Mehr als die Hälfte der Rechtsabteilungen sind der Ansicht, dass das Vertragsmanagement und die Zusammenarbeit im Unternehmen dringend verbessert werden müssen. Dies geht aus dem Report „Legal Departments on the Move“ von Wolters Kluwer und der European Company Lawyers Association (ECLA) hervor.
Da Verträge das Fundament jedes Unternehmens sind, birgt ein schlecht verwalteter Vertragsprozess große rechtliche und finanzielle Risiken, die die Zukunft Ihres Unternehmens beeinträchtigen können. So kann das nicht nur zu verpassten Chancen und Umsatzeinbußen führen, sondern auch Compliance-Probleme verursachen, die wiederum unnötige Kosten nach sich ziehen und die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit behindern.
Um Ihre Vertragsmanagementprozesse zu optimieren, sollten Sie eine systematische Transformation der von Ihnen verwendeten Tools und Prozesse vornehmen.
Dabei ist es entscheidend, in die richtigen Tools für das Vertragsmanagement zu investieren, und zwar nicht nur, um die Effizienz zu steigern, sondern auch, um die Geschäftskontinuität zu gewährleisten und Geschäftsrisiken zu mindern.
In der dynamischen Geschäftswelt von heute mit immer mehr Verträgen und komplexen juristischen Rahmenbedingungen kann es eine Herausforderung sein, den Vertragsprozess von Anfang bis Ende effizient zu steuern. Zum Glück gibt es heute moderne Technologien, mit deren Hilfe sich der Vertragslebenszyklus in jeder Phase einfacher und effizienter managen lässt als je zuvor.
Hier die 4 wichtigsten Vorteile eines digitalen Vertragsmanagementsystems:
- Verbesserte Effizienz
Traditionell ist die Vertragsverwaltung ein zeitaufwändiger, manueller Prozess, der zu Fehlern, Verzögerungen und Missverständnissen führen kann und damit Unternehmensjurist:innen vor große Herausforderungen stellt. Mit einer Softwarelösung für das Vertragsmanagement (Contract Lifecycle Management, CLM) können Sie repetitive Aufgaben vermeiden und den gesamten Workflow beschleunigen, was den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Initiierung, den Entwurf, die Verhandlung, die Freigabe, die Unterzeichnung und die Speicherung von Verträgen erheblich reduziert.
Durch den Einsatz von Vertragsvorlagen und Automatisierungstools, juristischen Ticketing-Plattformen und elektronischen Unterschriften können Ihre Rechtsteams das Vertragsmanagement beschleunigen und die Fehlerquote reduzieren.
- Mehr Transparenz und Erkenntnisse in Echtzeit
Digitale Vertragsmanagementsysteme bieten Echtzeiteinsicht in den Vertragsstatus, die Historie und die wichtigsten Vertragsbedingungen und vermitteln so ein genaues Bild der Vertragslandschaft des Unternehmens.
Collaboration-Tools benachrichtigen alle Stakeholder über alle neuen Änderungen in den Vertragsversionen, bevor diese weiter bearbeitet werden. Auf diese Weise erhalten Sie einen völlig transparenten Überblick über den Bearbeitungsprozess und reduzieren das Risiko, dass parallel unterschiedliche Versionen im Umlauf sind.
- Beschleunigte Vertragsverhandlungen
Ein höheres Maß an Transparenz stellt sicher, dass alle Stakeholder im Unternehmen Zugang zu korrekten Informationen haben. So können sie fundierte Geschäftsentscheidungen treffen und die Verhandlung und Freigabe von Verträgen schneller und effizienter gestalten.
Die Rechtsabteilung kann mithilfe dynamischer Workflows die Weitergabe von Dokumenten an die relevanten Stakeholder automatisieren. So müssen Sie nicht mehr einzelnen Personen hinterherlaufen, um sich die nötigen Unterschriften für einen Vertrag zu sichern.
- Bessere Zusammenarbeit
Wenn mehrere, dezentral arbeitende Stakeholder Verträge manuell überprüfen, entstehen verschiedene korrigierte Versionen desselben Dokuments, was unnötige Arbeit verursacht.
Mit entsprechenden Collaboration-Tools können Sie den Prozess der Vertragsüberprüfung und -validierung rationalisieren. Mit diesen Tools ist es einfach, Änderungen zu verfolgen, Feedback zu übermitteln und während des gesamten Prozesses organisiert zu bleiben. Dies reduziert den Zeit- und Arbeitsaufwand des Rechtsteams erheblich und ermöglicht es ihm, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass in einem zunehmend komplexen und sich stetig wandelnden Geschäftsumfeld die vollständige Digitalisierung der Vertragsverwaltung der einzig richtige Weg in die Zukunft ist.
Mit den richtigen Technologien, Prozessen und Strategien können Rechtsabteilungen ihre Abläufe optimieren, Risiken reduzieren und direkt zum Geschäftserfolg beitragen. Durch die Beseitigung von Engpässen und die Bereitstellung von Self-Service-Lösungen für die operativen Abteilungen des Unternehmens gewährleisten Sie Compliance und stärken gleichzeitig die Position der Rechtsabteilung als kompetenter Geschäftspartner innerhalb des Unternehmens.
Lesen Sie unser Whitepaper und erfahren Sie, in welche Lösungen Sie investieren sollten, um Ihre Verträge vollständig digital zu verwalten, und wie Vertragsmanagementsoftware Ihnen helfen kann, effizienter zu arbeiten und zum Wachstum Ihres Unternehmens beizutragen.
