Wolters Kluwer ADDISON im Einsatz bei der Toldrian Steuerberatungsgesellschaft mbH & Co. KG in Pocking
Steuern und Buchhaltung23 März, 2022
Erfolgreiche Eroberung einer Nische durch konsequente Digitalisierung
Zahlen und Fakten:
Toldrian Steuerberatungsgesellschaft mbH & Co. KG
Simbacher Straße 19
94060 Pocking
Telefon: +49 8531 31071-0
E-Mail: [email protected]
Geschäftsführer: Karl Toldrian
Mitarbeiter: 14
Gegründet: 2020
Die Steuerkanzlei Toldrian betreut vom Standort im niederbayrischen Pocking neben heimischen mittelständischen Betrieben bundesweit Internet-Händler und erreicht damit zweistellige Zuwachsraten. Die Innovationskraft von Wolters Kluwer und die technologisch führende Rolle von ADDISON OneClick bei der Online-Zusammenarbeit waren ausschlaggebend, als Karl Toldrian die Software für die neugegründete Toldrian Steuerberatungsgesellschaft auswählte.Die Beschäftigung mit dem Online-Handel ergab sich für Karl Toldrian 2016 im Rahmen eines bestehenden Mandats, für das er die Buchführung im Internethandel übernahm. Die besonderen Herausforderungen in der Buchhaltung von Amazon-Händlern, deren Geschäft aus einer riesigen Menge kleiner Umsätze besteht, weckten sein Interesse, sodass er sich intensiver in die Thematik einarbeitete und sukzessive mehr Mandate dieser Art annahm. Bereits zwei Jahre später bildete der Online-Handel einen klaren Schwerpunkt unter seinen Neukunden und ist heute der Wachstumstreiber für seine Kanzlei: Etwa ein Drittel seiner Firmenmandate kommt aus diesem Bereich.
„Im Bereich der Anwendungen für die Online-Zusammenarbeit mit den Mandanten sehe ich einen klaren Vorsprung für ADDISON.“
Im Jahr 2020 entschied sich Karl Toldrian, aus einem Kanzleiverbund, in den er ein paar Jahre zuvor eingetreten war, wieder auszusteigen, da sich die erwarteten Synergieeffekte nicht ergeben hatten. Damit stellte sich die Frage, mit welcher Kanzleisoftware er künftig arbeiten wollte. Vor dem Verbundseintritt war er DATEV-Nutzer gewesen, während der Zusammenarbeit dann zu ADDISON gewechselt, sodass er aufgrund jeweils mehrerer Jahre praktischer Arbeit über umfangreiche Erfahrung mit beiden Softwarelösungen verfügte.
„Als Berater mit Fokus auf eine technologieaffine Branche wie den Online-Handel war für mich die Innovationkraft von Wolters Kluwer ein wichtiger Faktor für meine Entscheidung.
Die ADDISON-Lösung ist in puncto Digitalisierung ganz vorn mit dabei. In der Online-Zusammenarbeit mit den Mandanten sehe ich einen klaren Vorsprung für ADDISON. Die Entscheidung für ADDISON habe ich nicht bereut.“
„Nach zwei, drei Tagen konnten wir im gewohnten Tempo weiterarbeiten. Angesichts der Komplexität der Aufgabe war es ein geschmeidiger Übergang.“
Die Herauslösung seiner Kanzlei mit insgesamt 500 Mandantinnen und Mandanten, von denen etwa 400 Firmenmandate sind, war „eine Mammutaufgabe“, beschreibt Karl Toldrian das Migrationsprojekt. Die in mehreren Jahren angesammelten Daten seiner Mandantschaft waren aus dem alten System herauszufiltern und in ein neues System zu überführen. „Nach zwei, drei Tagen konnten wir im gewohnten Tempo weiterarbeiten. Angesichts der Komplexität der Aufgabe war es ein geschmeidiger Übergang“, so sein Resümee zum Migrationsprojekt.
Wir digitalisieren und automatisieren so viel wie möglich.
Für die seit Jahresbeginn 2021 eigenständige Karl Toldrian Steuerberatungsgesellschaft mbH & Co. KG gibt es ein klares Leitbild: „Wir digitalisieren und automatisieren so viel wie möglich.“ Ein zentraler Dreh- und Angelpunkt der täglichen Arbeit in der Kanzlei ist die Buchhaltung der Online-Händler, die aus einer Vielzahl kleiner Geschäftsvorfälle besteht. „Wir müssen viele Millionen Umsätze buchhalterisch verarbeiten, mit manueller Buchführung ist das nicht zu schaffen.“ Daher nutzt er konsequent alle Möglichkeiten, die ADDISON zur Automatisierung bietet. Dazu gehört die Einrichtung von Dauerbuchungen ebenso wie die Nutzung sämtlicher Importfunktionen, die ihm das System zur Verfügung stellt.
„Die Öffnung der ADDISON-Lösung für Drittanbieter mittels ADDISON SMART Connect ist ein Meilenstein für die Digitalisierung, da wir beliebige Systeme unserer Mandate einbinden können.“
Mit dem Banking-Modul werden Kontoauszugsdaten automatisch ausgelesen und kontiert; das Modul Scannen-Buchen-Archivieren wird genutzt, um Belege auszulesen, in eine Offene-Posten-Buchhaltung zu buchen und die Belege automatisch dem richtigen Buchungssatz zuzuordnen. Weitere Möglichkeiten zur digitalen Zusammenarbeit mit Mandantinnen und Mandanten bietet die zentrale Schnittstelle ADDISON SMART Connect, mit der sich Drittsysteme, die bei den Mandantinnen und Mandanten im Einsatz sind, an die ADDISON-Software anbinden lassen.
„Die Öffnung der ADDISON-Lösung für Drittanbieter mittels ADDISON SMART Connect ist ein Meilenstein für die Digitalisierung, da wir beliebige Systeme unserer Mandantschaft einbinden können.“ Eine vorkonfigurierte Integration besteht zur Lösung des ADDISON OneClick-Schnittstellenpartners Candis, der von einigen Mandaten für den Rechnungseingang genutzt wird. „Wir erhalten von diesen Mandantinnen und Mandanten über das ADDISON OneClick-Portal die Eingangsrechnungen, die sich anschließend sogar inklusive richtiger Kostenstellen weitgehend automatisiert verbuchen lassen.“
„Der automatisierte Prozess der Rechnungs-stellung spart uns mehrere Personentage im Monat.“
Zur Optimierung der kanzleiinternen Prozesse nutzt Toldrian die Rationalisierungsmöglichkeiten der Anwendungen im Modul Kanzleiorganisation. Damit optimierte er beispielweise die Rechnungsstellung, die früher individuell erfolgte. Jetzt wird monatlich eine Abschlagsrechnung erstellt. Durch den Prozess ‚Sammelrechnung‘ gehen die monatlichen Rechnungen über das ADDISON OneClick-Portal an die Mandantinnen und Mandanten: „Der automatisierte Prozess spart uns mehrere Personentage im Monat.“
Die Kommunikation und der Belegversand der Mandantinnen und Mandanten erfolgen weitgehend über das ADDISON OneClick-Portal. Ebenso werden Auswertungen wie BWA, Lohnabrechnungen, Jahresabschlüsse, Steuererklärungen und Steuerbescheide über das Portal zur Verfügung gestellt.
Gerne werden von seiner Mandantschaft die „Mobile Reports“ genutzt: „Mit den durchklickbaren Auswertungen können sich Mandantinnen und Mandanten die wichtigsten Kennzahlen sehr komfortabel auf dem Smartphone oder Tablet anschauen.“ Darüber hinaus schätzt Karl Toldrian die Möglichkeiten des ADDISON Controllings, mit dem er für größere Mandate Kostenstellenauswertungen durchführen kann. Bei der Zielgruppe „Online-Handel“ ist die Flexibilität des Controllings wichtig, da spezielle Auswertungen gefordert sind: „Eine klassische BWA passt da nicht, da zum Beispiel der Rohertrag bei Online-Händlern anders berechnet wird als in Industrieunternehmen.“
„Für Fachkräfte, die vorher mit DATEV gearbeitet hatten, war die Umstellung auf ADDISON noch nie ein Problem. Die Software ist nicht kompliziert und sehr benutzerfreundlich.“
Die Akzeptanz von ADDISON bei den Mitarbeitenden bewertet der Kanzleichef als sehr hoch. Neben Karl Toldrian sind 14 Personen in der Kanzlei beschäftigt, die alle mit ADDISON arbeiten. Er berichtet, dass „auch für Fachkräfte, die vorher mit DATEV gearbeitet hatten, die Umstellung auf ADDISON noch nie ein Problem war. Die Angst, mit einem neuen System arbeiten zu müssen, ist schnell weg, weil die Software nicht kompliziert und die Benutzerfreundlichkeit hoch ist.“
Mit den durchklickbaren Auswertungen können sich Mandantinnen und Mandanten die wichtigsten Kennzahlen sehr komfortabel auf dem Smartphone oder Tablet anschauen.
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