Steuerkanzlei mit ADDISON OneClick auf Digitalisierungskurs

Die Kanzlei sfk in Prien am Chiemsee hat frühzeitig die Weichen für die digitale Transformation gestellt. Bereits vor dem ersten Lockdown wurden sowohl organisatorische als auch technologische Anpassungen vorgenommen, um die Online-Arbeit zu fördern. Die COVID-Pandemie hat diesen Wandel beschleunigt und die Kanzlei weiter in Richtung einer komplett digitalen Arbeitsweise gebracht.

sfk Steuerberater Schleicher Stock Herzinger Kamml Partnerschaft mbB
Bernauer Str. 83
83209 Prien am Chiemsee
Telefon: +49 (0)8051 69040
E-Mail: [email protected]
Internet: www.sfk-steuerberater.de/

Gegründet: 1956
Beschäftigte: >30 Mitarbeitende, 5 Steuerberater/-innen

Internes Support-Team sorgt für Effizienz

Um das eigene Kanzleiteam auf das zunehmend digitale Arbeiten einzustellen, spielen die Supporter-/innen in den einzelnen Fachgebieten wie Fibu, Steuererklärung, Lohn etc. eine wichtige Rolle. Durch diese organisatorische Strukturierung wird der Weg für effiziente, digitale Prozesse geebnet. Im Lohnbereich werden die Mandate entsprechend einer ABC-Kategorisierung zugeteilt: Große und besonders komplexe „A-Mandate“ sind einer Fachkraft fest zugeordnet. „B-Mandate“ können nach entsprechender Vorbereitung durch den Support von allen bearbeitet werden. „C-Mandate“ – das ist die große Mehrheit, ca. 100 – werden automatisiert bearbeitet und abgerechnet. In der Regel sind es Unternehmen mit nur wenigen Beschäftigten, bei denen sich unterjährig meistens nichts verändert. Für sie führt der Support monatlich den technischen Abrechnungslauf durch und stellt die Auswertungen anschließend im Mandantenportal zur Verfügung.

SMART Connect und GetMyInvoices beliefern die Buchhaltung

In der Finanzbuchhaltung ist die digitale Zusammenarbeit mit der Mandantschaft weit vorangeschritten. Die Integrationslösung SMART Connect wird eingesetzt, wenn es um die Anbindung des Rechnungsausgangs geht. Sie unterstützt den Import von bereits vorkontierten Belegen inklusive Buchhaltungsdaten. „Wenn mit dem Datev XML-Format gearbeitet wird, ist eine reibungslose Beleg- und Datenübernahme in die Buchhaltung möglich. Mandanten, die Sage oder SevDesk einsetzen, werden problemlos eingebunden, ebenso kundenindividuelle Lösungen wie das Intersport-Portal.“ Auch die Premiumpartner-App GetMyInvoices sei bei einigen Mandanten im Einsatz, um deren Eingangsrechnungen von unterschiedlichen Portalen abzurufen und in die Buchhaltung zu überführen. Für Überweisungen nutzt die Kanzlei das in der Portalumgebung angebotene Online-Banking-Tool finAPI.

GoBD-konforme Kassenlösung

Bei den ca. 70 Mandantinnen und Mandanten, die Bargeldgeschäfte machen und über keine eigene Kassenlösung verfügen, setzt sfk die ADDISON OneClick Kasse ein. „Dadurch, dass der Mandant mit einem GoBD-konformen Kassenbuch arbeiten kann, das von uns kostenlos zur Verfügung gestellt wird und individuell anpassbar ist, haben beide Seiten einen Vorteil“, so Michael Schleicher. Das Kassenbuch lasse sich intuitiv bedienen und durch die Möglichkeit der Kategorisierung der Belege werde der Arbeitsaufwand in der Kanzlei reduziert.

Digitale Steuerakte für Privatmandate

Neben den Firmenmandaten sind auch die Einkommensteuermandate in das Online-Portal eingebunden. Dafür steht seit 2020 die „digitale Steuerakte“ von ADDISON inkl. OneClick Scan-App zum Fotografieren von Belegen zur Verfügung. Alle Belege zur Einkommensteuererklärung können direkt über ADDISON OneClick bereitgestellt werden. Der interne Support sorgt dafür, dass alles digital vorliegt. Die Sachbearbeiter/-innen können sich voll und ausschließlich auf die Steuererklärung konzentrieren. Da es in der Chiemsee-Region viele Seniorenheime gibt, sind Rentnerinnen und Rentner eine wichtige Zielgruppe. Auch mit ihnen arbeitet die Kanzlei bei der Erstellung der Einkommensteuererklärung über die digitale Steuerakte zusammen.

Corona: papierloses Büro wird Realität

Die Covid-Pandemie hat das von Schleicher schon lange anvisierte papierlose Arbeiten wesentlich vorangebracht: Beim ersten Lockdown 2020 hat er dann endgültig beschlossen, für seine Arbeit kein Papier mehr zu verwenden, sondern für die üblichen Notizen Microsoft OneNote zu verwenden, wobei er manchmal zunächst mit Stift auf dem Surface-Tablet schreibt und den Text anschließend in OneNote überführt. Inzwischen arbeiten alle in der Kanzlei mit OneNote-Notizbüchern, die es für alle Mandate gibt. Dort finden die Sachbearbeiter/-innen die Eintragungen zu den einzelnen Bereichen wie Fibu, Lohn, Steuererklärungen etc., für die sie Zugriffsberechtigung haben.
Bei einer weiteren mehrwöchigen Home-Office-Zeit – infolge eines Beinbruchs und anschließender Covid-Infektion während des Hochbetriebs in der Kanzlei vor Weihnachten 2021 – war Schleicher gezwungen, vom Sofa aus mit Surface die Abschlussbesprechungen mit seinen Mandantinnen und Mandanten durchzuführen. Dafür digitalisierte er den kompletten Prozess. Früher habe es einen oder mehrere Ordner gegeben, mit denen man zum Mandanten zur Besprechung rausgefahren sei. Heute brauche man nur noch ein Tablet. „Es wurde ein Laufwerk für Abschlussbesprechungen auf dem Kanzleiserver eingerichtet, auf dem jeder Mandant einen eigenen Ordner hat. Dort wird alles geparkt, was man für die Besprechungen braucht – PDFs der verschiedenen Auswertungen, die Arbeitsbilanz als Vorbereitung zur Bilanzerstellung und alle weiteren Unterlagen. Im Nachgang zur Besprechung wird der Bilanzbericht erstellt und mit den Auswertungen für den Mandanten ins Portal hochgeladen.“

Reduktion der Fibu-Bearbeitungszeiten um mindestens 50 Prozent

Der Nutzen der Digitalisierung wird am Beispiel eines neuen Fibu-Mandats deutlich. Die Buchhaltung für einen Malerbetrieb mit knapp 30 Beschäftigten, der mit der früheren Kanzlei alles auf Papier mit Pendelordnern machte, wurde innerhalb von drei Monaten komplett digitalisiert. Die Voraussetzungen für digitales Arbeiten waren mit Lexware als ERP-Software und Rechnungen per E-Mail bereits gegeben. Anfangs wurde, um einen Vergleich zu haben, weiter mit Papier gearbeitet, wobei etwa 9 - 10 Stunden monatlich für die Fibu aufgewendet wurden. Die Situation heute: „Nach der Umstellung brauchen wir jetzt 2 Stunden monatlich für die Fibu. Auch wenn der Unterschied wegen anderer Ausgangswerte bei den meisten Mandaten nicht so extrem ist, bei jeder Fibu erreichen wir eine Reduktion der Bearbeitungszeit auf weniger als die Hälfte“, sagt Schleicher.

Fazit: Freiheit und Lebensqualität

Aus Sicht von Michael Schleicher sind bei der Digitalisierung zwei Aspekte gleichermaßen zu berücksichtigen: die technologische Basis und die organisatorische Umsetzung. Die ADDISON-Software liefert die technologischen Voraussetzungen; das Digi-Team hat in Verbindung mit dem internen Support für die Fachbereiche die Aufgabe, dies intern umzusetzen. Der Schlüssel bei der Einbindung der Mandantschaft ins Portal sei ebenfalls die Betreuung, die von Anfang an, beginnend bei der Anmeldung im Portal, zur Verfügung stehen müsse. Für den Kanzleientwickler persönlich bedeutet die Digitalisierung „Freiheit, von überall, wo ich gerade Lust hab, zu arbeiten. Ich kann reagieren, wenn ein Mandant dringend etwas braucht, egal ob ich im Büro, zu Hause oder am Berg bin. Das ist Lebensqualität, weil ich nicht mehr ans Büro gebunden bin.“