Auch wenn Unternehmen gesetzlich nicht verpflichtet sind, eine digitale Personalakte zu führen, wird sie ab 2027 praktisch unverzichtbar. Grund dafür sind die neuen Anforderungen der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP): Ab dem 1. Januar 2027 müssen alle lohn- und sozialversicherungsrelevanten Unterlagen digital bereitgestellt werden. Dadurch wird die digitale Personalakte – trotz fehlender gesetzlicher Pflicht – zum operativen Muss.
Steuern und Buchhaltung10 März, 2026
Warum wird die digitale Personalakte ab 2027 faktisch notwendig?
Warum sollten mittelständische Unternehmen gerade jetzt handeln?
Da die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) ab 2027 vollständig digital und ohne Ausnahmen durchgeführt wird, entstehen in papier- oder hybriden Ablagestrukturen schnell zusätzliche Hürden. Unterlagen müssen vor der Prüfung erst digitalisiert werden, Medienbrüche erschweren die Nachvollziehbarkeit, und hybride Aktenmodelle erhöhen laut Analysen die Fehleranfälligkeit und das Risiko inkonsistenter Daten. Für mittelständische Unternehmen bedeutet das in der Praxis vor allem zusätzlichen Aufwand, längere Bearbeitungszeiten und unnötige Belastung für HR Teams.
Warum die digitale Personalakte von ADDISON in der Praxis alles einfacher macht, zeigt der Erfahrungsbericht von Torsten Schwab, Personalleiter bei Kinopolis:
Die Dokumentenablage (z.B. Arbeitsverträge, Vereinbarungen, Lohnunterlagen) ist einer der häufigsten Anwendungsfälle. Wir nutzen seit 2023 die digitale Personalakte von ADDISON Lohn Online und haben dadurch enorme Synergien, da Daten nur noch in einem System erfasst werden müssen.
Die digitale Personalakte von ADDISON
Die digitale Personalakte in ADDISON ermöglicht eine gesetzeskonforme, sichere und vollständig digitale Verwaltung aller Mitarbeiterdokumente. Sie erfüllt automatisch die Anforderungen zur elektronischen Speicherung entgeltrelevanter Unterlagen gemäß § 8 und § 9 BVV.
Die wichtigsten Vorteile im Überblick:
- Digitale, DSGVO konforme Dokumentenablage
Alle entgeltrelevanten Mitarbeiterdokumente werden elektronisch gespeichert und sind 24/7 online verfügbar. - Weitergabe an die Entgeltabrechnung
Dokumente können direkt mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung geteilt und dort weiterbearbeitet werden, ohne Medienbrüche oder Systemwechsel. - Rechtemanagement
Abteilungen und Mitarbeitenden können individuelle Lese- und Schreibrechte zugewiesen werden, um Zugriffe sauber zu steuern. - DSGVO konforme Speicherung und jederzeitiger Zugriff
Alle Daten werden datenschutzgerecht gespeichert und sind für berechtigte Personen orts- und zeitunabhängig verfügbar.
Die Vorteile der digitalen Personalakte für Unternehmen
- Weniger administrativer Aufwand: Dokumente liegen zentral digital vor: kein manuelles Suchen, kein nachträgliches Digitalisieren vor Prüfungen.
- Schnellere Bearbeitung und einfache Suche: Mitarbeiterunterlagen sind strukturiert abgelegt, lassen sich gezielt finden und direkt weiterverarbeiten.
- Effiziente und rechtssichere Prozesse: Einheitliche digitale Ablagestrukturen unterstützen eine nachvollziehbare, revisionssichere Dokumentation über den gesamten Beschäftigungszeitraum hinweg.
- Ortsunabhängiger Zugriff: Berechtigte Personen können standortunabhängig auf relevante Dokumente zugreifen
- Weniger Fehler & Rückfragen: Konsistente digitale Daten erhöhen Nachvollziehbarkeit und reduzieren Fehlerquellen.
- Mehr Compliance‑Sicherheit: Entgeltrelevante Dokumente werden revisionssicher und gesetzeskonform gespeichert.
- Zeit‑ und Kostenersparnis im Tagesgeschäft: Der reduzierte manuelle Aufwand senkt Verwaltungs‑ und Archivkosten, beschleunigt Abläufe und entlastet Mitarbeitende von administrativen Tätigkeiten.
- Zukunftssicher: Unternehmen sind langfristig auf digitale Prüf‑ und Meldeverfahren vorbereitet.
Fazit:
Auch ohne gesetzliche Pflicht führt die Digitalisierung der Prüf- und Meldewege dazu, dass Unternehmen ab 2027 praktisch keine Alternative mehr zur digitalen Personalakte haben.
ADDISON Lohn Online stellt dafür eine vollständig integrierte Lösung bereit, die nicht nur die neuen Anforderungen unterstützt, sondern auch den Arbeitsalltag in HR und bei Mitarbeitenden erleichtert.
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