de kwaliteit van de scan of dat Basecone een bepaald element niet herkent, maar meestal is de oorzaak gelegen in de instellingen waardoor Basecone niet direct de juiste leverancier/klant voorstelt.

In deze blog bespreken we enkele tips & tricks waarmee de matching in Basecone kan worden geoptimaliseerd.

Als Basecone bij een factuur niet de juiste crediteur/debiteur voorstelt, dan is het van belang om de volgende vier stappen te doorlopen:

• Stap 1: Welke elementen van de factuur worden herkend?
• Stap 2: Worden de eigen administratiegegevens uitgesloten?
• Stap 3: Zijn de stamgegevens van de juiste crediteur/debiteur volledig?
• Stap 4: Zitten er meerdere leveranciers “in het filter”?

Stap 1: Welke elementen van de factuur worden herkend?

Bij iedere factuur in Basecone kun je in het boekingsscherm via “het driehoekje” de herkende elementen controleren (onderaan de pagina vind je het driehoekje):

Als je op het “driehoekje” klikt, dan klapt een scherm open met een overzicht van alle waarden die Basecone heeft herkend:

Het kan zijn dat er helemaal geen waardes zijn herkend door Basecone, in dat geval was waarschijnlijk de kwaliteit van de scan onvoldoende. Het kan ook zijn dat onjuiste gegevens worden herkend, bijvoorbeeld de adresgegevens van de administratie zelf. Hieronder lees je hoe kunt voorkomen dat deze gegevens worden herkend.

Stap 2: Worden de eigen administratiegegevens uitgesloten?

Op een factuur staan altijd stamgegevens van twee partijen: de verzender en de ontvanger. Bij het optimaliseren van de herkenning is het van belang dat de gegevens van de administratie zelf (adresgegevens, telefoonnummer, KVK-nummer etc.) bij de herkenning door Basecone worden uitgesloten. Dit is het geval als de stamgegevens van de administratie bij de administratie-instellingen volledig zijn gevuld. Met name de adresgegevens zijn hierbij belangrijk. Vul zo veel mogelijk in, bijvoorbeeld het factuuradres, bezoekadres en postadres. Je kunt hiervoor de groene button “adres toevoegen” gebruiken (instellingen – administraties – acties (bewerken) – tabblad administratiegegevens en tabblad adresgegevens).

NB Indien de administratie is gekoppeld met het boekhoudsysteem Twinfield, Accountview of Unit4 Multivers Online, wordt het ingestelde adres automatisch gesynchroniseerd indien ingevuld. Controleer dit echter wel.

NB Het uitsluiten van de eigen adresgegevens is vooral erg belangrijk bij verkoopfacturen. In het algemeen zijn er weinig gegevens bekend van een debiteur (behalve het adres). Herkenning van een debiteur zal derhalve veelal op basis van het adres zijn.

Indien de juiste gegevens van de crediteur/debiteur wel zijn herkend maar Basecone niet de juiste crediteur/debiteur voorstelt, dan zijn mogelijk de stamgegevens van de crediteur/debiteur niet volledig. Hieronder lees je hoe je dit kan controleren.

Stap 3: Zijn de stamgegevens van de juiste crediteur/debiteur volledig?

Basecone gebruikt de gegevens van de factuur en vergelijkt dit met de stamgegevens uit het boekhoudsysteem. Zodra er voldoende overeenkomsten zijn (dit zou zelfs één uniek element kunnen zijn), maakt Basecone de match en selecteert Basecone de leverancier/klant. Het is dus erg belangrijk om zoveel mogelijk gegevens toe te voegen (KVK nummer, BTW nummer, bankrekeningnummer).

Je kunt de stamgegevens ook in Basecone toevoegen / aanpassen in het boekingsscherm. Als je een leverancier/klant selecteert kun je kiezen voor “bewerken”. Het is mogelijk om de gegevens handmatig toe te voegen of de herkenning van Basecone daarvoor te gebruiken. Gebruik voor de herkenning onderstaande button achter de leveranciersnaam:

Onderstaande afbeelding illustreert de herkenning van Basecone van een nog onbekende leverancier. De “Actuele waarde” zijn de gegevens die op dit moment in de database staan (omdat dit een nieuwe crediteur is, is er nog niks ingevuld). De “Nieuwe waarde” zijn de gegevens die Basecone herkent. Als je op “ok” drukt overschrijft Basecone de “Actuele waarde” met de nieuwe gegevens. Controleer dit echter goed.

“Ik heb het adres toegevoegd en de crediteurenkaart is ingevuld toch heb ik geen herkenning!?”

Stap 4: Zitten er meerdere leveranciers “in het filter”?

Volgens onderstaande afbeelding is er een 100 % match tussen de “Actuele waarden” en de “Nieuwe waarden”. Het kan echter voorkomen dat er geen crediteur wordt geselecteerd.

Als Basecone namelijk twee of meer mogelijke crediteuren/debiteuren herkent, wordt er geen enkele geselecteerd. Het vakje klant/leverancier wordt dan dus leeg weergegeven (zie onderstaande afbeelding).

Je ziet in bovenstaande afbeelding echter wel de button “filter verwijderen”. Er zijn namelijk drie potentiële matches herkend door Basecone. Dit wordt weergegeven in een filter. Als de juiste leverancier niet in het filter staat, kun je kiezen voor filter verwijderen. De totale lijst van leveranciers wordt vervolgens getoond.

Je kunt middels het filter heel makkelijk aanpassingen maken en de matching verbeteren. Selecteer één van de leveranciers en kies vervolgens weer “bewerken”. Druk op de button achter de leveranciersnaam en vergelijk de “Actuele waarde” met de “Nieuwe waarde”. Pas aan indien nodig.

NB Bepaalde velden zoals een KVK nummer, BTW nummer of bankrekeningnummer zijn vrijwel uniek voor elke leverancier. Als per abuis meerdere leveranciers een zelfde BTW nummer hebben, maakt Basecone geen selectie en wordt er een filter toegepast.

NB Een oorzaak van een verkeerde match kan ook zijn dat er per abuis een (eigen) e-mailadres is opgeslagen bij de stamgegevens van een debiteur/crediteur. Basecone herkent het e-mailadres en maakt de match. Deze match is dan (hoogstwaarschijnlijk) niet de gewenste. Door middel van de filterknop zie je welke potentiële debiteuren/crediteuren Basecone herkent. Controleer de “Actuele waarde” in Basecone goed.

Controle of de aanpassingen werken

Je kunt heel eenvoudig controleren of de aanpassingen er toe leiden of de correcte debiteur/crediteur wordt herkend. In het boekingsscherm in Basecone kies je voor “afwijzen”. Vervolgens komt het document zonder tag weer in de workflow terecht en kun je het document opnieuw taggen. Een getagged document gaat door het proces van herkenning en matching met de meest actuele data.

Alle stappen doorlopen

Je kunt contact opnemen met de support afdeling van Basecone als een crediteur/debiteur toch niet wordt herkend. Graag ontvangen wij een e-mail met de desbetreffende factuur bijgevoegd. Je kunt dit versturen naar [email protected]. Een support medewerker van Basecone kan de factuur beoordelen en je eventueel helpen met de matching.