KI-gestützte Vertragsprüfung und -erstellung: Vertrauen, Kontrolle und Limitierungen

Wo spart KI tatsächlich Zeit und wo schafft sie Risiken?

Eine häufige Fehlannahme beim Thema KI ist, dass diese Technologie als eine Art magischer Knopf für ganze Verträge fungiert. Zwar kann generative KI innerhalb von Sekunden einen Entwurf erstellen, jedoch geht die bei der Erstellung erzielte Zeitersparnis häufig bei der Überarbeitung verloren. Denn bei der Nutzung von generischen KI-Modellen entspricht das Ergebnis häufig nicht den konkreten Gegebenheiten Ihres Unternehmens.

Die Effizienzfalle

Standardmäßig werden generative Modelle im offenen Internet trainiert. Sie wissen zwar, wie ein Vertrag aussieht, kennen jedoch weder die Risikotoleranz Ihres Unternehmens noch dessen bevorzugte Fallback-Positionen oder die konkreten regulatorischen Rahmenbedingungen. Wenn Sie eine generische KI bitten, eine Haftungsbeschränkungsklausel zu entwerfen, erhalten Sie möglicherweise einen rechtlich einwandfreien, aber für Ihr konkretes Geschäft wirtschaftlich katastrophalen Entwurf.

Der eigentliche Effizienzgewinn entsteht nicht dadurch, dass Texte von Grund auf neu generiert werden. Er entsteht durch Abfrage und Anpassung. Die effektivsten KI-Tools für die juristische Arbeit agieren als intelligente Abfragesysteme. Sie extrahieren die besten Formulierungen aus Ihren bestehenden Klauselbibliotheken und früheren ausgehandelten Verträgen und passen sie anschließend an den aktuellen Kontext an. Diese Unterscheidung ist von entscheidender Bedeutung.

Wenn KI Texte auf der Grundlage Ihrer eigenen genehmigten Daten Verträge generiert, sparen Sie Zeit, denn Sie müssen nicht mehr nach der perfekten Klausel suchen, die Sie vor sechs Monaten verfasst haben. Zudem werden Risiken reduziert, da Sie als Ausgangspunkt bereits geprüfte Formulierungen verwenden.

Umgekehrt entsteht ein erhebliches Risiko, wenn KI ohne Sicherheitsvorkehrungen herangezogen wird, um völlig neue Vertragsbedingungen zu generieren. Durch diese Vorgehensweise müssen erfahrene Jurist:innen mehr Zeit für die Überprüfung von Fakten und die Bearbeitung aufwenden, als sie für die Erstellung eines Entwurfs anhand einer Vorlage benötigen würden.

Wie können Sie einen „Human-in-the-Loop”-Ansatz beibehalten, ohne dabei an Geschwindigkeit einzubüßen?

Ein wesentliches Hindernis bei der Einführung von KI besteht in der Befürchtung, dass „Human-in-the-Loop” lediglich eine trendige Umschreibung für „langsam und manuell” ist. Gewinnen wir tatsächlich an Geschwindigkeit, wenn der Unternehmensjurist oder die –juristin jeden einzelnen Vorschlag der KI überprüfen muss?

Vom Verfasser zum Redakteur

Der Schlüssel liegt in der Veränderung der Rolle des Unternehmensjuristen oder der -juristin: vom Verfassenden zur redaktionellen Instanz. In einem herkömmlichen Arbeitsablauf betrachtet der Jurist oder die Juristin einen leeren Bildschirm oder einen unübersichtlichen Redline-Entwurf und formuliert seine Argumente Satz für Satz. In einem KI-gestützten Arbeitsablauf die angebotenen Optionen überprüft.

Stellen Sie sich vor, Sie überprüfen den Redline-Entwurf einer Gegenpartei. Anstatt eine Antwort zu verfassen, analysiert Ihr KI-Assistent die Änderung, kennzeichnet sie als Abweichung von Ihrer Standardposition und schlägt drei vorab genehmigte Fallback-Klauseln vor, die bereits früher in ähnlichen Verträgen verwendet wurden. Sie wählen die beste Option aus – die Entscheidung liegt nach wie vor bei Ihnen, jedoch entfällt der Aufwand für die Ausarbeitung der Antwort.

Dieser Ansatz sorgt für Kontrolle, ohne die Geschwindigkeit zu beeinträchtigen. Er basiert auf einem Konzept namens „Transparente Erweiterung”. Die KI soll nicht nur Antworten liefern, sondern auch ihre Arbeitsweise offenlegen. Warum hat sie diese Klausel vorgeschlagen? Basiert sie auf Ihrem Playbook? Handelt es sich um eine marktübliche Position?

Expertenlösungen wie Legisway Advisor basieren auf dieser Philosophie. Durch die Bereitstellung von Compliance-orientierten Empfehlungen und maßgeschneiderten Redlines, basierend auf Ihrer individuellen Historie, ermöglichen Ihnen diese Tools eine schnellere Bearbeitung und Freigabe, wobei die endgültige Entscheidung weiterhin in menschlicher Hand bleibt.

Weshalb scheitern die meisten Governance-Modelle bei KI-basierten juristischen Workflows?

Viele Rechtsabteilungen versuchen, KI zu regulieren, indem sie den Zugang einschränken oder strenge Richtlinien erstellen, die den Einsatz von KI komplett untersagen. Dieser Ansatz führt in der Regel zu unerwünschten Folgeerscheinungen. Shadow IT stellt eine reale Gefahr dar.

Wenn Sie keine sicheren, genehmigten Tools zur Verfügung stellen, werden Ihre Teammitglieder (oder die unterstützten Stakeholder) mit hoher Wahrscheinlichkeit sensible Daten in öffentliche Chatbots einfügen, damit sie ihre Arbeit schneller erledigen können.

Das „Black Box“-Problem

Eine weitere Fehlerquelle ist die Verwendung von Tools, die als „Black Boxes“ funktionieren. Wenn Sie nicht nachvollziehen können, weshalb ein KI-Modell ein bestimmtes Ergebnis generiert hat, können Sie dieses Ergebnis gegenüber einer Aufsichtsbehörde oder einer Gegenpartei nicht rechtfertigen.

Die Governance muss in das Tool selbst integriert sein, nicht nur in das Richtliniendokument. Eine effektive Governance für die KI-Entwicklung umfasst drei Ebenen:

1. Datentrennung: Ihre KI sollte ausschließlich auf Ihren eigenen Daten basieren. Sie sollte kein öffentliches Modell trainieren, von dem Ihre Mitbewerber profitieren könnten.
2. Quellenangabe: Jeder KI-Vorschlag sollte auf eine Quelle, eine bestimmte Vorlage, einen früheren Vertrag oder eine Playbook-Regel verweisen.
3. Rollenbasierte Kontrollen: Nicht jeder im Team sollte die Möglichkeit haben, die zugrunde liegenden Fakten zu ändern. Ein Rollenmodell gewährt, dass nur befugte Teammitglieder beispielweise die Klauselbibliothek aktualisieren können.

Indem Sie diese Kontrollen in den Arbeitsablauf integrieren, wechseln Sie von einem Modell, das Verhalten kontrolliert, zu einem Modell, das sicheres Verhalten ermöglicht.

Wie hilft KI dabei, dass Ihre Verträge „marktfähig” zu bleiben?

Eines der verlockendsten Versprechen der KI ist die Möglichkeit, einen Vergleich mit „marktüblichen Standards“ anzustellen. Unternehmensjuristinnen und –juristen stellen häufig die Frage: „Entspricht diese Haftungsklausel dem Standard?” KI ist in der Lage, in Sekundenschnelle Tausende von öffentlichen Verträgen zu verarbeiten, um diese Frage zu beantworten.

Allerdings ist „Markt“ ein fließender Begriff. Was für ein SaaS-Startup in Kalifornien Standard ist, entspricht nicht unbedingt dem Standard für einen Fertigungsgiganten in Deutschland.

Der Kontext ist entscheidend

Das blinde Befolgen von Marktnormen kann riskant sein. Eine Klausel mag zwar „marktüblich” sein, aber wenn sie Ihr Unternehmen dem Risiko aussetzt, das Sie vor drei Vorstandssitzungen ausdrücklich vermeiden wollten, handelt es sich um die falsche Klausel für Ihre Zwecke.

KI sollte Ihnen dabei helfen, zunächst Ihre eigenen Standards und erst in zweiter Linie externe Standards als Maßstab heranzuziehen. Die wichtigste Frage sollte nicht lauten: „Was machen alle anderen?”, sondern vielmehr: „Was haben wir in der Vergangenheit für Geschäfte dieser Größe und Art vereinbart?”

An dieser Stelle ist es unerlässlich, Ihr Vertragsarchiv in Ihr Tool zur Vertragsgestaltung zu integrieren. Eine Lösung, die Ihre historischen Vertragsdaten sofort analysieren kann, bietet Ihnen einen wesentlich relevanteren Maßstab.

Wie nutzen Sie KI, um institutionelles Wissen zu bewahren?

Der sogenannte „Brain Drain“ stellt eine permanente Bedrohung für Rechtsabteilungen dar. Verlässt ein erfahrenes Mitglied der Rechtsabteilung das Unternehmen, nimmt es sein langjähriges Fachwissen und einen reichen Schatz an Verhandlungserfahrung mit. In der Vergangenheit ging dieses Wissen in der Regel verloren. KI bietet eine einzigartige Möglichkeit, dieses institutionelle Wissen zu erfassen. Durch das Trainieren von Modellen anhand Ihrer abgeschlossenen Verträge und Playbooks digitalisieren Sie effektiv die kollektive Erfahrung Ihres Teams.

Von implizitem zu explizitem Wissen

Die Herausforderung besteht darin, dass ein Großteil des juristischen Wissens implizit ist: Es existiert in Köpfen, nicht in Dokumenten. KI kann nur aus dem lernen, was schriftlich festgehalten ist – jeder Output ist nur so gut, wie die Datenlage. Das bedeutet, dass eine erfolgreiche Einführung von KI gezielte Anstrengungen erfordert, Argumentationsketten zu dokumentieren.

Wenn Sie Ihre Verträge und rechtlichen Informationen zentralisieren, bauen Sie eine Wissensbasis auf, die KI nutzen kann. Dadurch wird Ihr Vertragsarchiv zu einem aktiven Vermögenswert. Ein neues Teammitglied fängt somit nicht bei Null an – es verfügt über einen KI-Assistenten, der es unterstützt: „Bei ähnlichen Verträgen lehnen wir diese Garantie in der Regel ab.“ Die KI wird zu einem Instrument für die Einarbeitung und Konsistenz und stellt sicher, dass institutionelles Wissen auch dann erhalten bleibt, wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen.

Wo liegen die tatsächlichen Grenzen von KI beim Verfassen von Texten?

Trotz der rasanten Fortschritte müssen wir uns darüber im Klaren sein, was KI nicht leisten kann: Sie ist nicht in der Lage, die Stimmung im Raum zu erfassen. Sie kann kommerzielle Dynamiken, die nicht in der E-Mail-Korrespondenz enthalten sind, nicht nachvollziehen. Sie kann nicht erkennen, wenn eine Gegenpartei blufft.

Die strategische Lücke

KI ist hervorragend für die logischen und sprachlichen Aspekte der Vertragsgestaltung geeignet, da sie Konsistenz gewährleistet, Abweichungen erkennt und klar formulierte Texte erstellt. Sie hat jedoch Schwierigkeiten mit den strategischen und beziehungsbezogenen Aspekten. So könnte sie beispielsweise eine rechtlich einwandfreie Klausel vorschlagen, die jedoch so aggressiv ist, dass sie die Gegenpartei verärgert und das Geschäft zunichte macht. Oder sie könnte auf ein Risiko hinweisen, das zwar technisch vorhanden, aber angesichts der Beziehung zwischen den Parteien wirtschaftlich irrelevant ist.

Aus diesem Grund ist „Human in the Loop”, also der Faktor Mensch, nicht nur eine Sicherheitsmaßnahme, sondern eine strategische Notwendigkeit. Die Aufgabe des Unternehmensjuristen oder der –juristin besteht darin, die Ergebnisse der KI nicht blind zu übernehmen, sondern sie durch den Filter der Geschäftsstrategie zu betrachten.

Umsetzbare Schritte für eine sichere KI-Einführung

Wenn Sie bereit sind, die Vorteile der KI-gestützten Vertragsgestaltung auszuloten, beginnen Sie mit kleinen Schritten und legen Sie den Schwerpunkt auf Kontrolle.

1. Überprüfen Sie Ihre Daten: KI ist nur so gut wie die Daten, mit denen sie gefüttert wird. Bevor Sie ein Tool zur Vertragsgestaltung einsetzen, stellen Sie sicher, dass Ihre vorhandenen Vorlagen und Klauselbibliotheken sauber und auf dem neuesten Stand sind.
2. Definieren Sie Ihre Playbooks: Klar formulierte Anweisungen sind impliziten Annahmen vorzuziehen. Dokumentieren Sie Ihre Standardpositionen und Fallbacks klar und deutlich. Dadurch schaffen Sie eine solide Referenzgrundlage für die KI.
3. Wählen Sie das geeignete Tool: Halten Sie Ausschau nach Lösungen, die speziell für juristische Zwecke entwickelt wurden und bei denen Sicherheit und Integration im Vordergrund stehen.
4. Schulen Sie Ihr Team im Überarbeiten anstatt im Erstellen von Entwürfen: Sorgen Sie für ein Umdenken in Ihrem Team. Vermitteln Sie Ihren Teammitgliedern, dass sie die Ergebnisse der KI kritisch hinterfragen und überarbeiten, anstatt beim ersten Klick Perfektion zu erwarten.

Fazit: Effektive Kontrolle

Der Zweck von KI bei der Ausarbeitung von juristischen Dokumenten besteht nicht darin, Juristinnen und Juristen durch Automatisierung aus dem Prozess zu verdrängen. Vielmehr geht es darum, zeitfressende Routineaufgaben zu automatisieren und Ihre Daten optimal zu nutzen. Der Fokus liegt auf einer Verlagerung von „Suchen und Tippen” hin zu „Prüfen und Entscheiden”.

Indem Sie klare Grenzen setzen, Ihre eigenen Daten als primäre Informationsquelle nutzen und eine strenge Überprüfung durch Menschen beibehalten, können Sie die Leistungsfähigkeit von KI nutzen, ohne die Kontrolle aus der Hand zu geben. Das Ergebnis ist eine Rechtsabteilung, die nicht nur schneller, sondern auch konsistenter, konformer und strategischer arbeitet.