Recht08 Mai, 2018

Wie Kanzleien sicher mit Mandanten kommunizieren: DSGVO-konform und schnell Daten austauschen

Am 25. Mai 2018 endete die zweijährige Übergangsfrist für die Umsetzung der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO). Trotz der wenigen verbleibenden Tage haben viele Kanzleiverantwortliche noch nicht bestehende Abläufe und Routinen überprüft. Insbesondere sollte die Kommunikation mit den Mandanten genau unter die Lupe genommen werden. Ein Blick in den Arbeitsalltag von Anwälten zeigt oftmals dieses Bild: E-Mails werden unverschlüsselt versandt oder Dokumente mit Mandanteninformationen werden in die Dropbox hochgeladen – die auf amerikanischen Servern gespeichert werden – weil es einfach und bequem ist.

Jedoch sind mit Einführung der DSGVO nahezu alle Personen für das Thema Datenschutz sensibilisiert worden. Mandanten achten vermehrt auf den sicheren und vertraulichen Umgang mit ihren Daten, insbesondere beim Austausch.

Zur Unterrichtung ihrer Mitglieder formulieren Anwaltsvereine und Kammern auf ihren Websites bereits Empfehlungen. So schreibt die Rechtsanwaltskammer Hamburg auf ihrer Mitgliederseite: „Schon aus der anwaltlichen Verschwiegenheitsverpflichtung resultiert die Verpflichtung, sich mit den Möglichkeiten der Verschlüsselung elektronischer Korrespondenz vertraut zu machen, technischen Sachverstand hinzuzuziehen und hinreichende Maßnahmen zum Schutze der personenbezogenen Daten der Mandanten und etwaiger Dritter zu treffen. Dem Wunsch des Mandanten, elektronisch Korrespondenz ausschließlich verschlüsselt zu führen, ist selbstverständlich zu entsprechen. In jedem Fall sind sichere alternative Kommunikationswege anzubieten.“ Und der Deutsche Anwaltverein weist in seinem Merkblatt zur „Umsetzung der Datenschutz-Grundverordnung in Anwaltskanzleien“ u.a. darauf hin, dass, um die Sicherheit der verarbeiteten Personendaten zu gewährleisten (Art. 32 DSGVO), der Grundsatz der „Integrität und Vertraulichkeit“ gem. Art. 5 Abs. 1 lit. f DSGVO zu berücksichtigen ist und u.a. folgende Maßnahme vorschreibt: „Verschlüsselung: Soweit möglich, sollen personenbezogene Daten verschlüsselt werden. Es empfiehlt sich daher beispielsweise, die Verschlüsselung von E-Mails mit Verschlüsselungsprogrammen zu ermöglichen.“ Um mit dem guten Gewissen zu arbeiten, vollkommen sicher mit Ihren Mandanten zu kommunizieren, sollten Sie auch prüfen, inwieweit moderne Technologie Sie in Ihren Kanzleiprozessen unterstützen und diese leichter machen kann. So ist die Verschlüsselung von E-Mails technologisch in jeder Kanzlei-IT mit etwas Aufwand einzurichten. Jedoch bestehen auch dann weiterhin die operativen Nachteile der E-Mail-Nutzung: Welche E-Mail in Ihrem überfrachteten E-Mail-Postfach enthält die aktuellste Version eines Dokumentes, hat mein Kollege diese nur in seinem Posteingang oder hat der Mandant bereits geantwortet und Anmerkungen vorgenommen?

Der in der AnNoText OnlineAkte integrierte Dateitransfer bietet Ihnen eine sichere, schnelle und effiziente Alternative zum verschlüsselten Versand per E-Mail.

Teilen Sie Dokumente, Termine, Fristen, Aufgaben, Kontakte oder auch das Forderungskonto in Echtzeit mit Ihren Mandanten. Direkt aus der AnNoText Oberfläche heraus steuern Sie, welche Informationen geteilt werden. Mittels der neuen AnNoText OnlineAkte werden alle freigegebenen Informationen Ihrem Mandanten direkt über Ihr Web-Portal präsentiert.

Die AnNoText OnlineAkte bietet zudem die Möglichkeit der Akquisition von Mandanten direkt über Ihre Webseite; bei Bestandsmandaten auch den Upload von Dokumenten oder weitere Mandatsbeauftragung in strukturierter Form durch den Mandanten selbst. Workflows in der AnNoText Software unterstützen Sie dabei, diesen Datenaustausch in Ihre Arbeitsabläufe digital und sicher zu integrieren. Die AnNoText OnlineAkte funktioniert dabei wie ein Spiegel – was auch bedeutet, dass keine Daten auf die Server eines Dienstleisters kopiert werden.

Die Lösung basiert auf der neusten WordPress Version und kann somit durch Sie selbst oder durch Ihre Marketingagentur auf Ihr Kanzleidesign (Logo und Farbe) angepasst werden. Die Benutzeroberfläche ist übersichtlich und modern gestaltet und passt sich dem verwendeten Endgerät automatisch an, egal ob Desktop-PC, Tablet oder Smartphone. Über ein Berechtigungsmanagement legen Sie fest, worauf der Nutzer zugreifen darf und ob er ein Dokument nur in der Vorschau sehen oder im Original und/oder als PDF konvertiert downloaden kann.

Gerne zeigen wir Ihnen die OnlineAkte in einer Online-Präsentation. Fragen Sie uns einfach danach und melden Sie sich hier an.