Optimale Prozesse und vollständig digitalisierter Workflow.
Für das Notariat der Zukunft.
Die E-Akte ist ein weiterer wichtiger Meilenstein zum vollständig digitalisierten und papierlosen Notariat. Allen Dateien und Dokumenten können Sie Filter zuweisen und damit Ihre digitale Akte sortieren. Geben Sie Ihren Dateien eine eigene Farbe und weisen Sie ihnen Eigenschaften und Personen zu. So verlieren Sie nie den Überblick und behalten jederzeit alle Dokumente im Auge.
Für mehr Informationen zur digitalen Nebenakte schauen Sie auch gerne in unser Factsheet zum Thema.
Versionieren Sie Ihre Dokumente, während Sie schreiben! Nach kleineren oder größeren Änderungen an Ihrem Dokument können Sie das Dokument nicht nur speichern, sondern auch über den TriNotar Ribbon in Word eine neue Version anlegen. Vergeben Sie einen neuen Namen, bestimmen Zielordner in der E-Akte und weitere Eigenschaften wie Farbe, Interaktion oder Klasse. Sie können das Dokument mit Ihren Kolleg:innen teilen und virtuell auf den Schreibtisch legen, ebenso wie über die E-Akte ein To-Do anlegen und das Dokument an Ihre Zielperson verfügen.
Digitalisieren Sie Ihren Posteingang und binden Ihre Dokumente in Ihren Workflow im Notariat ein. Sie können die Dokumente hier verknüpfen, überwachen und weiterverarbeiten. Den Posteingang füllen Sie über den Scanprozess. Dabei kann gleichzeitig eine automatische Aktenzuordnung erfolgen. Über den Posteingang eines jeden Mitarbeiters geht nichts verloren. Zur Sicherheit können Sie sich die Aufgabe zur Nachverfolgung markieren. So haben Sie immer im Blick, wer die Aufgaben wann bearbeitet hat.
Mit den neuen, sehr umfangreichen PDF-Werkzeugen in TriNotar können Sie Ihre Dokumente noch während des Importvorgangs bearbeiten. Drehen Sie falsch gescannte Dokumente oder kopieren Sie Passagen aus dem PDF, wenn es mit OCR Erkennung gescannt wurde.
Tippen Sie nie wieder die Daten von Firmen und Ihren Vertretern ein: mit dem neuen Import werden die Daten der XML-Datei des Handelsregisterauszugs nach TriNotar übernommen. In der Übersicht nach dem Import können Sie die Firmendaten und die Daten der gesetzlichen Vertreter vor dem Speichern noch einmal ansehen und kontrollieren. Speichern Sie die Daten als Neuanlage oder aktualisieren Sie vorhandene Daten. Die Verknüpfung der Firmen und deren Vertretern übernimmt TriNotar dabei automatisch für Sie.
Prüfen Sie alle Beteiligten und Adressen in TriNotar gegen die Sanktionsliste. Schon während der Aktenanlage übernimmt TriNotar die Prüfung für Sie und zeigt Ihnen potenzielle Treffer direkt in einer übersichtlichen Liste an. Sie können die Einträge sofort einsehen und bestätigen. Zusätzlich überprüft TriNotar täglich alle laufenden Akten auf mögliche Treffer und zeigt neu hinzugekommene Einträge an.
