Outsourcing strategieën voor juridische teams in 2025

Advocatenkantoren tegenover ALSP’s: de juiste partner kiezen

Wanneer juridische afdelingen externe hulp zoeken, wenden ze zich meestal tot advocatenkantoren. Een grote meerderheid (86%) van de respondenten zei dat ze het afgelopen jaar een advocatenkantoor gebruikt hadden en dat ze gemiddeld 37% van het budget aan extern advies hadden besteed. Advocatenkantoren genieten met name de voorkeur voor zwaarwegende gebieden als rechtsgedingen (42%) en intellectueel eigendom (18%).
Alternative Juridische Dienstverleners (ALSP’s), daarentegen worden veel minder vaak in de arm genomen, slechts 32% van de juridische teams gebruikt ze. De respondenten die met een ALSP in zee waren gegaan, vermeldden dat ze slechts 21% van hun budget daarvoor hadden bestemd. Terwijl ALSP's een steeds grotere plaats innemen, met name voor meer algemene of schaalbare juridische taken, hebben advocatenkantoren nog altijd vanwege hun gevestigde relaties, gespecialiseerde expertise en merkvertrouwdheid de bovenhand.

Benefits van outsourcen tegenover externe adviseurs en ALSP’s

Outsourcen is een gebruikelijke strategie geworden wanneer juridische afdelingen hulp nodig hebben bij het beheer van hun werklast. Dit zijn de grote voordelen van outsourcen:

1. Toegang tot expertise
   De belangrijkste reden om te outsourcen naar advocatenkantoren (door 70% van de respondenten genoemd) is het ontbreken van gespecialiseerde, interne expertise. Zo vereisen bijvoorbeeld geschillen over intellectueel eigendom of specifieke wettelijke voorschriften vaak externe specialisten, die advocatenkantoren kunnen leveren.
2. Schaalbaarheid
   ALSP’s zijn zeer goed in het opschalen van middelen voor routineklussen zoals documenten beoordelen of e-discovery. Die flexibiliteit zorgt ervoor dat interne teams zich kunnen blijven concentreren op strategische prioriteiten zonder extra mankracht te hoeven inhuren.
3. Optimalisering van kosten
   Hoewel juridische afdelingen de voorkeur geven aan advocatenkantoren voor ingewikkelde zaken, bieden ALSP’s dikwijls een voordelig alternatief voor operationele taken zoals contractbeheer of toezicht op compliance. Het zorgvuldig verdelen van taken tussen deze twee soorten leveranciers kan de algehele juridische uitgaven aanzienlijk drukken.
4. Kortere doorlooptijd
   Externe bronnen hebben vaak speciale teams klaar staan die direct problemen aanpakken en oplossen, dat werkt tijdbesparend en helpt juridische afdelingen om strakke deadlines te halen.
5. Toegang tot innovatieve technologie
   ALSP’s gebruiken meer en meer geavanceerde juridische technologie, zoals KI-gestuurde tools voor beoordeling en analyse van contracten, zodat juridische teams efficiënter kunnen werken zonder van te voren flink te moeten investeren.

Kaders voor slimmere resourcing beslissingen

Om flexibel te blijven hebben juridische teams een kader nodig waarmee ze bepalen wat ze outsourcen, hoe ze de juiste externe partner kiezen en wanneer het de verstandigste optie is om werk intern te houden.

Belangrijkste overwegingen voor outsourcing

• Complexiteit van de zaak: Voor repetitieve en routineklussen bieden ASLP’s een rendabele oplossing. Zwaarwegende, ingewikkelde zaken kunnen het beste bij advocatenkantoren blijven, helemaal als er niemand in huis is die de juiste expertise heeft.
• Budget beperkingen: Bereken de rentabiliteit van het gebruik van ALSP's voor taken waarvoor geen speciale kennis vereist is.
• Interne expertise: Taken die kennis vereisen die niet in huis voorradig is, kunnen het beste uitbesteed worden om uitvoeringstijd te besparen.

Wanneer NIET outsourcen

Sommige taken kunnen beter intern worden behandeld om zeker te zijn van betere controle en afstemming met de bedrijfsdoelen van de organisatie. Bijvoorbeeld:

• Contract Lifecycle Management (CLM): Nu 81% van de juridische teams contracten intern afhandelt (89% als het juridische team de beschikking heeft over CLM software), kan investeren in CLM technologie de afhankelijkheid van outsourcen beperken.
• Compliance en privé gegevens: Gebieden waar grondige kennis van specifieke processen binnen het bedrijf en van gevoelige gegevens is vereist, kunnen normaal gesproken het beste intern worden afgehandeld.

Beste werkwijzen voor juridisch outsourcen

Om zeker te zijn van een succesvolle strategie voor outsourcen kunnen juridische afdelingen het beste deze werkwijzen hanteren:

1. Definieer duidelijk omschreven doelen: Maak duidelijk wat u van externe partijen nodig heeft en stel doelen af met meetbare resultaten.
2. Trek uw partners na: Betracht de nodige zorgvuldigheid om ervaring, succesverhalen en technologische mogelijkheden te beoordelen voordat u externe leveranciers inschakelt.
3. Controleer de prestatie: Stel KPI's in en voer regelmatige steekproeven uit om de voortgang en waarde van die externe krachten te volgen.
4. Gebruik technologie: Gebruik tools als Legisway voor betere communicatie, volgen en samenwerking bij interne en externe teams.
5. Houd de ROI regelmatig in de gaten: Controleer de kosten van uitbesteden en bekijk regelmatig de resultaten om uw strategie betreffende het gebruik van middelen te perfectioneren.

De toekomst van juridisch outsourcen

Outsourcing gaat steeds meer over het smeden van strategische samenwerkingen die de algehele resultaten van de interne teams verbeteren. De sprongen vooruit in juridische technologie veranderen de manier waarop juridische diensten worden geleverd, juridische afdelingen krijgen zo meer opties om kosten, kwaliteit en schaalbaarheid in evenwicht te brengen. Door het toepassen van technologie om processen te stroomlijnen kunnen juridische teams hun kosten terugdringen terwijl ze hetzelfde hoge niveau van dienstverlening handhaven.