Von Dr. Silvio Kupsch, LL.M. (Stellenbosch)
Mit wenigen IT-Kenntnissen bedienbar, als Bestandteil des Office-Pakets von Microsoft verfügbar – Programme wie Excel und Access dienen oft zur Kostenübersicht und als Einstieg ins Arbeiten mit einer Datenbank. Zahlen lassen sich rasch mit Excel erfassen, Dokumente ohne viel Aufwand mit Access zentral speichern und Zugriffsrechte festlegen. Oft wird zur Ablage und Verwaltung der Dokumente auch auf den Windows Explorer zurückgegriffen. Eine echte Practice Management Software ersetzt das aber nicht. Schnelles, flexibles und effizientes Arbeiten erfordert eine spezielle Lösung für Dokumenten-Verwaltung und Workflow-Unterstützung, die in die IT-Umgebung des Unternehmens passt sowie die besonderen Anforderungen des Corporate Legal Department erfüllt.
Die fünf Experten im Litigation-Team der Rechtsabteilung von PricewaterhouseCoopers (PwC) kümmern sich um die Versicherung des operativen PwC-Geschäfts und D&O-Policen, um außergerichtliche Konfliktprävention und -lösung sowie um die Steuerung behördlicher und gerichtlicher Verfahren. Es geht etwa um zivilrechtliche Risikobeurteilung, behördliche und berufsaufsichtsrechtliche Verfahren, gewerblichen Rechtsschutz oder die Sicherung von Honoraransprüchen in der Insolvenz. Viele der über 1.000 Akten sind umfangreich, manche Fälle laufen jahrelang. Daher entstand bereits 2009 die Idee, mithilfe digitalisierter Dokumente zu arbeiten, die in einer zentralen Datenbank liegen.
Eine selbstprogrammierte Access-Lösung stieß schnell an ihre Grenzen. Sie lief langsam und brachte kaum Effizienzgewinne. Deshalb begann 2010 die Suche nach einer Spezialsoftware. Mehrere Angebote für Anwaltskanzleien schieden rasch aus. Einerseits boten sie Funktionen, die Unternehmensjuristen nicht brauchen, beispielsweise zur Gebührenberechnung. Andererseits konnten sie Anforderungen des PwC-Litigation-Teams nicht erfüllen – Funktionen etwa zu Reporting und Risikocontrolling hätten sich nur mit viel Aufwand oder gar nicht hinzufügen lassen. Deshalb wurde eine Lösung für Rechtsabteilungen gewählt, die der Anbieter als nach den Wünschen des Kunden konfigurierbar anpries. Im Praxisbetrieb zeigte die Software aber große Schwächen. Der erwünschte Fernzugriff ließ sich ebenso wenig realisieren wie eine Drag&Drop-Funktion. Auch weitere Anforderungen konnten nicht erfüllt werden. Zudem war die Lösung langsam – und der Support ließ zu wünschen übrig, weil der kleine Anbieter externe IT-Spezialisten einsetzen musste, was zu langen Reaktionszeiten führte.
Unzufriedene Nutzer im PwC-Litigation-Team wichen deshalb auf eigene Ablagesysteme außerhalb der Software aus, um Dokumente zu speichern, oder arbeiteten weiter bevorzugt mit Papierakten – was das Projekt ad absurdum führte. Für die Suche nach einer zukunftsfähigen Software wurde daher ein Katalog mit klaren Auswahlkriterien erstellt. Die Lösung sollte leicht bedienbar sein, eine Drag&Drop-Funktion für alle Dateitypen inklusive dem bei PwC genutzten Lotus Notes bieten sowie Tools für Fristenkontrolle, Reporting, Wissensmanagement und Volltextsuche enthalten. Wichtig sind für PwC etwa Auswertungen oder Auskünfte auf Knopfdruck zu offenen Vorgängen und dahinterstehende Risiken, zu Versicherungsverträgen und -prämien oder zu allen Arten von Fristen. Zudem sollte der Anbieter garantieren, dass alle Daten aus dem Vorgängersystem übernommen werden, ein sicherer Fernzugriff auf Dokumente etwa vom Home-Office möglich ist und der Support jederzeit schnell sowie kundenorientiert reagiert.
Angesichts dieser Anforderungen erwies sich Mitte 2014 winra als beste Wahl. Die Lösung überzeugte in Online-Präsentationen sowie einer Testphase, während der sie in der Rechtsabteilung ihre Tauglichkeit unter Beweis stellte, ohne dass ein Experte des Anbieters jederzeit hätte eingreifen und eventuelle Probleme lösen können. winra ließ sich reibungslos in die IT-Umgebung von PwC integrieren und erfüllte alle Sicherheitsanforderungen. Die Basiskonfiguration wurde den PwC-Wünschen etwa hinsichtlich Beschriftung und innerer Ablagelogik von Akten angepasst, die Migration der Bestandsdaten klappte ohne Probleme. Vom ersten Test bis zur umfassenden Inbetriebnahme der sehr intuitiv zu bedienenden Lösung vergingen nur wenige Wochen, weil der Anbieter jederzeit schnell und flexibel reagierte. Neben der Anwenderschulung gab es einen moderierten Workshop, um wichtige Fragen im Team zu besprechen. Dazu gehörten Beschriftung und Ablagelogik, aber etwa auch die Überlegung, in welchem Umfang Altakten digitalisiert werden und welche Änderungen der Arbeitsabläufe beim Umstieg von Papier- auf digitale Akten sinnvoll sind.
Empfehlenswert ist, mit Einführung der Practice Management Software einen verantwortlichen „Operating Officer“ zu bestimmen, der regelmäßig Prozesse überprüft und kontinuierlich Verbesserungen in der praktischen Anwendung anstößt sowie darauf achtet, dass beim Nutzen der Lösung die vereinbarten Regeln eingehalten werden. Außerdem dient er den Mitarbeitern als Ansprechpartner für Fragen und Anregungen sowie als Kontaktmann zum Dienstleister, damit dessen Support die Wünsche des Kunden zügig erfüllen kann. Unter diesen Bedingungen bringt eine Practice Management Software massive Effizienzsteigerungen für überschaubare Kosten. Dokumente müssen nicht wie die Nadel im Heuhaufen gesucht werden, sondern lassen sich per Volltextsuche über alle Dateiarten hinweg mit einigen Mausklicks auf den Bildschirm holen – auch außerhalb des Büros. Akten können gemeinsam bearbeitet und mit Anmerkungen versehen werden. Es gibt keine Schattensysteme mehr, alle Informationen sind für jeden schnell auffindbar und aufrufbar, wobei auch der Zugang zu bestimmten Dokumenten auf bestimmte Personen beschränkt werden kann. Die Kosten lassen sich so ebenfalls komfortabel erfassen, nach gewünschten Parametern auswerten sowie – etwa auf Wunsch von Mitarbeitern außerhalb des PwC-Litigation-Teams – weiter in Form von Excel-Tabellen ausgeben.
Unternehmensjuristen müssen immer mehr Aufgaben immer schneller erledigen. Ohne Practice Management Software wird das kaum gelingen. Der erfolgreiche Einsatz von winra im Litigation-Team ist für die PwC-Rechtsabteilung ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung, die konsequent fortgesetzt werden soll.
