Personalmangel in Kitas: Methoden und Anregungen aus der Praxis

Veronika Lindner: Kindheitspädagogin und Erzieherin, 1. Vorsitzende des Verbandes Kita-Fachkräfte Bayern e.V.

Die Personalsituation in den meisten Kitas ist angespannt. Sei es durch unbesetzte Stellen, fehlende gesetzliche Vorgaben, durch Krankheiten, Urlaub, Abbau von Überstunden oder Fortbildungen des Kita-Personals. Deshalb beschäftigt sich dieser Artikel damit, wie jede Fachkraft und das Kita-Team die Personalsituation positiv beeinflussen kann.Es gibt zahlreiche Gründe, weshalb Kitas personell zu gering ausgestattet sind. Doch, wie konnte es so weit kommen? Lassen Sie uns im Folgenden zunächst auf Ursachenforschung gehen, um die Fehler im System zu erkennen.

• Zum einen wurden von Seiten der Politik die falschen bzw. zu wenige Weichen gestellt. Als Beispiel dafür kann man die Einführung des Rechtsanspruches für Kinder ab einem Jahr auf einen Kita-Platz nennen, welcher eingeführt wurde, ohne dass die notwendigen Kapazitäten und Rahmenbedingungen bereitgestellt wurden, die eine qualitativ hochwertige Bildung ermöglichen.
• Zudem sind die Mindestvorgaben in den Kita-Gesetzen nicht ausreichend, um die Inhalte der Bildungspläne umzusetzen und die Kinderrechte vollumfänglich zu gewährleisten.
• Die Finanzierung für Kitas von Seiten des Staates ist zu gering.

Diese Ursachen zeigen zahlreiche Studien wie z.B. der Bertelsmann „Ländermonitor frühkindliche Bildung“_¹ und das Fachkräftebaromter des WiFF2 seit einigen Jahren. Bis 2023 wird es ein Defizit an 383.600 Plätzen geben sowie eine Lücke von 98.600 Fachkräften. Zudem erleben fast siebzig Prozent der Kinder einen nicht kindgerechten Personalschlüssel in ihren Einrichtungen (Bertelsmann Stiftung 2022). Bis 2030 werden in Deutschland ca. 266.000 Kita-Fachkräfte fehlen, wenn die Plätze bis zum ostdeutschen Niveau ausgebaut und der Personalschlüssel und die Leitungsfreistellung an die Forderungen der Wissenschaft angepasst werden, berechnet der Fachkräfte-Radar für KiTa und Grundschule 2021 der Bertelsmann Stiftung (Bock-Famulla et al. 2021, S. 19).

Verbessert hat sich trotz der alarmierenden Ergebnisse aus Studien, Fachliteratur und Hilferufen aus der Praxis, z.B. von Verbänden für Kita-Fachkräfte, bisher dennoch kaum etwas. Durch den demografischen Wandel und mangelhafte Arbeitsbedingungen verlassen kompetente Pädagog:innen ihren Beruf, den sie meist mit großer Leidenschaft ergriffen und ausgeführt haben, unter den derzeitigen Bedingungen jedoch nicht mehr mit ihren Werten vereinbaren können. Das berichten Fachkräfte gegenüber dem Vorstand des Verbandes für Kita-Fachkräfte Bayern e.V. in Gesprächen. Das verschärft den Fachkräftemangel weiter.

Doch das Problem alleine auf politische Entscheidungen zu schieben ist zu einfach gedacht. Auch wir, das pädagogische Fachpersonal, haben eine Mitschuld an den Fehlern im Kita-System. Wir haben zu lange ertragen und mitgemacht. Wir waren und sind teilweise immer noch die „Möglichmacher:innen“. So übernehmen wir oftmals Aufgaben, die nicht unserer Profession entsprechen, erledigen Vorbereitungszeit in unserer Freizeit, arbeiten alleine, übergehen Bedürfnisse der Kinder, kommen aus dem Urlaub zurück, obwohl dieser bereits genehmigt war, weil Personal fehlt, schleppen uns krank in die Arbeit, nehmen kranke Kinder an und sind den Eltern gegenüber nicht immer vollumfänglich transparent.

Wie soll den Entscheider:innen so bewusst werden, dass es ein Problem gibt?

Verschärft wird das Problem durch die gesellschaftlichen Entwicklungen. Die Geburtenrate stieg 2021 an (Statistisches Bundesamt 2022), ebenso die Zahl berufstätiger Eltern (Statistisches Bundesamt 2021), und auch die Lebenshaltungskosten wurden teurer (Dullien/Tober 2022, S. 1). Dazu kommt die gesellschaftliche Tendenz, dass Kinder Kitas besuchen sollen, meist schon ab einem Jahr für eine hohe Stundenzahl, damit sie gut gefördert werden. Doch diese gute Förderung kann unter dem derzeitigen System kaum stattfinden.
Die soeben genannten Gründe sind einige unter zahlreichen, die den Fachkräftemangel verschärfen. Es ist wichtig, diese Ursachen zu kennen, bevor die Überlegung beginnen kann, welche Schritte zur Verbesserung der Situation notwendig sind.
Jede:r einzelne Kita-Angestellte, die Kita-Leitung und auch das gesamte Kita-Team können zur Verbesserung der Situation beitragen und damit Teil der Lösung sein. Mit Methoden, die dies ermöglichen können, beschäftigt sich der weitere Text.

Was kann jede:r einzelne Kita-Angestellte tun, um den Fachkräftemangel zu mildern?

Wie soeben geschildert, tragen auch wir Kita-Fachkräfte zu einem gewissen Grad eine Mitschuld an den derzeitigen Problemen. Das bedeutet aber auch, dass wir Teil der Lösung sein können, indem wir für die Bedürfnisse der Kinder und unsere Profession einstehen, indem wir Entscheidungen zu Gunsten der Kinder treffen und aufhören, die „Möglichmacher:innen“ zu sein.

Haltung überprüfen – Aufgaben priorisieren – Abläufe umorganisieren

Zunächst sollte jede Kita-Fachkraft ihre eigene Haltung überprüfen, ihre eigenen Bedürfnisse und die der Kinder und der Kolleg:innen wahrnehmen. Dabei können Achtsamkeitsübungen, Entspannungsmethoden und regelmäßige Auszeiten helfen. So lernen Fachkräfte ihre Grenzen kennen und hinterfragen ihre eigene Arbeitseinstellung.
Der nächste Schritt ist dann, die Bedürfnisse und Aufgaben zu reflektieren und zu priorisieren. Dabei können folgende Fragen hilfreich sein: Passen die geplanten Aktivitäten tatsächlich zu den Bedürfnissen der Kinder? Welchen Mehrwert gewinnt das Kind aus der Aktion? Geht es mir wirklich um das Kind oder um mein eigenes bzw. um das Bedürfnis der Eltern? Welche Dringlichkeit haben die jeweiligen Aufgaben? Sind diese so wichtig, dass ich die Bedürfnisse der Kinder dafür verletze? Kann ich Räumlichkeiten verändern, um das Gruppengeschehen zu entzerren?
Es ist in Ordnung, wenn Abläufe umorganisiert werden. Sätze wie „Das haben wir schon immer so gemacht“ dürfen überworfen werden. Sich selbst bewusst zu machen, dass jede Situation Grenzen des Machbaren hat, ist ein Zeichen von Stärke. Ebenso zeigt man Stärke, indem man Verantwortung für sein Empfinden übernimmt. Dies darf auch gegenüber den Eltern vertreten und transparent dargestellt werden. Umso ehrlicher, kompetenter und transparenter wir Kita-Fachkräfte den Eltern, der Kita-Leitung und dem Träger gegenübertreten, umso mehr erkennen sie, welche Probleme es in der Kita-Landschaft gibt und wer der Verursacher dieser ist.

• Aktivitäten dürfen gekürzt werden, wenn Personal ausfällt. Der pädagogische Alltag erfordert häufig Flexibilität. Indem man sich selbst den Druck nimmt und überdenkt, welche Aufgaben und Aktionen wirklich notwendig sind, kann Stress reduziert werden.
• „Nein“ sagen und Hilfe holen ist erlaubt. Ansprechpartner:innen dafür können z.B. Erziehungsberatungsstellen, Frühförderstellen, Therapeut:innen, Fachaufsichten und Coaches sein.
• Für Zeiten der Überlastung können Mini-Auszeiten im Alltag eingeführt werden, bei denen sich eine Person für ein paar Minuten aus dem Gruppengeschehen zurückzieht, eine ausreichende Personalausstattung vorausgesetzt.
• Auch das Wissen, dass niemand perfekt ist und Fehler erlaubt sind, kann Stress mildern, Ressourcen schonen und die eigene Resilienz stärken. Schon Nelson Mandela sagte: „Unser größter Ruhm ist nicht, niemals zu fallen, sondern jedes Mal wieder aufzustehen.“

Achtsames Für- und Miteinander – Austausch und Verbandsarbeit - Überlastungsanzeigen

Um im herausfordernden Kita-Alltag zu bestehen, sollten Kita-Fachkräfte zudem gut auf ihre Gesundheit achten. Möglichkeiten dafür sind ausreichend Schlaf, regelmäßige Bewegung, ein Spaziergang in der Mittagspause, Freizeitaktivitäten zum Ausgleich, das Pflegen von Beziehungen, gesunde Ernährung, Me-Time und Digital-Detox. Sie füllen den Energiehaushalt wieder auf und führen so zu mehr Ausgeglichenheit und Ruhe. Dazu gehört es auch, sich bei Erkrankungen auszukurieren. Denn nur wenn es einem selbst gut geht, kann man auch gut für andere sorgen.

Der Austausch mit Kolleg:innen außerhalb der eigenen Einrichtung sowie eine Mitgliedschaft in einem Verband für Kita-Fachkräfte und in einer Gewerkschaft können darüber hinaus positive Erfahrungen ermöglichen. Der Einsatz für Verbesserungen im Arbeitsfeld motiviert, gibt neue Kraft für anstehende Aufgaben und eröffnet Perspektiven.

Auch die eigenen Kompetenzen zu stärken, kann ein sinnvolles Mittel sein, um mehr Selbstvertrauen und Sicherheit zu erlangen. Möglichkeiten wie Schulungs- und Fortbildungsangebote, kollegiale Fachberatung, Coaching, Supervision, Präventionsangebote, die Beschaffung von Fachliteratur und Beschäftigung mit digitalen Portalen für Angebotsvorbereitungen sollten genutzt und von Arbeitgebern geschaffen werden. Davon profitiert nicht nur die einzelne Person, sondern das gesamte Unternehmen.

Ein sehr wichtiges Mittel für Kita-Fachkräfte in Überlastungssituationen ist die Überlastungsanzeige. Diese kann z.B. bei großem Personalmangel, der in absehbarer Zeit nicht aus eigener Kraft verhindert werden und zu Schäden (arbeits- oder andere vertragliche Verletzungen) führen kann, gestellt werden. Sie ist eine Möglichkeit, der/dem Vorgesetzen eine Überlastung schriftlich aufzuzeigen und nachzuweisen. Sie macht auf Missstände aufmerksam und hilft, den/die Vorgesetze:n davon zu überzeugen, dass Maßnahmen zur Behebung der Situation dringend notwendig sind. Die gesetzliche Grundlage dafür sind §§ 15-17 des ArbSchG_³, sowie § 242 BGB_⁴.

Was kann die Kita-Leitung tun, um den Fachkräftemangel zu mildern?

Kita-Leitungen haben eine zentrale und sehr wichtige Funktion. Sie haben einerseits viele organisatorische Aufgaben, zum anderen aber auch eine bedeutende Aufgabe in der Teamarbeit. Dadurch können sie zu einer möglichst stressfreien Gestaltung der Abläufe und der Zusammenarbeit beitragen.

Arbeitsorganisation – Dienstpläne – Notfallpläne

Durch eine gute Arbeitsorganisation kann die Kita-Leitung sich selbst entlasten und auch bei ihrem Team für Entlastung sorgen, z.B. durch vorgegebene Sprechzeiten, feste Ansprechpersonen für gewisse Sachverhalte, Leitlinien, eine gute Einarbeitungsbegleitung und transparente Arbeitsweise. Da die Leitung oftmals die Jahresplanung festlegt und Kooperationen plant, obliegt ihr hier eine zentrale Steuerungsfunktion. Sie kann dafür sorgen, dass die Teammitglieder möglichst wenig durch große Feste und geplante Aktionen gestresst werden. Kooperationspartner:innen können nach Absprache mit dem Team in die Einrichtung geholt werden, um Aktionen wie musikalische Früherziehung, Bewegungsstunden oder Verkehrserziehung durchzuführen. Dadurch wird das Team von diesen Aufgaben entlastet. Bei der Jahresplanung sollten zudem Schließtage eine wichtige Rolle spielen. Diese ermöglichen dem gesamten Team und auch den Kindern freie Tage, ohne dass die Einrichtung in diesen Zeiten mit Personalmangel zu kämpfen hat.

Zudem ist es Aufgabe der Leitung, Dienstpläne zu gestalten. Dabei sollte sie versuchen, vorgeschriebene Zeiten für Vor- und Nachbereitung zu schaffen, um das Team zu entlasten und die Qualität in der Einrichtung zu sichern. Dafür können auch Springerkräfte, Facility-Manager:innen, Hauswirtschafts- und Verwaltungskräfte sorgen, die die Kita-Leitung mit Genehmigung des Trägers einstellen kann. Auch der Austausch zwischen den Teammitgliedern und mit der Leitung sollte regelmäßig fester Bestandteil im Dienstplan sein. Teamsitzungen und kleine Mitarbeitendengespräche sind gute Möglichkeiten, um von den gegenseitigen Erfahrungen zu profitieren, eine Fehler- und Feedback-Kultur zu etablieren, Verständnis anzuregen und eine positive Arbeitsatmosphäre zu schaffen. Teamfortbildungen, Teamtage, Supervisionen und Coachings sollten ebenfalls fester Bestandteil im Jahresverlauf sein, da sie gewinnbringend sein können und die Teammitglieder stärken.

Ein häufig unterschätztes Mittel, um dem Fachkräftemangel zu begegnen und Kita-Teams zu entlasten, sind Notfallpläne. Sie helfen vor allem in Situation kurzfristigen Personalausfalls und reduzieren durch den transparenten Aufbau in diesen Momenten den Stress. Doch was sind Notfallpläne eigentlich genau? Der Notfallplan ist ein Schutzkonzept, welches vorausschauend in Stufen gliedert, welche Maßnahmen ergriffen werden müssen, wenn Personal ausfällt. Beispiele für Maßnahmen können z.B. der Ausfall von bestimmten Aktivitäten, die Verkürzung von Öffnungszeiten oder Gruppenschließungen sein. Notfallpläne werden in Zusammenarbeit zwischen Leitung, Team und Eltern erarbeitet und vom Träger genehmigt. Sie stützen sich auf die Aufsichtspflicht, das Kindeswohl, die Kinderrechte, die Fürsorgepflicht, Kita-Gesetze der Bundesländer und Bildungspläne._⁵

Es ist die Aufgabe der Kita-Leitung, den Prozess der Erarbeitung zu starten und das Team zur Umsetzung der Pläne zu motivieren. Auch die Kommunikation mit den Eltern bei der Einführung eines solchen Konzeptes obliegt der Leitung. Sie kann darüber hinaus mit den Eltern ins Gespräch gehen und überlegen, wie Eltern helfen können, z.B. durch Unterstützung bei Aktionen, Organisation von Festen und/ oder Garten-Tage, in denen der Außenbereich neu gestaltet wird.

Achtsam mit sich selbst – Hilfe von außen

Kita-Leitungen obliegt demnach eine sehr wichtige Aufgabe. Bei diesem anspruchsvollen Managementjob müssen sie auch auf sich selbst achten. Ähnlich wie beim zuvor genannten Punkt, wie Kita-Fachkräfte für Entlastung sorgen können, sollten auch Kita-Leitungen ihre Aufgaben reflektieren, priorisieren, sich selbst weiterbilden und dabei die eigenen Bedürfnisse nicht aus dem Blick verlieren. Auch ihnen kann der Austausch mit anderen Kita-Leitungen helfen. Sie dürfen sich Hilfe holen, um ihre Expertise zu erweitern. Ein Blick aus der Meta-Ebene kann neue Perspektiven eröffnen. Ansprechpartner:innen dafür sind z.B. Aufsichtsbehörden und Fachberatungen. Auch digitale Möglichkeiten können genutzt und vor allem Verwaltungskräfte eingesetzt werden, um sich als Kita-Leitung von organisatorischen Aufgaben zu entbinden und so mehr Zeit für Teamarbeit und pädagogische Arbeit zu ermöglichen.

Was kann das Kita-Team tun, um den Fachkräftemangel zu mildern?

Auch das gesamte Kita-Team kann dazu beitragen den Fachkräftemangel in der Einrichtung abzumildern. Dazu gehören unter anderem Hausregeln wie „Kranke Kinder müssen zuhause bleiben“. Wenn Kinder mit Krankheiten zuhause bleiben, werden Infektionsketten durchbrochen. Das Personal wird dadurch vor Krankheiten geschützt und die Arbeitsbelastung gesenkt, da die Kinder, die die Einrichtung besuchen, fitter sind.

Eine angenehme und wertschätzende Teamatmosphäre und ein hilfsbereiter und verständnisvoller Umgang im Team tragen dazu bei, dass die Teammitglieder gerne in die Kita gehen und bessere Arbeit leisten können. Zeiten für den Austausch im Team sind wichtig, um dieses Ziel zu erreichen. So kann in Teambesprechungen z.B. eine „Wie geht’s mir-Runde“ eingeführt werden, in der jedes Teammitglied schildern darf, wie es ihm gerade geht, ob es private und berufliche Belastungen gibt, welches Geschehen derzeit in den Gruppen vorgeht und ob Hilfe benötigt wird. Dadurch lernen sich alle besser kennen und können ein Verständnis für die Situation der Teammitglieder gewinnen. Zudem können so Möglichkeiten aufgedeckt werden, die den Alltag erleichtern und Möglichkeiten für gegenseitige Unterstützung geschaffen werden. Ehrlichkeit und Offenheit sind notwendig, um das Ziel einer guten Teamatmosphäre zu erreichen. Auch Kleinigkeiten wie einen Kuchen mitzubringen, eine Süßigkeiten- oder Obstkiste und kleine Teamaktionen, wie eine Yoga-Einheit oder ein Spaziergang in der Teamsitzung, können für Entlastung und bessere Stimmung sorgen.

Fazit

Personalmangel hat viele Gründe. Doch jede:r Einzelne kann Maßnahmen ergreifen, die dazu beitragen, dass sich das Personal in der Einrichtung wohlfühlt und zu einem gewissen Grad vor Belastungen geschützt wird. Diese wirken sich auch auf die Kinder positiv aus. Seien Sie mutig und stoßen Sie Veränderungen an, denn diese werden sich lohnen.

Literatur:

Autorengruppe Fachkräftebarometer (2021): Fachkräftebarometer Frühe Bildung 2021. (Verfügbar unter www.fachkraeftebarometer.de/fileadmin/Redaktion/Publikation_FKB2017/Publikation_FKB2021/WiFF_FKB_2021_web.pdf). Zuletzt aufgerufen am 28.01.2023

Bertelsmann Stiftung (Hrsg.) (2022): Pressemitteilung. 2023 fehlen in Deutschland rund 384.000 Kita-Plätze. (Verfügbar unter: www.laendermonitor.de/fileadmin/files/laendermonitor/presse/2022/2022-10-20_Pressemitteilung_Bund.pdf). Zuletzt aufgerufen am 19.01.2023

Bock-Famulla, K./ Girndt, A./ Vetter, T./ Kriechel, B. (2021): Fachkräfte-Radar für KiTa und Grundschule 2021. (Verfügbar unter: www.bertelsmann-stiftung.de/fileadmin/files/BSt/Publikationen/GrauePublikationen/Kita-Fachkraefte-Radar_2021.pdf). Zuletzt aufgerufen am 28.01.2023

Dullien, S./Tober, S. (2022): IMK Inflationsmonitor. Preisschocks bei Energie und Nahrungsmitteln dominieren auch im April 2022. Düsseldorf: IMK der Hans-Böckler-Stiftung (Hrsg.) (Verfügbar unter: www.imk-boeckler.de/de/faust-detail.htm?sync_id=HBS-008322). Zuletzt aufgerufen am 19.01.2023

Statistisches Bundesamt: Drei von vier Müttern in Deutschland waren 2019 erwerbstätig. Pressemitteilung Nr. N 017 vom 5. März 2021. (Verfügbar unter: www.destatis.de/DE/Presse/Pressemitteilungen/2021/03/PD21_N017_13.html). Zuletzt aufgerufen am 19.01.2023

Statistisches Bundesamt: Geburtenziffer 2021 erstmals seit 2017 gestiegen. Pressemitteilung Nr. 326 vom 3. August 2022. (Verfügbar unter: www.destatis.de/DE/Presse/Pressemitteilungen/2022/08/PD22_326_12.html). Zuletzt aufgerufen am 19.01.2023