negocio digital
Fiscal, Contable y Nómina19 abril, 2021

El nuevo asesor digital

Los Despachos Profesionales están empezando a posicionarse en un nuevo papel: el de asesor digitalLa Administración Pública ha hecho una clara apuesta por la comunicación telemática, que se ha incrementado aún más a partir de 2020. Todos estos cambios, precipitados en algunos casos, nos sitúan en una realidad completamente diferente a la hora de gestionar la actividad del Despacho. De manera repentina se crean nuevas necesidades y, con ellas, nuevos servicios que el Despacho Profesional puede ofrecer: ¿cómo podemos adaptar nuestro negocio a la realidad de las notificaciones electrónicas, certificados digitales y firmas?

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Servicio de Notificaciones Electrónicas

Desde 2016 desaparecen por completo las notificaciones con papel y acuse de recibo y son sustituidas por buzones de Notificaciones Electrónicas en todos los organismos públicos. Este cambio crea la necesidad de realizar un seguimiento cercano y proactivo de las notificaciones y los buzones. 

Este es, probablemente, el primer servicio plenamente digital que puede ser ofrecido por la Asesoría: para la empresa, delegar la tarea de seguimiento a una asesoría que disponga de un sistema de gestión de Notificaciones electrónicas ahorra tiempo y preocupaciones, además de ser un servicio altamente rentable.

En este punto, los Despachos Profesionales tienen una oportunidad para posicionarse como emisores de este servicio y adelantar a sus competidores ofreciendo un servicio novedoso y de uso recurrente. 

Administración de Certificados Digitales en el Despacho Profesional

Unido a la gestión de Notificaciones Electrónicas ha ido creciendo el uso de certificados digitales para acreditar la identidad de empresas y particulares en el entorno digital. Éste permite acceder a Sedes Electrónicas, realizar trámites, firmar documentos electrónicamente, etc. Un ejemplo de ello es la presentación de la Renta 2020: disponiendo de certificado digital podemos realizar todo el proceso para nuestro cliente de forma segura i eficiente. 

Las dificultades que el uso de Certificados Digitales ha generado a los Despachos en los últimos años son un hecho:

  • Pérdida de gestión de los certificados digitales por parte del despacho
  • Uso de esos certificados por el empleado fuera del control empresarial
  • Problemas en la obtención de certificados digitales - largas colas virtuales para la obtención por parte de la FNMT
  • Procedimiento tedioso de obtención de certificados en FNMT de manera telemática

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Actualmente ya podemos ofrecer servicios en los que el propio despacho emita y gestione sus certificados desde cualquier lugar y dispositivo, cumpliendo con el reglamento 91/2014 eIDAS y centralizando la gestión en una única herramienta que nos permita:

  • Importar los certificados existentes en nuestros equipo
  • Emitir certificados digitales sin desplazamientos ni colas virtuales
  • Definir las políticas de uso de los certificados en función de los usuario
  • Revocar y renovar certificados digitales de manera sencilla

Algunas de las ventajas de contar con un programa de gestión de certificados digitales en el Despacho:

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La firma digital como garantía de seguridad en los procesos documentales

Por último, y cerrando el círculo de las nuevas oportunidades para el Despacho Profesional, se encuentra la firma electrónica. Garantizar la seguridad y la integridad de la documentación en el entorno online gana más peso cada día y se acompaña de la eliminación del papel, reduciendo gastos en procedimientos de administración de archivos. 

Un documento firmado digitalmente no puede ser alterado, garantizando la autenticación del mismo y la identidad del firmante. Al mismo tiempo que ofrece al cliente comodidad, evita desplazamientos y proporciona una alternativa mucho más flexible: 

mejora el tiempo

Actualmente existen diversos tipos de firma al alcance del Despacho que se integran de manera directa con sus programas de gestión:

  • Firma Simple: aceptación explícita de una comunicación mediante un cuadro de diálogo de aceptación (condiciones de uso o visto bueno de documentos). Ofrece evidencias certificadas del contenido, aceptación de los mensajes y acceso a los documentos aceptados.
    Usos: firma o aprobación de condiciones de uso, políticas de privacidad, envíos de facturas, etc.
  • Firma Avanzada SMS/OTP: el destinatario recibe un código por SMS, válido por un breve periodo de tiempo, que debe introducir en el momento de la firma. Conocida también popularmente como firma digital, ofrece evidencias certificadas del contenido y aceptación de los mensajes, del acceso a los documentos aceptados y de la entrega y uso del PIN enviado por SMS. 
    Usos: compra de productos a través de plataforma web, contratos de trabajo o con clientes, envíos de documentación contractual, etc.
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