Weniger Stress und mehr Zeitersparnis im Notariat

Mit dem Client Onboarding digitalisieren Sie die gesamte Mandatsanlage und machen diesen Arbeitsschritt damit um bis zu 4x schneller. Von der Datenerfassung über die Aktenanlage bis zur Mandatsannahme – alles integriert in Ihren Workflow in einem System. Damit sparen Sie und Ihre Klient:innen Zeit und erhalten so Freiräume für das Wichtigste – Ihre notarielle Arbeit.
Wie kommen die Daten in Ihr Notariat?

Formulare abrufbar via Webseite

Über auf der Kanzlei- oder Notariatswebseite integrierte digitale Formulare können Ihre Mandant:innen die Formulare 24/7 selbst und ohne Druck ausfüllen, wenn es ihnen passt. Die Mandatsannahme erfolgt dann ebenso einfach – alle relevanten Daten zur Bewertung und weiteren Bearbeitung liegen strukturiert vor.

Link an Mandant:innen

Wenn Sie schon in Kontakt zum potentiellen Mandanten stehen, kann ein Fragebogen per Mail verschickt werden; bereits bekannte Informationen können vorab hinterlegt werden, sodass der Mandant nur noch fehlende Angaben ergänzt.

Vor Ort im Notariat

Für vor-Ort-Besuche von Klient:innen im Notariat können diese das Tablet nutzen um die relevanten Daten bereits vor dem Termin digital zu übermitteln. Das Formular-Design ist optimiert für Smartphone und Tablet.

Online-Anlage für das Sekretariat

Im Vor-Ort-Gespräch oder während eines Telefonats mit Klient:innen können Sie bereits parallel entlang der Formularstruktur die Daten eingeben. Fehlende Daten können im Nachhinein von Ihnen oder dem Klienten per Formular-Link ergänzt werden. Eine entsprechende Akte wird automatisch angelegt.

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Prozess Online Fragebogen TriNotar

Einfaches Handling für einen reibungslosen Formular-Prozess

Strukturierte und automatisierte Kommunikationsprozesse bei Anfragen im Sekretariat

Ein nahtloser Onboarding-Prozess beginnt mit einem klar strukturierten ersten Schritt: dem Ausfüllen des digitalen Mandantenfragebogens. Über die Formulare von Client Onboarding in TriNotar erhalten Mandanten einen benutzerfreundlichen Zugang, um alle relevanten Daten sicher und komfortabel bereitzustellen. Die intuitive Oberfläche führt sie Schritt für Schritt durch die erforderlichen Angaben – von persönlichen Informationen bis hin zu den wichtigsten Mandatsdetails. Dank automatischer Validierungen werden Eingabefehler minimiert, und die Daten fließen direkt in TriNotar, ohne Medienbrüche oder manuelle Übertragungen. So entsteht ein effizienter, transparenter Startpunkt, der den Grundstein für eine reibungslose Mandantenjourney legt und gleichzeitig den administrativen Aufwand für Ihr Notariat erheblich reduziert.

Datensicherheit auf höchstem Niveau

Die Sicherheit der Formulare basiert auf höchsten Standards für Datenschutz und Datensicherheit. Alle übermittelten Informationen werden verschlüsselt übertragen und in geschützten Umgebungen verarbeitet, sodass sensible Daten jederzeit vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Zusätzliche Sicherheitsmechanismen sind moderne Verschlüsselungstechnologien, sichere Server-Infrastrukturen sowie kontinuierliche Sicherheits-Updates. Die Lösung ist mit einem erweiterten Sicherheitskonzept ausgestattet, das neben Spam- und Virenschutz auch einen Captcha-Mechanismus umfasst. Dieser verhindert automatisierte Eingaben durch Bots und stellt sicher, dass nur echte Nutzer Zugriff auf die Formulare haben. So können Notariate und Klienten gleichermaßen auf einen vertrauenswürdigen und sicheren Einstieg in die digitale Klientenjourney setzen. Unsere Onboarding-Lösung ist berufs-, straf- und datenschutzkonform nach § 43e BRAO.

Volle Integration im Workflow

Die vollständige Integration der digitalen Online-Formulare in den Workflow von TriNotar ermöglicht eine durchgängige, medienbruchfreie Bearbeitung – vom ersten Mandantenkontakt bis zur finalen Dokumentenerstellung. Die Vorteile dieser nahtlosen Einbindung sind entscheidend für Ihre Effizienz, die Qualität der notariellen Arbeit und der Klientenzufriedenheit.

Der Editor - Formulare ganz nach Ihren Bedürfnissen

Viele Formulare sind in unserer Lösung schon standardmäßig verfügbar und können sofort verwendet werden. Wir wissen aber aus vielen Kundengesprächen, dass sich Kanzleien und Notariate eine Individualisierung wünschen, um die Formulare an ihre Bedürfnisse anzupassen. Dafür haben wir unseren Editor entwickelt, mit dem Sie viele Änderungen ganz einfach selbst vornehmen können. Farben und Schriftarten können passend zu Ihren eigenen Designrichtlinien verändert werden. Ebenso können Formularfelder hinzugefügt oder angepasst werden. So sind Sie jederzeit flexibel und können Formulare sowohl inhaltlich als auch vom Design her eigenständig und komfortabel verändern.

Das richtige Paket für Ihren Bedarf

Lizenz gilt für jeden Berufsträger und Volumenpaket und inkludiert:

  • Möglichkeit, den Link per E-Mail zu versenden
  • Anpassbares Formularportal, das auf Ihre Webseite integriert werden kann
  • Kann entweder von Kanzlei- und Notariatsmitarbeitenden, dem Mandanten oder
    beiden zeitgleich ausgefüllt werden
  • Strukturierte Abfragelogik: Mandanten werden Schritt für Schritt durch das Formular geführt
  • Speicherfunktion: Fortschritt jederzeit speichern und später die Eingabe fortsetzen

Vorausgefüllte Daten aus externen Quellen:

  • Automatische Adressenvalidierung
  • Handelsregister-Daten (Firmierung, Adressen, gesetzliche Vertreter, Gesellschafter)

Ergebnis

  • Automatisierte Aktenerstellung auf Grundlage der im Fragebogen ausgefüllten Informationen
  • Dokumente und zusammenfassendes Dokument des Prozesses werden nach Mandatsannahme
    automatisch der Akte hinzugefügt
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Kommunikationsschleifen reduzieren

Bislang sind für Akten und Vorgänge zahlreiche E-Mails und Telefonate notwendig, bis alle relevanten Angaben vorliegen. Wir sorgen für einen reibungslosen, strukturierten Ablauf und reduzieren den Rückfragebedarf.

Automatisierung nutzen

Arbeitet 24/7 für Sie. Nutzen Sie Client Onboarding, um neue Klienten digital zu gewinnen. Unabhängig davon, ob sie über Empfehlungen, Marketing oder Verzeichnisse Ihre Website erreichen, über das Online-Formular senken Sie die Kontaktbarriere.

Team entlasten

Geführte Prozesse und interaktive Formulare automatisieren langwierige manuelle Arbeitsschritte, sodass sich Ihr Team auf wichtigere Dinge statt auf Dateneingaben konzentrieren kann.
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