Grip op betaaladvieslijsten en betaalruns!

Basecone heeft in Januari 2016 een nieuwe dimensie toegevoegd aan de Basecone Workflow: controle en grip op betalingen en betaaladvieslijst(en). Deze uitbreiding is momenteel enkel beschikbaar voor de administraties die gekoppeld zijn met het boekhoudpakket Twinfield.

Eind 2015 hebben we onze nieuwe Basecone Workflow module gelanceerd. Een verzoek dat vele malen bij ons is ingediend. Niet alleen om eerst die (financiële) verplichting vast te leggen op het moment dat een factuur is ontvangen, maar zeker ook omwille van een efficiënte en gemakkelijke manier van autoriseren.

Inmiddels is onze nieuwe feature al volop in gebruik. Het autoriseren na het boeken is enthousiast ontvangen en brengt meer inzicht en overzicht, voor zowel accountant als de persoon die facturen moet beoordelen. Een van de aspecten die nog veel voorbij komt als we onze klanten vragen naar de Workflow module is de controle- en grip – op het betalen (of niet) van facturen en juistheid van de betaal-advieslijsten uit het boekhoudpakket waarmee gewerkt wordt.

Om die reden hebben we – vooralsnog enkel met het boekhoudpakket Twinfield – de integratie met de betaaladvieslijst gerealiseerd. Door deze nieuwe instelling is het vanaf nu mogelijk om facturen die nog beoordeeld moeten worden, na akkoord automatisch in de advieslijsten voor betaling op te laten nemen. Hierdoor hebben onze gebruikers grip op het gehele proces, van binnengekomen factuur tot correct betaling. Hieronder heb ik kort omschreven wat deze nieuwe feature precies doet en hoe het werkt.

Bij het betalen in Twinfield van inkoopfacturen is het van belang dat de boeking definitief is en dat de optie “niet in betaalbatch” is ge-deselecteerd. Om controle te houden over het betaalproces van inkoopfacturen in Twinfield biedt Basecone de volgende drie administratie-instellingen in combinatie met de functionaliteit “autorisatie na het boeken”:

Selecteer “niet in betaalbatch” na toewijzing autorisatoren

Bij het gebruik van de Basecone Workflow module is het mogelijk om indien een boeking één of meerdere autorisator toegewezen heeft gekregen in het validatiescherm van Basecone, deze boeking de status ‘Niet in betaalbatch’ automatisch toegewezen krijgt. Hiermee is de boeking in Twinfield geblokkeerd voor betaling.

Deselecteer “niet in betaalbatch” na goedkeuring autorisatoren

In een betaalvoorstellijst dienen enkel geautoriseerde documenten voor te komen. Deze zijn immers door de juiste persoon bekeken en goedgekeurd. Door de juiste instellingen in Basecone zorgt u ervoor dat de laatste autorisator de factuur ‘vrijgeeft’ voor betaling, indien hij of zij de laatste in de flow is. Hiertoe wordt in Twinfield een boeking automatisch ge-update en de factuur zal beschikbaar komen voor betaling (op basis van criteria ingegeven in het boekhoudpakket).

Deze update door Basecone is uiteraard enkel mogelijk indien de boeking nog aanwezig is in het boekhoudsysteem en nog niet definitief gemaakt is. Eventueel gewijzigede boekingen in het boekhoudpakket zelf, is geen probleem, Basecone zal deze nimmer overschrijven.

Maak boeking definitief na goedkeuring autorisatoren

Net zoals u de boeking kunt updaten en deze beschikbaar maakt voor betaling, is het ook mogelijk om de boeking direct definitief te maken in Twinfield. Dit geschiedt dan tevens door de laatste autorisator.

Deze instelling is onafhankelijk van de update voor betaling te gebruiken.

Met deze uitbreiding bent u in staat een volledig gecontroleerd en geautomatiseerd traject in te richten met behulp van de Basecone Workflow.

Basecone werkt hard aan een oplossing voor de andere boekhoudpakketten waarmee zij integreert. Voor Unit4 Multivers Online wordt reeds gewerkt aan een oplossing, voor Exact Online en AccountView is Basecone nog afhankelijk van de mogelijkheden in het boekhoudpakket zelf. Wij houden u graag op de hoogte van de voortgang.

Wil je meer weten over de Basecone workflow, check dan deze pagina met alles over de workflow.