Fiscal, Contable y Nómina29 abril, 2025

Qué es un SIF o Sistema Informático de Facturación

Conocer qué es un SIF o Sistema Informático de Facturación te ayudará a comprender mejor cómo funciona la facturación en plena era digital y cuáles son tus obligaciones en esta materia como autónomo o empresario. Emprendedores, asesores y despachos profesionales se enfrentan al reto de trabajar con un software de este tipo que cumpla con las nuevas exigencias de la Ley Antifraude y el sistema Verifactu.

Qué es un SIF o Sistema Informático de Facturación

Los Sistemas Informáticos de Facturación consisten en herramientas tecnológicas diseñadas para automatizar los procesos relacionados con la facturación: desde su emisión y recepción hasta su correcto almacenamiento y gestión, siempre en cumplimiento de la legalidad. Gracias a los SIF también es posible llevar a cabo un seguimiento de cobros y pagos, cumplir de forma sencilla con las obligaciones fiscales y contables o generar análisis sobre la buena marcha del negocio. Se trata de herramientas que deben ir de la mano de la normativa y de las necesidades reales del empresario para resultar verdaderamente útiles.

Los SIF de última generación permiten su integración con otros espacios digitales imprescindibles para empresarios y autónomos, como es el caso de las plataformas de comercio electrónico o los programas de análisis de datos. 

SIF y Verifactu en el marco de la Ley Antifraude

La reciente unificación de los requisitos que deben cumplir en España todos los SIF va de la mano de la Ley Antifraude de 2021, que introdujo en la Ley General Tributaria una nueva obligación tributaria formal: 

“La obligación, por parte de los productores, comercializadores y usuarios, de que los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos”.

Reglamentariamente se podrán establecer especificaciones técnicas que deban reunir dichos sistemas y programas, así como la obligación de que los mismos estén debidamente certificados y utilicen formatos estándar para su legibilidad. Dicho desarrollo reglamentario se ha producido con el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación (RRSIF).

Y, a su vez, para entrar en detalle técnico se ha publicado también la Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre, por la que se desarrollan las especificaciones técnicas, funcionales y de contenido referidas en el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales.

Esto significa que todos los softwares de facturación deberán, en virtud de esta normativa, responder a una serie de atributos para que los registros que efectúen sean regidos por estos principios de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad, e inalterabilidad. En esencia, todas las transacciones comerciales deberán generar una factura y su correspondiente anotación en el sistema informático. Además, el software deberá guardar para cada factura generada un registro de facturación, preservando los datos e impidiendo la alteración de dichas anotaciones, para que puedan ser remitidas a la AEAT (sistema de emisión de facturas verificables o software Verifactu). 

El envío instantáneo a la AEAT es voluntario pero totalmente recomendable, porque eso implica cumplir por defecto con las obligaciones de la LGT. 
En caso contrario, si no se realiza dicho envío automático, las condiciones son mucho más exigentes (conservación y encadenamiento con firma electrónica, registro de eventos de lo que ocurre en el sistema, etc.) 

Además, desde el punto de vista normativo, en diciembre de 2023 se publicó el Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación o Reglamento de la Ley Antifraude, que define con claridad cuáles deben ser los requerimientos mínimos de estos sistemas desde un punto de vista más técnico. 

El reglamento se centra en las siguientes áreas: 

  • La estandarización y modernización de los diferentes sistemas y programas informáticos o electrónicos que soportan los procesos contables, de facturación y de gestión de empresarios y profesionales. 
  • Asegurar la interconexión de los sistemas informáticos y su compatibilidad con los sistemas informáticos de clientes, proveedores y administraciones públicas.
  • Garantizar la calidad de la información, la confianza en la inalterabilidad indebida de los datos y su trazabilidad.
  • Erradicar el uso del llamado ‘software de supresión y manipulación de ventas’, que consiste en sistemas informáticos que permiten la manipulación u ocultación de datos contables, de facturación y de gestión.

eimagen Sistema Informático de Facturación

Cuándo entra en vigor en Reglamento de los SIF en España

El Reglamento de Requerimientos de los Sistemas Informáticos de Facturación (RRSIF) y todas las exigencias normativas que contiene entrarán plenamente en vigor para los contribuyentes en las siguientes fechas: 
  • 1 de enero de 2026 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades.
  • 1 de julio de 2026 para el resto de empresas y autónomos. 

Todos los software de facturación y contables en España deberán adaptarse a las nuevas exigencias normativas antes de estas fechas. Los fabricantes y desarrolladores de software deben tener sus productos adaptados antes del 29 de julio de 2025.

Los obligados tributarios que dispongan de sistemas de facturación antes de esa fecha deberán tener en cuenta las siguientes para la entrada en vigor de la normativa.

Otros cambios normativos que afectan a la facturación

En cuanto a la Ley Crea y Crece, que generaliza el uso de la factura electrónica en operaciones entre empresarios y profesionales, su entrada en vigor para este colectivo va de la mano del desarrollo reglamentario de dicha norma, que aún no se ha producido. Una vez aprobado el Reglamento de la Ley Crea y Crece, éstos son los plazos: 

  • Un año desde la aprobación del desarrollo reglamentario para empresarios o profesionales con una facturación anual superior a 8 millones de euros.
  • Dos años desde la aprobación del desarrollo reglamentario para empresarios o profesionales con una facturación anual inferior 8 millones de euros.

laptop-information-basic

¿Quieres seguir informado sobre la normativa de facturación?
Suscríbete a a3news y recibe cada mes todas las novedades, además de invitaciones a eventos informativos y descargas de recursos de apoyo.

Suscripción a3news


Cumple con la normativa con soluciones de facturación a medida para autónomos, asesores y pymes

Adaptarse cuanto antes a la digitalización y estandarización de las labores facturación y contabilidad de tu negocio es un paso elemental para ganar tranquilidad y asegurarte de cumplir con la normativa fiscal y contable en todo momento. 

Más allá de obligaciones legales, digitalizar tu facturación trae de la mano muchas ventajas: podrás automatizar procesos, reducir errores, ganar tiempo y obtener una visión global de tu negocio, mejorando además tu flujo de caja. En Wolters Kluwer somos expertos en software de facturación adaptado a la normativa antifraude. Sea cual sea el tamaño o actividad de tu negocio, contarás con una solución a medida, escalable e integrable con otros muchos programas del mercado.

Si eres una asesoría, apúntate a nuestros cursos de asesoría fiscal y contable.


Ventajas de facturar a través de un SIF

El objetivo de utilizar este tipo de software es evitar errores humanos y ganar tiempo gracias a la automatización de funciones contables que, de otro modo, supondrían una inversión extra para el empresario. Además, este tipo de sistema permite garantizar una mayor seguridad y trazabilidad durante toda la vida de la factura, una exigencia que llega con fuerza y que tiene encaje en nuevas normativas en proceso de implantación.

Entre otras cosas, un SIF permite: 

  • Reducir el tipo dedicado a labores contables.
  • Minimizar la posibilidad de cometer errores.
  • Asegurar el cumplimento normativo del negocio.
  • Mejorar la visión global de la empresa y facilitar la toma de decisiones estratégicas.
  • Mejorar la visión y gestión del flujo de caja.

Características y requisitos de un SIF

Además de los puntos anteriores, los SIF suelen cumplir con ciertas características o requisitos que los convierten en verdaderamente útiles: 

  • Automatización de todas las labores de facturación, desde su emisión hasta su almacenaje.
  • Cumplimiento normativo, tanto desde el punto de vista fiscal y contable como en materia de protección de datos. 
  • Posibilidad de gestionar los cobros y pagos, integración con otras herramientas (por ejemplo ERP).

Suscríbete a a3news y recibe contenidos como éste en tu buzón

Wolters Kluwer lleva más de 35 años en España ofreciendo soluciones integrales de software de gestión, información, servicios y formación.
Back To Top