Wie die Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) in ihrem Newsletter vom 21.03.2019 mitteilt, wird zum 1. April 2019 das automatische Löschen von Nachrichten aus den beA-Postfächern aktiviert. Die BRAK verglich in ihrer Kommunikation das beA-Postfach mit einem regulären Briefkasten, aus dem Anwälte ihre Post herausholen und in der Kanzlei dem zuständigen Bearbeiter zuordnen müssen. Denn ein Briefkasten ist kein dauerhafter Speicherort für Nachrichten.
Daher werden ab dem 1. April Nachrichten, die älter als 90 Tage sind, automatisch in den beA-Papierkorb verschoben. Eine endgültige Löschung erfolgt 30 Tage später. Nachrichten, die sich zum 01.04.2019 bereits seit mindestens 31 Tagen im Papierkorb befunden haben, werden an diesem Tag unwiederbringlich gelöscht.
Postfachinhaber, deren Nachrichten zur endgültigen Löschung anstehen, werden laut BRAK zuvor per E-Mail informiert. Ein selektives Zurückholen von Nachrichten ist nicht möglich. Gelöschte Nachrichten bleiben dauerhaft verloren.
Exportieren Sie alle Nachrichten, die Sie benötigen, noch vor dem 1. April 2019 und sichern Sie diese lokal oder in Ihrem Netzwerk. Ein Ausdrucken der Nachrichten allein genügt nicht, da nur der Export notwendige Nachweise von Absender, Empfänger, Inhalt, Zeitpunkt des Versands und des Zugangs der Nachricht enthält.
Um eine Nachricht zu exportieren, navigieren Sie in einer geöffneten Nachricht zum Menüpunkt „sonstige Funktionen“. Das beA-System erzeugt daraufhin eine ZIP-Datei. Speichern Sie diese vollständig mit einem sprechenden Dateinamen (Inhalt der Datei) und der Nachrichten-ID lokal ab. Lassen Sie die ZIP-Datei unbearbeitet. Leider erspart das beA Ihnen nicht den Aufwand, jede Nachricht einzeln zu exportieren – ein Sammelexport ist nicht möglich. Eine ausführliche Beschreibung des Nachrichtenexports stellt die BRAK hier zur Verfügung.
Update 24.03.2019: Wie sich jüngst gezeigt hat, arbeiten bei Nutzung der beA-KSW-Schnittstelle das beA und die dahinterliegende EGVP-Struktur nicht synchron. Demnach ist eine an das beA erfolgreich übergebene Nachricht nicht gleichbedeutend mit einer erfolgreichen Zustellung der Nachricht bei Gericht. Hierbei handelt es sich nicht um einen Fehler, sondern dieses Verhalten ist durch die EGVP-Struktur vorgegeben. Da dieses Verhalten alle Anbieter von Kanzleisoftware betrifft, die die KSW-Schnittstelle nutzen, prüfen Sie bitte die Informationen Ihres Kanzleisoftware-Anbieters zu den Handlungsempfehlungen. Die BRAK wird dieses Phänomen mit einem kommenden Update beheben.
Die zunehmende Kommunikation über das beA-Postfach wird den administrativen Aufwand der Nachrichtenverwaltung- und sicherung erhöhen, sollten Sie ausschließlich den Webclient verwenden. Denn allein für den Empfang eines elektronischen Empfangsbekenntnisses (eEB) werden im beA-Postfach sieben Dateien erzeugt, die Sie sichern müssen. Bei Nachrichten mit Schriftsatz und einer bestimmten Anzahl an Anlagen, steigt die Zahl der Dateien um die Dokumente sowie die entsprechenden Signaturdateien – und das pro Nachricht.
Ein weiterer Vorteil von AnNoText sind die Möglichkeiten des Umgangs mit dem elektronischen Empfangsbekenntnis (eEB). Dieses ist in AnNoText voll-integriert und kann auch arbeitsteilig genutzt werden. AnNoText speichert die Informationen des eEB in der Akte – so auch, wann Sie ein eEB abgegeben oder auch abgelehnt haben, ohne dass Sie sich manuell in das beA-Webportal einwählen müssen und dort aufwändig die Angaben vornehmen müssen. Um im Zweifelsfall alle Nachrichten im Blick zu behalten, entfernen wir abgeholte Nachrichten nicht aus Ihrem beA-Postfach, sondern verschieben diese in einen Unterordner.
Für größere Kanzleiorganisationen, die Terminalserver nutzen, ist es ohne programmiertechnischen Aufwand nicht möglich, mehrere beA-Webclientanmeldungen gleichzeitig durchzuführen. Das beA kann in diesem Fall nur die erste Anmeldung an einem Postfach verarbeiten. Über die Kanzleisoftware AnNoText lösen sich Kanzleien von dieser Restriktion, sodass mehrere Anwälte gleichzeitig ihr beA-Postfach nutzen können.
Eine noch bessere Ausgangssituation haben Kanzleien, wenn Ihnen der Anbieter der Kanzleisoftware nicht nur eine Software zur Stammdaten- und Aktenverwaltung zur Verfügung stellen, sondern im Leistungskatalog auch smarte Tools für optimierte Kanzleiabläufe anbieten kann. Die Kanzleisoftware AnNoText von Wolters Kluwer verfügt über zukunftssichere Module wie die inhaltliche Fallbearbeitung mit der smarten AnwaltsAkte, dem sicheren Mandantenportal OnlineAkte oder die Anbindung an innovative LegalTech-Lösungen aus dem Hause Wolters Kluwer, die vom digitalen Diktat mit Spracherkennung bis hin zur Dokumenten-Automatisierung reichen.
Falls Sie die Möglichkeiten unserer Kanzleisoftware AnNoText kennenlernen möchten, stellen wir Ihnen diese gerne im Rahmen einer Online-Präsentation vor. Melden Sie sich hier an.
Postfachinhaber, deren Nachrichten zur endgültigen Löschung anstehen, werden laut BRAK zuvor per E-Mail informiert. Ein selektives Zurückholen von Nachrichten ist nicht möglich. Gelöschte Nachrichten bleiben dauerhaft verloren.
Das sollten Anwälte jetzt tun
Falls Sie keine Anwaltssoftware nutzen, die beA-Nachrichten und Anlagen in der Akte speichert, müssen Sie manuell Ihre beA-Nachrichten exportieren. Prüfen Sie in den Einstellungen Ihres beA-Postfachs, ob Sie eine gültige E-Mail-Adresse für die Benachrichtigungen der anstehenden Löschung hinterlegt haben.Exportieren Sie alle Nachrichten, die Sie benötigen, noch vor dem 1. April 2019 und sichern Sie diese lokal oder in Ihrem Netzwerk. Ein Ausdrucken der Nachrichten allein genügt nicht, da nur der Export notwendige Nachweise von Absender, Empfänger, Inhalt, Zeitpunkt des Versands und des Zugangs der Nachricht enthält.
Um eine Nachricht zu exportieren, navigieren Sie in einer geöffneten Nachricht zum Menüpunkt „sonstige Funktionen“. Das beA-System erzeugt daraufhin eine ZIP-Datei. Speichern Sie diese vollständig mit einem sprechenden Dateinamen (Inhalt der Datei) und der Nachrichten-ID lokal ab. Lassen Sie die ZIP-Datei unbearbeitet. Leider erspart das beA Ihnen nicht den Aufwand, jede Nachricht einzeln zu exportieren – ein Sammelexport ist nicht möglich. Eine ausführliche Beschreibung des Nachrichtenexports stellt die BRAK hier zur Verfügung.
Update 24.03.2019: Wie sich jüngst gezeigt hat, arbeiten bei Nutzung der beA-KSW-Schnittstelle das beA und die dahinterliegende EGVP-Struktur nicht synchron. Demnach ist eine an das beA erfolgreich übergebene Nachricht nicht gleichbedeutend mit einer erfolgreichen Zustellung der Nachricht bei Gericht. Hierbei handelt es sich nicht um einen Fehler, sondern dieses Verhalten ist durch die EGVP-Struktur vorgegeben. Da dieses Verhalten alle Anbieter von Kanzleisoftware betrifft, die die KSW-Schnittstelle nutzen, prüfen Sie bitte die Informationen Ihres Kanzleisoftware-Anbieters zu den Handlungsempfehlungen. Die BRAK wird dieses Phänomen mit einem kommenden Update beheben.
BRAK empfiehlt den Umstieg auf die elektronische Aktenführung
Um Doppelarbeiten und Medienbrüche zu vermeiden, regt die BRAK an, mit der Einführung bzw. Fokussierung der elektronischen Aktenführung in der Kanzlei ernst zu machen. Häufig nutzen Anwälte noch die Papierakte und führen parallel eine elektronische Akte – mit entsprechenden Nachteilen, wie z.B. beim Wissensstand darüber, welche Akte die neuesten Informationen enthält, und einem entsprechend doppelten Pflegeaufwand.Die zunehmende Kommunikation über das beA-Postfach wird den administrativen Aufwand der Nachrichtenverwaltung- und sicherung erhöhen, sollten Sie ausschließlich den Webclient verwenden. Denn allein für den Empfang eines elektronischen Empfangsbekenntnisses (eEB) werden im beA-Postfach sieben Dateien erzeugt, die Sie sichern müssen. Bei Nachrichten mit Schriftsatz und einer bestimmten Anzahl an Anlagen, steigt die Zahl der Dateien um die Dokumente sowie die entsprechenden Signaturdateien – und das pro Nachricht.
Warum jetzt Kanzleimanagement-Lösungen punkten
Der Hauptvorteil von Kanzleisoftware, wie z.B. AnNoText, besteht in der nahtlosen Verzahnung des beA-Anwaltspostfachs mit der Fachsoftware. Anwälte müssen nicht mehr zwischen verschiedenen Programmen wechseln, sondern können eine Lösung mit einer einheitlichen Anwenderoberfläche nutzen. Neben des Komfort-Gewinns erleichtert die Kanzleisoftware das tägliche Arbeiten, da manuelle Tätigkeiten wie beispielsweise der oben beschriebene Export aus dem beA-Webportal in die AnNoText-Datenbank vollautomatisch erfolgt und sich Nachrichten samt Anlagen dauerhaft und aktenbezogen sichern lassen. Höchst intuitiv ist auch das Versenden von Dokumenten über das beA. Über Softwarezertifikate für die integrierte qualifizierte elektronische Signatur, die in der Kanzleilösung AnNoText hinterlegt sind, können beA-Versandroutinen im Hintergrund ablaufen und zudem – höchst praxisnah – arbeitsteilige Workflows zwischen Fachangestellten und Anwälten (Sachbearbeiter erstellt alle Dokumente im PDF, Anwalt signiert, Sachbearbeiter übernimmt Versand) umgesetzt werden. Zudem können in AnNoText Nachrichten aus einem Postfach parallel an verschiedenen Arbeitsplätzen heruntergeladen oder versendet werden.Ein weiterer Vorteil von AnNoText sind die Möglichkeiten des Umgangs mit dem elektronischen Empfangsbekenntnis (eEB). Dieses ist in AnNoText voll-integriert und kann auch arbeitsteilig genutzt werden. AnNoText speichert die Informationen des eEB in der Akte – so auch, wann Sie ein eEB abgegeben oder auch abgelehnt haben, ohne dass Sie sich manuell in das beA-Webportal einwählen müssen und dort aufwändig die Angaben vornehmen müssen. Um im Zweifelsfall alle Nachrichten im Blick zu behalten, entfernen wir abgeholte Nachrichten nicht aus Ihrem beA-Postfach, sondern verschieben diese in einen Unterordner.
Für größere Kanzleiorganisationen, die Terminalserver nutzen, ist es ohne programmiertechnischen Aufwand nicht möglich, mehrere beA-Webclientanmeldungen gleichzeitig durchzuführen. Das beA kann in diesem Fall nur die erste Anmeldung an einem Postfach verarbeiten. Über die Kanzleisoftware AnNoText lösen sich Kanzleien von dieser Restriktion, sodass mehrere Anwälte gleichzeitig ihr beA-Postfach nutzen können.
beA forciert digitale Kanzleiführung
Das beA erhöht bei Anwälten das Erfordernis, die Kommunikation mit den Gerichten auf elektronischem Wege zu führen. Um effizient den Umgang mit dem beA-Postfach, aber auch die zunehmenden Anforderungen der Mandanten zu meistern, kommen Kanzleien um eine digitale Aktenführung und eine technologische Unterstützung kaum herum. Dabei wird sich eine leistungsstarke Kanzleisoftware als zentrales Datenhub in der Kanzlei erweisen und als Arbeitsmittel für Fachangestellte aber auch den Anwalt selbst relevanter werden.Eine noch bessere Ausgangssituation haben Kanzleien, wenn Ihnen der Anbieter der Kanzleisoftware nicht nur eine Software zur Stammdaten- und Aktenverwaltung zur Verfügung stellen, sondern im Leistungskatalog auch smarte Tools für optimierte Kanzleiabläufe anbieten kann. Die Kanzleisoftware AnNoText von Wolters Kluwer verfügt über zukunftssichere Module wie die inhaltliche Fallbearbeitung mit der smarten AnwaltsAkte, dem sicheren Mandantenportal OnlineAkte oder die Anbindung an innovative LegalTech-Lösungen aus dem Hause Wolters Kluwer, die vom digitalen Diktat mit Spracherkennung bis hin zur Dokumenten-Automatisierung reichen.
Falls Sie die Möglichkeiten unserer Kanzleisoftware AnNoText kennenlernen möchten, stellen wir Ihnen diese gerne im Rahmen einer Online-Präsentation vor. Melden Sie sich hier an.
