Um im Wettbewerb um die Mandanten, welche zunehmend schnellere, servicegetriebene und preiswertere Rechtsdienstleistungen in hoher Qualität erwarten, mithalten zu können, sind Effektivität und Effizienz gefragt. Das stellt Kanzleien vor besondere Herausforderungen, die scheinbar nur mit den neuesten Innovationen erfolgreich zu meistern sind. Aber was wäre, wenn die täglichen Arbeitsabläufe optimiert werden können, indem bereits vorhandene Tools besser eingesetzt werden? Tools, wie Microsoft Office 365 und damit verbunden Outlook und Word werden schon seit Jahren täglich benutzt und sind fester Bestandteil der juristischen Praxis.
Wussten Sie, dass 85% der Büro-Mitarbeiter1 in deutschen Unternehmen Microsoft Office benutzen? Das Office-Programm wird im Schnitt 23 Stunden2 in der Woche verwendet. In diesem Zeitraum werden in der Regel acht neue Dokumente erstellt und 71 E-Mails versendet. Sie sehen, Microsoft Office beeinflusst die täglichen Arbeitsabläufe auch in Kanzleien enorm. Wäre es da nicht von Vorteil, Ihre Arbeitsweise zu optimieren, indem Sie Microsoft Office noch zielführender einsetzen?
Wolters Kluwer hat im Zuge der Integration von Microsoft Office in die cloud-basierte Anwaltssoftware Kleos die Besonderheiten von Office 365 gründlich analysiert. Auf Basis dieser über Monate gesammelten intensiven Kenntnisse haben wir sechs relevante Praxis-Tipps zusammengestellt, die Ihnen als Anwältinnen und Anwälten den Kanzlei-Alltag erleichtern sollen.
- Tipp 1: Wiederherstellung nicht gespeicherter Dokumente
- Tipp 2: E-Mails mithilfe von Suchordnern intelligent verwalten
- Tipp 3: Textabschnitte in gemeinsam genutzten Dokumenten schützen
- Tipp 4: Intelligentes Aufgabenmanagement
- Tipp 5: Kontaktmanagement in Outlook optimieren
- Tipp 6: Zeit sparen mit Word-Vorlagen
Gelegentlich erhalten Sie Word-Dokumente die nicht abschließend formatiert sind und zahlreiche Zeilenumbrüche enthalten, die nur mühevoll einzeln zu entfernen sind. Oder aber Sie kopieren Texte aus Gesetzesdatenbanken aus dem Internet und Microsoft Word setzt an das Ende einer jeden Zeile einen manuellen Umbruch. Hierzu bietet Microsoft Word keine eigene Funktion an, lässt sich aber mit einem speziellen Trick bedienen: Nutzen Sie hierfür die Suchen & Ersetzen-Funktion. Allerdings können Sie in das Suchfeld keinen Zeileneinbruch eingeben, wie Sie es gewohnt sind. Geben Sie stattdessen für den Zeilenumbruch die Tastenkombination ^p ein. Das „^“ finden Sie auf der Tastatur links von der 1. In das „Ersetzen-Feld“ geben Sie nun ein einziges Leerzeichen ein.
Neben diesem Praxistipp finden Sie in unserem Whitepaper „Tipps und Trick zu Office 365“ weitere wertvolle Hinweise, wie Sie beispielsweise mit modifizierten Vorlagen eine Menge Zeit sparen – denn die meisten Anwälte verwenden regelmäßig die gleichen Arten von Dokumenten: Verträge, Berichte, Protokolle, Rechnungen, Einladungen etc. (siehe Tipp 6).
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Quellen: 1) Meistgenutzte Office-Software in Unternehmen in Deutschland 2020, Statista 2) Die große Office Studie, Nielsen 2020
